Subcontratación de cuentas por pagar: Los pros y los contras

La gestión de sus relaciones con los vendedores y proveedores es lo suficientemente desafiante.

Cuando se producen complicaciones en sus procesos de cuentas por pagar, pueden obstaculizar el crecimiento de su negocio.

En el peor de los escenarios, un proceso de cuentas por pagar de mal rendimiento puede incluso ser un pasivo para su empresa.

Por estas razones, muchas empresas están intentando racionalizar sus operaciones financieras y contables adoptando e integrando herramientas automatizadas de cuentas por pagar y reestructurando sus procesos internos para un entorno empresarial del siglo XXI.

Según un estudio, el 78% de las mejores empresas de su clase habían adoptado la tecnología de procesamiento de facturas electrónicas, en comparación con sólo el 38% de sus competidores en dificultades. El estudio también reveló que los mejores departamentos de cuentas por pagar que confiaban en la automatización del proceso de compra a pago (P2P) eran los que más valor estratégico obtenían.

Pero la adopción de una nueva tecnología supone un reto totalmente nuevo en sí mismo, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.

Desafíos actuales en las cuentas por pagar

Muchos departamentos de cuentas por pagar siguen dependiendo de sistemas heredados costosos y lentos, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Algunos siguen dependiendo en gran medida de las facturas y los cheques en papel. La reconversión de sus plantillas y la revisión de sus procesos internos es una perspectiva costosa y pesada, por lo que se pospone.

Sin embargo, aquellas empresas que puedan incorporar la automatización, la facturación electrónica y otras herramientas de eficiencia obtendrán una ventaja sobre sus competidores. Incluso anularán muchos de los problemas que han afectado a los departamentos de cuentas por pagar durante décadas.

Para adquirir los recursos necesarios para agilizar sus procesos internos, las pequeñas y medianas empresas a menudo recurren a empresas de externalización de cuentas por pagar para llenar el vacío. Hay ventajas y desventajas en este enfoque.

¿Qué es la subcontratación de cuentas por pagar?

La subcontratación de cuentas por pagar es la práctica de contratar a un tercero para que se encargue de los procesos de cuentas por pagar de su organización. Los proveedores de cuentas por pagar vienen totalmente equipados con las herramientas, habilidades y tecnología no sólo para gestionar sus funciones de cuentas por pagar existentes, sino también para integrar nuevas capacidades para darle un entorno más racionalizado.

Los mejores proveedores no se limitan a asumir sus tareas de cuentas por pagar. Las mejoran y las aumentan.

La externalización de las cuentas por pagar no es para todos. Algunas empresas manejan datos financieros sensibles, lo que hace difícil o imposible que los entreguen a terceros. Otras empresas prefieren adoptar nuevas tecnologías y procesos internos en lugar de entregar el control de sus operaciones a otra organización.

Independientemente, los servicios de externalización de cuentas por pagar pueden ser una ventaja para aquellas empresas que no tienen el tiempo, los medios o las capacidades para transformar sus procesos internos de cuentas por pagar.

Las ventajas de la externalización de los procesos de cuentas por pagar

La externalización no es simplemente el cambio de tareas manuales como la entrada de datos a un proveedor externo. Según la mayoría de los estudios de casos, las empresas suelen utilizar la subcontratación de procesos para añadir valor a sus negocios y mejorar drásticamente las cuentas por pagar.

Aquí están algunos de los beneficios de la subcontratación.

Ahorro de costes

La mayoría de los ahorros de costes de cuentas por pagar que se derivan de la subcontratación son el resultado de evitar los gastos generales.
Contratar nuevo personal y formar a sus empleados actuales para que sigan nuevos métodos y utilicen nueva tecnología es caro, tanto en términos de costes monetarios como de tiempo. Además, la incorporación de nueva tecnología, aunque necesaria, tiene un precio elevado.

Los costes de procesamiento también pueden aumentar. Según un estudio del American Productivity and Quality Center, el 25% de las organizaciones encuestadas pagaban 10 dólares o más por cada factura que procesaban. Mientras tanto, el 25% superior podía realizar las mismas tareas por 2,07 dólares o menos.

Aunque algunas de las diferencias relacionadas con estos costes se basan en los sectores de las organizaciones, las organizaciones que habían adoptado la automatización de las cuentas por pagar tendían a ver reducidos los costes.

Más recursos

Los proveedores de cuentas por pagar subcontratados tienen todos los recursos que necesitan para optimizar su proceso, incluidas las herramientas de automatización y elaboración de informes. En lugar de pasar por el proceso de adquirir estas herramientas por sí mismas, muchas empresas optan por subcontratar para tener acceso a sus beneficios a una fracción del costo.

Integración del sistema de contabilidad

No importa su sistema de contabilidad actual, las mejores empresas de subcontratación de cuentas por pagar tienen las herramientas para integrarse con él. Si está harto de su sistema actual, un proveedor puede incluso ayudarle a incorporar uno nuevo.
La fácil integración le ayuda a empezar rápidamente para que pueda ver el valor de inmediato.

Resultados más rápidos

Si no tiene acceso a las tecnologías que le proporcionan la automatización de las cuentas por pagar, los flujos de trabajo y otras herramientas que ahorran tiempo, su proveedor subcontratado puede intervenir para ofrecerlas a una fracción del coste. Si todavía depende de procesos engorrosos y de tecnología antigua, la subcontratación podría ayudarle a ver los resultados de forma más rápida y clara.

Mayor seguridad

A medida que el mundo de los negocios se expande y las cadenas de suministro se extienden cada vez más por todo el mundo, los pagos a los proveedores y otros contratistas de servicios son cada vez más complicados. Incluso las pequeñas empresas deben depender de proveedores en numerosas ubicaciones para entregar sus productos y servicios a los clientes.

Pero sin las eficiencias y las herramientas de información adecuadas, el riesgo de fraude en los pagos y el incumplimiento de los proveedores aumenta a medida que las empresas crecen.
De hecho, según la Encuesta de Fraude y Control de Pagos de 2018 de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP), el 78% de todas las organizaciones encuestadas se vieron afectadas por el fraude en los pagos en 2017. Entre las que fueron golpeadas por el fraude, el 92% dijo que los ataques costaron colectivamente al menos el 0,5% de los ingresos anuales de su organización.

Las empresas de tamaño medio no suelen tener el lujo de emplear un sólido equipo de expertos en seguridad, ni tienen los recursos para ejecutar auditorías exhaustivas y eliminar los riesgos. Para obtener las herramientas y habilidades de seguridad que necesitan, muchas pequeñas y medianas empresas confían en los servicios de externalización de expertos en AP más grandes y sofisticados.

En muchos casos, la externalización es la forma más fácil de eliminar las facturas, cheques y recibos en papel. El procesamiento de papel ha sido durante mucho tiempo una de las fuentes más importantes de problemas para los profesionales de cuentas por pagar, especialmente en términos de fraude.

Menos errores

No hay nada peor que realizar una auditoría de cuentas por pagar y descubrir errores. Los errores no sólo generan costes. Dependiendo de las normas que rigen su industria, los errores podrían incluso conducir a problemas de cumplimiento.

Incluso un pequeño error, como un pago inexacto a un proveedor, puede causar serios problemas durante una auditoría.

Las empresas de externalización de AP no sólo siguen las mejores prácticas al hacer su trabajo. Incorporan tecnologías que identifican los errores antes de que se conviertan en responsabilidades.

Los contras de la externalización de los procesos de cuentas por pagar

A pesar de los innumerables beneficios de la externalización de sus procesos de cuentas por pagar, puede que no sea la mejor opción para usted. Es posible que tenga dudas acerca de trabajar con un tercero, o puede que no sea una opción razonable en su industria.

Aquí están algunas de las razones por las que puede querer evitar la externalización.

Cambiar el control

Las empresas que están acostumbradas a hacer las cuentas por pagar internamente también están acostumbradas a un cierto nivel de control. Si usted supervisa el departamento de cuentas por pagar, por ejemplo, puede disfrutar del hecho de que puede entrar en una habitación y hablar con su personal siempre que quiera.

Cuando subcontrata, no tiene tanta visibilidad sobre el proceso, ni tiene tanto control sobre cómo funciona el proceso.

Preocupaciones por la privacidad

Inevitablemente, la subcontratación requiere que entregue datos a un tercero. Esos datos se almacenan en sus servidores internos o en un centro de datos a través de la nube. Dependiendo de su sector, es posible que tenga que cumplir con rigurosas normas de privacidad para evitar multas y otras sanciones.

Antes de subcontratar AP, revise la política de privacidad y las medidas de seguridad de los datos de su proveedor para asegurarse de que cumplen con sus normas. Si maneja datos financieros sensibles, información de derechos reservados u otros datos de propiedad, asegúrese de que su proveedor subcontratado pueda cumplir con sus necesidades de privacidad.

Desafíos de la duplicación

Las empresas subcontratan sus operaciones de cuentas por pagar en parte para tener acceso a mejores herramientas y procesos. Por supuesto, este rápido cambio en los procesos puede causar problemas en la empresa, especialmente si sus empleados están acostumbrados a sus antiguos procedimientos.

En estos casos, a veces existe la posibilidad de que se dupliquen ciertas entradas. Antes de subcontratar, es conveniente educar a sus empleados sobre el nuevo proceso para que puedan trabajar en conjunto con su proveedor subcontratado.