De la surveillance de votre flux de trésorerie à la tenue de documents financiers, il y a beaucoup de choses à surveiller lorsque vous êtes propriétaire d’une entreprise. Pour rester au sommet des choses, il est essentiel de suivre ces informations et ces données, mais vous ne pouvez pas vous arrêter là.
Pour trouver un aperçu utile de la performance de votre entreprise, vous devez aller un peu plus loin et analyser toutes ces données. Ce faisant, vous pouvez déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et ce que vous devez changer pour vous développer et vous améliorer.
Que vous ayez besoin d’un aperçu plus approfondi des tendances de vos ventes ou d’une évaluation de vos opérations financières, les rapports d’activité peuvent vous aider à évaluer un problème particulier ou un ensemble de circonstances liées aux performances de votre entreprise. Ainsi, tout propriétaire d’entreprise ou décideur peut (et devrait) savoir ce qui entre dans la rédaction d’un rapport.
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Les logiciels de point de vente conçus pour évoluer avec vous.
Les rapports d’activité facilitent l’analyse de votre activité principale et l’évaluation de sa santé globale. Avec le bon logiciel, les rapports d’activité vous donnent un moyen simple d’identifier les problèmes ou les réussites afin que vous puissiez corriger ces problèmes ou encourager les résultats. En outre, ils vous permettent de savoir si vous atteignez vos objectifs. Avec cette information, vous pouvez planifier stratégiquement pour l’avenir.
Qu’est-ce qui entre dans un rapport d’activité ?
Un rapport d’activité a vraiment besoin d’une chose : des données. Ces données doivent être axées sur une partie spécifique de votre entreprise et, idéalement, être visualisées d’une manière qui permet de comprendre facilement ce qui se passe.
Si vous travaillez ou avez travaillé dans une plus grande entreprise, vous connaissez peut-être un rapport d’activité un peu plus formel. Les rapports d’activité plus formels sont utiles si vous devez partager les données avec d’autres personnes, car ils incluent généralement une sorte d’analyse écrite avec les données.
Que vous ayez besoin de rédiger quelque chose de plus formel ou que vous examiniez simplement des données pour vos propres besoins, voici quelques étapes pour tirer le meilleur parti de vos rapports d’activité :
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Identifier le problème : Il est utile que vous entriez dans votre outil de reporting en sachant ce que vous voulez déterminer – qu’il s’agisse des ventes, des stocks ou de la performance des employés.
Exemple : Les ventes semblent être plus lentes qu’elles ne le sont habituellement à cette période de l’année. -
Explorer le problème : Une fois que vous avez décidé ce que vous voulez explorer, commencez à examiner ces données sous tous les angles possibles. Plus vous regardez les données de plusieurs façons, plus vous pourriez glaner des informations.
Exemple : Nous constatons une baisse de 10 % des ventes par rapport à l’année dernière. Les données montrent que si nous avons eu un nombre similaire de transactions, la taille moyenne des transactions a diminué. -
Informer les recommandations : Une fois que vous avez une idée de ce qui se passe avec votre entreprise, vous devez décider comment vous pouvez soit régler le problème, soit encourager des résultats similaires. Dans certains cas, vous pouvez même recommander de ne rien faire.
Exemple : Nous devrions commercialiser une promotion qui récompense les transactions de plus grande taille, comme 20 $ de rabais sur 100 $.
Voyez comment les analyses de Square Point of Sale peuvent vous aider à comprendre votre entreprise »
3 catégories de rapports commerciaux indispensables
Vous pouvez créer un rapport commercial pour n’importe quelle partie de votre entreprise, mais voici trois types particulièrement utiles :
Rapports sur les ventes
Les ventes sont l’élément vital de votre entreprise. Les rapports de ventes peuvent vous aider à analyser les tendances du volume des ventes au fil du temps pour vous assurer que votre entreprise est saine. Vous pouvez les créer à tout moment pour voir si vous devez ajuster votre stratégie de vente. Quelques exemples de rapports de ventes courants sont le résumé des ventes, les tendances des ventes et les rapports de ventes par article.
Rapports d’inventaire
La réalisation d’audits d’inventaire et la gestion des stocks sont des fonctions quotidiennes pour de nombreuses entreprises. Si les rapports d’inventaire sont mis à jour régulièrement, ils vous donnent une analyse actualisée des stocks dont vous disposez. Ils sont utiles pour comprendre les besoins de réapprovisionnement, aider au processus de rapprochement et déterminer les besoins futurs en matière de stocks.
Certains exemples de rapports d’inventaire sont les rapports de classement des stocks, qui classent les produits par ordre décroissant en fonction de la marge brute générée, et les rapports d’occurrences des stocks, qui classent les produits en fonction du volume des ventes.
Rapports de paie
En tant que propriétaire d’entreprise, votre ressource la plus précieuse est votre équipe. Les rapports de paie vous permettent de visualiser tous les détails des chèques de paie, les totaux des employés, les talons de paie des employés ou les totaux de l’entreprise pour une période sélectionnée. De plus, si vous utilisez Square Payroll, vous pouvez consulter votre rapport de programme de protection de la paie (PPP) pour aider à calculer votre masse salariale mensuelle moyenne et faciliter la demande de ces prêts.
Créer des rapports d’entreprise avec Square
Vous avez beaucoup de choses à jongler en tant que propriétaire d’entreprise, et trouver le temps de créer ces rapports peut être un défi. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez gagner du temps – tout en obtenant les informations dont vous avez besoin – en externalisant les rapports commerciaux vers votre point de vente.
Square Point of Sale (POS) est livré avec de nombreuses options de rapports afin que vous puissiez générer des informations importantes pour améliorer votre activité pendant que le logiciel fait le travail. Que vous ayez besoin de tendances de vente actualisées ou que vous recherchiez des informations sur vos employés, vous pouvez les tirer directement de votre tableau de bord en ligne ou des rapports de vente dans votre appli Square Point of Sale.
Voici un aperçu de certains rapports de point de vente et de paie disponibles avec Square:
| Report | Description |
|---|---|
| Sales Summary | Un aperçu général des ventes d’une période donnée. Comprend des métriques de détail comme les ventes brutes, les remboursements, les ventes nettes, les remises, les pourboires et les taxes. |
| Tendances des ventes | Comparaison de vos ventes brutes quotidiennes, hebdomadaires et annuelles. |
| Modes de paiement | Résumé du total perçu et des frais associés provenant des cartes de crédit, de débit et de cadeau (ou d’autres types de soumission). |
| Ventes des employés | Affiche les ventes par employé, les pourboires, la taille moyenne des ventes et les revenus par heure de travail. |
| Ventes des articles | Affiche les détails de tous les articles vendus, y compris les ventes brutes, les ventes nettes, les UGS, les remises et le total des ventes. Avec des rapports avancés, vous pouvez voir les ventes d’articles par appareil, employé ou méthode de paiement. |
| Vente par catégorie | Un aperçu des catégories les plus lucratives et le nombre d’articles vendus dans chaque catégorie. |
| Discounts | Une liste des remises les plus utilisées et des montants totaux de remise collectés. |
| Rapports sur la paie | Les rapports sur la paie vous permettent de sélectionner une période de temps personnalisée et de télécharger un fichier .xls montrant soit tous les détails de la paie, les totaux des employés, les bulletins de paie des employés ou les totaux de l’entreprise. |
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