17 conseils pour améliorer instantanément la collaboration inter-équipes

« LES PERSONNES SONT votre produit le plus important. Utilisez-les pour améliorer continuellement votre organisation « , déclare Chuck Intrieri, consultant en gestion chez Supply Chain. C’est précisément ce que fait la collaboration inter-équipes. Elle favorise l’amélioration continue au sein de l’organisation, réduit les coûts et permet de faire preuve d’agilité et de créativité dans la résolution des problèmes. Plus important encore – elle permet à chacun de rester aligné sur les objectifs globaux de l’entreprise.

Mais la collaboration inter-équipes n’est pas le fruit du hasard – elle demande du temps et des efforts. Malheureusement, il est plus facile de trouver des exemples d’équipes interfonctionnelles qui ne fonctionnent pas. Des recherches ont montré que sur 95 équipes dans 25 grandes entreprises, 75% des équipes transversales sont dysfonctionnelles.

« Les équipes transversales échouent souvent parce que l’organisation manque d’une approche systémique. Les équipes sont mises à mal par une gouvernance peu claire, par un manque de responsabilité, par des objectifs qui manquent de spécificité et par l’incapacité des organisations à hiérarchiser la réussite des projets interfonctionnels. »
– Benham Tabrizi, Université de Stanford

Par le passé, la seule fois où le département informatique et ceux des opérations commerciales pouvaient interagir était lors de la fête annuelle du bureau. Mais c’est une autre histoire de nos jours, car de plus en plus d’entreprises encouragent – voire exigent – la collaboration interfonctionnelle.

« Avant, ces fonctions étaient gérées en silos. Mais les affaires sont devenues plus complexes, et les organisations continuent d’investir dans la technologie pour prendre des décisions stratégiques. Il y a quelques années, il n’était pas nécessaire de travailler ensemble – maintenant, c’est essentiel. »
– Tim Hird, directeur exécutif de Robert Half Management Resources

Une collaboration réussie nécessite de la confiance. Il est déjà difficile d’établir ce lien de confiance lorsque quelqu’un travaille dans la même pièce que vous. Ce défi devient de plus en plus difficile lorsque vous avez des équipes qui collaborent à partir de différents départements.

A Scoro, nous avons des équipes qui travaillent dans le monde entier. La plupart du temps, c’est une excellente chose. Lorsque les équipes collaborent, nous pouvons appliquer une perspective globale à notre travail. Cependant, la distance crée certains obstacles. Ces obstacles aident vos équipes à se développer, mais seulement si vous les abordez de manière appropriée.

Pour commencer à voir les avantages de la collaboration inter-équipes, utilisez ces 17 conseils pour vous lancer et continuer à avancer.

Normalisez vos processus

Établissez un endroit cohérent et central pour documenter les réunions et les dossiers importants. Assurez-vous qu’il s’agit d’une source en ligne en temps réel, afin que vous n’ayez pas à vous soucier de la gestion de plusieurs versions de l’information.

La normalisation des processus prend du temps et nécessite un effort continu pour être soutenue. Il peut être facile pour le personnel de retomber dans les anciennes façons de faire.

La communication automatisée pour les mises à jour régulières est un excellent moyen d’établir des pratiques standard. Par exemple, à Scoro, nous avons automatisé le processus de distribution des notes de réunion à l’équipe. Après chaque réunion, le document contenant les notes de réunion du produit est automatiquement envoyé par e-mail à chaque partie concernée avec les instructions sur la façon d’envoyer les idées futures pour l’équipe. Cela permet à l’équipe produit d’économiser d’innombrables heures chaque mois et de s’assurer que tout le monde est toujours sur la même longueur d’onde.

L’automatisation des services professionnels (PSA) ne s’arrête pas à la communication. Elle utilise un processus automatisé afin d’améliorer le flux de travail global de l’organisation. L’APS consiste à intégrer des applications, à restructurer les ressources en main-d’œuvre et à utiliser des applications logicielles dans toute l’organisation.

Par exemple, Zapier relie vos outils en ligne afin qu’ils puissent partager des données. Cela permet de construire des processus plus rapidement et d’en faire plus – sans code requis.

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Défier les traditions

Il est toujours difficile de relire son travail, donc un nouvel ensemble d’yeux peut être une énorme opportunité pour trouver des erreurs et des moyens d’amélioration. La collaboration inter-équipes crée un environnement où « la façon dont nous avons toujours fait les choses » peut être remise en question et considérée sous un angle nouveau.

La collaboration bien faite ne signifie pas seulement travailler en étroite collaboration et apprendre les uns des autres – mais aussi faire la chasse aux nouvelles idées et aux nouveaux idéaux. Les grandes équipes savent comment collaborer non seulement entre elles, mais aussi avec d’autres équipes.

Rester au courant des choses en temps réel

Ne planifiez pas trop de réunions ou n’envoyez pas constamment des courriels. Utilisez la technologie telle que les logiciels de gestion d’entreprise pour gérer l’équipe, partager les commentaires et surveiller les résultats.

Scoro permet de créer un tableau de bord d’équipe en temps réel auquel tout le monde peut accéder. Vous pouvez ajouter des graphiques, des diagrammes, des mesures visuelles et des indicateurs clés de performance (ICP) à votre tableau de bord. Les KPI fournissent un aperçu rapide permettant de savoir si l’équipe atteint ses objectifs, ce qui conduit à une prise de décision plus éclairée.

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Échanger des membres de l’équipe

Si votre équipe de vente tient une réunion, faites venir un développeur, un rédacteur ou un spécialiste du marketing. L’intersection de différentes équipes de différents sites contribuera à faciliter une meilleure compréhension entre les bureaux et les départements.

Ils pourraient apporter une nouvelle perspective que vous n’aviez même pas envisagée. Dans le pire des cas : ils retournent dans leur équipe avec une meilleure compréhension de ce que le département des ventes fait toute la journée, et partageront ces connaissances avec leur équipe.

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Utiliser les médias sociaux de manière authentique

Beaucoup d’entreprises semblent avoir perdu l’idée originale derrière les médias sociaux. C’est un outil formidable pour construire votre marque et promouvoir votre produit, mais personne ne veut être sur une plateforme remplie uniquement de spécialistes du marketing qui s’envoient des liens suivis.

Le but des médias sociaux est de se connecter. Encouragez votre équipe à être active sur vos canaux – créez un groupe privé sur Facebook ou un compte Instagram d’équipe. Cela contribuera à unir votre entreprise entre les bureaux et pourrait être l’une des seules occasions qu’ils ont d’explorer leur vie en dehors du bureau.

Vous devrez peut-être prendre l’initiative de lancer ces canaux internes, mais ils peuvent être un excellent booster de moral si l’idée décolle. Cela contribuera également à stimuler l’engagement sur les canaux sociaux publics de l’entreprise – vos employés sont l’un des meilleurs atouts dont vous disposez pour augmenter cette métrique.

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Mesurer l’impact

Les gens veulent savoir que leurs efforts font une différence – leur montrer leurs résultats les incitera à poursuivre l’effort. Cela crée une dynamique et assure la pérennité des équipes.

À plus grande échelle, la mesure de l’impact de chaque équipe dans un seul système vous aide à vraiment comprendre le ROI de l’ensemble de votre entreprise, et améliore la transparence dans l’organisation.

Mesurer les KPI et les métriques permet de comprendre les retours possibles :

● Le ROI opérationnel permet d’évaluer comment la collaboration élimine ou évite les coûts associés à la gestion de votre entreprise. Vous pourriez réduire les frais de déplacement, diminuer les besoins en infrastructure, réduire les coûts de bande passante ou d’énergie, économiser sur l’espace de bureau, etc.

● Le ROI de productivité fait référence à des processus plus efficaces, à une prise de décision accélérée et à des temps de cycle réduits.

● Le ROI stratégique peut être le plus difficile à mesurer, mais peut-être le plus transformateur. Ce type de ROI se produit lorsque la collaboration permet à votre entreprise de faire un bond en avant dans des domaines tels que l’amélioration de la satisfaction et de la fidélité des clients, l’accélération de l’innovation, l’introduction de nouveaux modèles d’entreprise ou l’entrée sur de nouveaux marchés.

Identifier les problèmes existants

Au premier coup d’œil, le travail en équipe interfonctionnelle semble être un processus facile à mettre en œuvre.

Il suffit de réunir un groupe de personnes de différentes parties de l’organisation qui ont quelque chose à apporter sur le sujet et de bonnes choses se produiront. Bien que cela semble brillant en théorie, comme beaucoup de bonnes théories sur le comportement de groupe, lorsqu’il est testé sur le terrain, des obstacles apparaissent.

Comprendre certains des défis rencontrés par les équipes interfonctionnelles est la première étape pour les faire fonctionner. Dressez une liste des problèmes qui se posent. Par exemple, les attentes de l’équipe et les objectifs de l’entreprise peuvent ne pas être satisfaits en raison d’un manque de communication. Ou encore, différents départements s’appuient sur des technologies différentes pour la gestion de l’information, ce qui entrave la progression des équipes interfonctionnelles et rend le travail en commun inutilement difficile.

Les équipes interfonctionnelles ont trop de potentiel pour les laisser dérailler à cause de ces problèmes évitables. Les gestionnaires qui peuvent trouver leur chemin autour de ces obstacles seront récompensés par des équipes qui remplissent leur objectif et obtiennent un impact mesurable.

Définir des objectifs

Gérer un projet, quel qu’il soit, nécessite un leadership fort et de savoir exactement où l’équipe se dirige. Un objectif clair est particulièrement important lorsqu’il s’agit de mettre en place les conditions d’une collaboration réussie sur le lieu de travail. Commencez un projet en énonçant les défis communs auxquels l’entreprise est confrontée et recueillez les contributions de toutes les équipes concernées.

Une fois que tout le monde s’est mis d’accord sur les problèmes à résoudre, l’étape suivante consiste à fixer des buts de collaboration et des objectifs pour y parvenir.

Les objectifs doivent être directement liés aux problèmes et aux objectifs à grande échelle de l’entreprise. Fixez un nombre raisonnable d’objectifs par problème – limiter le nombre de ces objectifs rend le projet plus gérable et moins écrasant.

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Consolider la technologie

Les membres de l’équipe utilisent souvent une variété d’outils pour effectuer leur travail, ce qui peut prendre du temps et entraver une véritable collaboration. Les commerciaux, par exemple, peuvent utiliser un CRM pour suivre les activités, tandis que l’équipe de développement utilise une application de billetterie totalement différente. S’il est logique que chaque département utilise la meilleure automatisation pour sa fonction principale, cela peut entraver le travail d’équipe interfonctionnel.

Evidemment, nous utilisons Scoro pour gérer notre travail. Toutes nos équipes et tous nos départements sont dans le système afin que tout puisse être géré et visualisé depuis un endroit central. Toutes les données sont affichées en temps réel, ce qui facilite notre communication inter-équipes.

En consolidant les outils et en faisant en sorte que tout le monde utilise les mêmes, vous améliorerez non seulement la communication, mais simplifierez également la logistique et l’allocation des ressources.

Établir une culture de collaboration

La culture de collaboration consiste à établir un environnement dans lequel la collaboration est valorisée et récompensée. Certains managers considèrent la collaboration comme un « nice to have » qui interfère avec les processus de base et la productivité. Mais les managers intelligents savent qu’il s’agit d’une attitude à courte vue.

Par le biais du travail d’équipe et de la collaboration, les employés sont en mesure de tirer parti de la base de connaissances collective de l’organisation, profitant d’un réservoir d’expertise beaucoup plus important que celui auquel ils auraient autrement accès. L’organisation peut ainsi éviter le chevauchement des tâches et la réinvention tout en accélérant la résolution des problèmes et l’innovation.

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Ne pas trop planifier les réunions

Lorsque vous travaillez avec de grandes équipes dispersées, il peut s’écouler beaucoup de temps avant que les horaires de chacun ne s’alignent pour une réunion. Les réunions empiètent également sur le temps dont dispose votre équipe pour travailler sur son travail habituel, ce qui est frustrant pour elle. Pour ces raisons, il est important de limiter le nombre de réunions dans tout effort de collaboration interfonctionnelle, en utilisant le temps à bon escient.

Lorsque vous devez vous réunir, il doit y avoir un ordre du jour strict et une méthode bien définie pour documenter les tâches de suivi.

Dave Gilboa, le cofondateur de la société à 1.2 milliards de dollars, Warby Parker, a partagé une technique pour tirer le meilleur parti des réunions et filtrer l’inefficacité:

« À la fin de chaque semaine, j’essaie de regarder mon calendrier et de passer en revue toutes les réunions que j’ai eues cette semaine-là et de les noter zéro, un ou deux. Zéro signifie que c’était une très mauvaise utilisation du temps et que, si c’était à refaire, je n’aurais pas assisté à cette réunion du tout. Deux signifie une excellente utilisation du temps – je veux passer plus de temps dans ce type de réunions. Et un est quelque part entre les deux. Et puis je vais me connecter avec mon assistante et m’assurer qu’elle comprend lesquelles de ces réunions je veux plus et lesquelles pourraient être filtrées pour qu’avec un peu de chance, au fil du temps, mon emploi du temps devienne de plus en plus productif. »

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Établir des leaders

Toute équipe a besoin d’un leader qui assure la responsabilisation et offre du feedback à chacun des membres de l’équipe. Le leader peut également servir de liaison entre les équipes et la direction.

Dans une collaboration d’équipe efficace, chaque personne impliquée sait exactement ce que l’on attend d’elle. Le leader fournit la ligne de temps et les conseils nécessaires pour mettre les gens sur la bonne voie. Dans le même temps, les bons chefs de projet réalisent que les conditions peuvent changer et que des conflits peuvent survenir. Avoir la flexibilité de modifier les plans lorsqu’une meilleure idée se présente conduit à des processus plus efficaces à long terme.

Equilibrer la collaboration et la concentration

Pour amener les gens à collaborer, de nombreuses entreprises adoptent le plan de bureau ouvert. Ce style de bureau présente de nombreux avantages, principalement l’ouverture et la transparence favorisées entre les collègues et les départements. Il est plus facile de travailler ensemble lorsque vous disposez de pièces ouvertes où la collaboration peut se produire spontanément.

Une étude du MIT a affirmé que les chercheurs étaient capables de prédire 35 % des performances d’une équipe simplement en mesurant le nombre et la qualité des interactions en face à face. Cependant, une étude de Gensler a révélé que 69 % des travailleurs n’étaient pas satisfaits des niveaux de bruit de leur lieu de travail.

La conclusion : vous devez donner à vos employés un équilibre – un espace pour se concentrer et respirer, tout en offrant des espaces ouverts pour la collaboration. Assurez-vous que la conception de votre bureau apporte une harmonie entre le travail en solo et la mise en commun de vos meilleurs cerveaux.

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Sélectionner les bons membres de l’équipe

Les entreprises ont de plus en plus de mal à se différencier de leurs concurrents. Celles qui ont tiré leur épingle du jeu ont appris que le fait de placer les bonnes personnes aux bons postes en faisant les bonnes choses crée une opportunité qui n’existerait pas autrement.

La chose avec les équipes est – ils peuvent faire ou défaire votre projet. Il y a une raison pour laquelle les VCs intelligents continuent de dire au monde qu’ils investissent dans les équipes d’abord, les idées ensuite.

La collaboration fonctionne mieux lorsque les membres de l’équipe ont des compétences complémentaires nécessaires pour mener à bien le projet. Les personnalités sont aussi importantes que les compétences. Les équipes fonctionnent lorsque les bonnes personnes travaillent ensemble.

Il est tout aussi important de maintenir la bonne combinaison au sein d’une équipe en éliminant les personnes qui ne devraient pas en faire partie – soit parce que leur travail n’est pas aligné sur les efforts de l’équipe, soit parce qu’elles entravent d’une manière ou d’une autre le travail de l’équipe.

Favoriser la créativité

Vos meilleurs éléments sont des résolveurs de problèmes créatifs – alors aidez-les à se lâcher et écoutez-les. Faites de la créativité un point central de votre culture d’entreprise en encourageant les employés à cultiver leurs idées, notamment dans un environnement collaboratif. Mettez en place des sessions régulières de brainstorming et faites participer tout le monde.

On voit des entreprises comme Google mettre en place la politique des 20 % où les développeurs de Google sont encouragés à consacrer 20 % de leurs heures de travail à des projets parallèles. C’était une tentative de donner aux employés le temps et l’espace pour penser de manière innovante. En effet, la politique fonctionne bien, avec certains des meilleurs produits de Google (par exemple, Google News) provenant du programme.

N’oubliez pas de toujours laisser votre porte ouverte aux grandes idées, quelle que soit la section de l’entreprise d’où provient l’idée.

Récompenser la collaboration

Les gens réagissent au renforcement positif – alors récompensez les comportements que vous voulez voir plus souvent. Il y a quelque chose à apprendre de chaque projet – même un projet raté. Apprenez des erreurs et des gains, et utilisez ces leçons pour construire des équipes plus fortes et un taux de réussite des projets plus élevé.

Toutes les autres stratégies peuvent être sapées si les employés de toute l’organisation ne sont pas reconnus pour leur effort d’équipe. Il n’est pas rare de trouver des incitations qui ne sont basées que sur les objectifs d’un seul département.

Pour améliorer la collaboration interfonctionnelle, il est important de fixer des objectifs qui améliorent l’ensemble du système, et pas seulement un élément de celui-ci.

Tester différentes techniques

Tester de nouvelles choses. Chaque équipe et organisation est différente – ce qui fonctionne pour les autres peut ne pas fonctionner pour vous. N’ayez pas peur d’essayer une nouvelle stratégie. La plupart des changements auront au moins un effet positif à court terme sur vos équipes, surtout si l’idée vient de l’intérieur.

La collaboration inter-équipes demande du temps et des efforts, mais elle est pleine de récompenses. Les équipes qui font de la collaboration une priorité, contribuent à ouvrir la voie à une intégration plus fluide des nouveaux systèmes et processus.

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