Suivre les dépenses de voyage peut être un défi. Avec les reçus papier, les reçus par courriel et le fait de ne pas se voir remettre de reçu parfois, il est important d’être organisé, tant pour le voyageur d’affaires que pour le voyageur de loisirs.
Heureusement, pour ceux qui ne sont pas les meilleurs pour avoir une bonne maîtrise de leurs dépenses, il existe de nombreuses apps qui peuvent vous simplifier la vie. Ces apps aident à établir des rapports de dépenses, à des fins budgétaires, à préparer les impôts et à partager les dépenses entre amis.
Avec quelque chose pour tout le monde, voici les meilleures apps pour vous aider à suivre vos dépenses.
TrabeePocket
TrabeePocket est une application simple qui vous permet de suivre vos dépenses pour un voyage donné. Avant même de commencer votre voyage, vous pouvez ajouter toutes les dépenses prépayées dans l’onglet « préparation ». Cela vous permet de comptabiliser vos vols et les excursions que vous avez réservées à l’avance. Une fois votre voyage commencé, vous pouvez facilement ajouter tous les frais de voyage supplémentaires. Vous pouvez classer vos dépenses en huit catégories différentes, mais avec la version payante, vous pouvez ajouter autant de catégories supplémentaires que vous le souhaitez si vous avez des dépenses très spécifiques que vous voulez suivre. La version gratuite ne vous permet également de suivre qu’une seule devise par voyage, mais la version payante vous permet de suivre plusieurs devises dans un fichier de voyage.
Non seulement TrabeePocket servira d’endroit pour classer vos dépenses, mais il vous aide également sur le front de la budgétisation. Vous pouvez définir un budget mensuel et faire en sorte que vos dépenses soient comparées à ce chiffre global. Si vous gagnez un revenu pendant votre voyage, vous pouvez également entrer le revenu à une dépense de voyage spécifique.
Une fonctionnalité intéressante de cette application est que vous pouvez prendre des photos et les lier à une dépense spécifique. C’est génial pour le routard ou le voyageur en famille qui veut se rappeler exactement à quoi a servi la dépense, ou pour garder une trace des suggestions de voyage. Les voyageurs d’affaires peuvent également utiliser cette fonctionnalité en prenant une photo d’un reçu s’il est nécessaire pour un rapport de dépenses d’entreprise.
Coût : Gratuit ; la version mise à niveau est de 1,99 $ et comprend quelques options supplémentaires (c’est-à-dire plusieurs devises, des catégories supplémentaires, l’affichage et l’exportation du rapport de dépenses)
Téléchargement : Google Play Store ou iTunes App Store
Trail Wallet
Trail Wallet est très similaire à TrabeePocket, mais n’est malheureusement pas disponible pour les utilisateurs d’Android. Avec cette application, vous pouvez ajouter autant de catégories que vous le souhaitez pour séparer les dépenses et tout est codé en couleur pour rendre l’application plus attrayante visuellement. (Contrairement à TrabeePocket, vous n’avez pas besoin de payer pour une version mise à niveau pour ajouter plus de catégories).
Lorsque vous saisissez vos dépenses de voyage, vous les liez à la fois à un voyage et à une date. Cela vous permet de visualiser vos dépenses en vue du mois ou du voyage. Vous pouvez également répartir les dépenses sur plusieurs dates afin de voir vos dépenses quotidiennes pour un certain voyage. Ceci est pratique si vous avez un budget quotidien pour vous assurer que vous ne dépassez pas le montant que vous pouvez dépenser sur un jour particulier.
Une fonctionnalité intéressante de cette application est que vous pouvez ajouter autant de devises que vous le souhaitez dans un certain voyage. Cela s’avère pratique si vous payez en plusieurs devises – par exemple, les frais de vol et d’hôtel en USD, mais les dépenses de nourriture en euros.
Cette application s’adresse davantage aux voyages individuels ou familiaux car vous ne pouvez pas inviter des amis à ajouter des dépenses. Vous pouvez cependant prendre des photos de reçus et les lier à une dépense spécifique, puis exporter les images – parfait pour conserver tous les reçus ou pour les voyageurs d’affaires à des fins de dépenses.
Coût : Gratuit pour les 25 premiers postes de dépenses ajoutés à un seul voyage ; la version améliorée est de 4,99 $, ce qui vous permet de saisir un nombre illimité de dépenses par voyage.
Téléchargement : iTunes App Store
Concur
Concur est l’un des meilleurs programmes de dépenses pour les voyages d’affaires. Cette application est certainement plus impliquée que certaines autres de la liste, mais elle a toutes les cloches et les sifflets pour garder vos dépenses entièrement organisées. Si vous travaillez pour une grande entreprise, vous pouvez déjà trouver que c’est l’application requise pour vos dépenses professionnelles.
Les dépenses des cartes de crédit d’entreprise seront automatiquement téléchargées et vous pouvez également ajouter manuellement les dépenses personnelles. Pour les dépenses saisies manuellement, les employés peuvent prendre une photo de leur reçu qui sera inclus dans leur rapport de dépenses. Pour les voyageurs d’affaires qui ont de nombreux reçus papier pendant la semaine, cette application permet de s’assurer que toutes les dépenses sont remboursées correctement.
Si vous dirigez une petite entreprise, c’est une excellente plateforme à utiliser pour vous et vos employés, car elle vous permet de gérer les dépenses et de préparer les notes de frais. Lorsque je travaillais pour une grande société de conseil, j’utilisais ce programme sur une base hebdomadaire. Pouvoir suivre mes dépenses professionnelles et m’assurer que j’étais remboursé de chaque montant payé de ma poche était énorme. Pour les voyageurs en solo et en groupe, ce n’est pas l’application que je suggère d’utiliser car il n’est pas nécessaire de payer les frais mensuels car il existe de nombreuses autres applications gratuites disponibles.
Coût : Les frais dépendent du nombre d’utilisateurs et du type de compte.
Téléchargement : Google Play Store ou iTunes App Store
Relié : 5 conseils pour transformer les voyages d’affaires en vacances familiales
Tripcoin
Tripcoin est une application très simple à utiliser qui suivra toutes vos dépenses par rapport à un voyage particulier. Vous pouvez lier chaque dépense à une catégorie spécifique, entrer une ville et une date et une heure définies. Vous pouvez également inclure des notes et une capture d’écran pour garder une meilleure trace de chaque achat que vous faites.
Cette application a une capacité de filtre agréable à l’athétisme, où vous pouvez regarder les dépenses entre une date donnée, dans une certaine catégorie, un type de méthode de paiement ou dans un pays particulier. Il y a également un convertisseur de devises en temps réel ou vous pouvez définir des taux de change personnalisés si nécessaire.
Le meilleur de tous, vous pouvez sauvegarder automatiquement toutes vos données en activant l’intégration Dropbox. Avec beaucoup d’autres apps listées ici, si vous perdez votre téléphone ou si vos données sont effacées, vous perdrez toutes les dépenses saisies. Si cela se produit, avec cette application spécifique, toutes vos dépenses sont sauvegardées et peuvent être réimportées.
Malheureusement, cette application n’est disponible que pour les utilisateurs d’iPhone.
Coût : Gratuit
Téléchargement : iTunes App Store
SplitWise
SplitWise est l’un de mes favoris personnels et une application que j’utilise depuis des années. Si vous voyagez en groupe, c’est l’appli qu’il vous faut. La meilleure et unique caractéristique est que vous pouvez demander à des amis ou à des membres de votre famille de se joindre à un groupe et chacun peut saisir toutes les dépenses engagées pour le voyage commun. L’application détaillera ensuite les dépenses et indiquera à chacun combien il doit pour que tout soit équitable. Vous pouvez même désigner les dépenses qui doivent être réparties entre certaines personnes. Comme la plupart des autres applis, vous pouvez également prendre inclure une photo et des notes pour chaque dépense saisie.
J’ai utilisé l’appli pour des voyages entre amis et frères et sœurs, y compris des enterrements de vie de jeune fille, des voyages de ski en groupe et même simplement des excursions d’une journée. En dehors des dépenses de voyage, vous pouvez même l’utiliser pour diviser les dépenses entre colocataires ou simplement les achats quotidiens avec des amis.
Coût : Gratuit ; la version améliorée est de 2,99 $/mois (29,99 $/an) qui comprend la numérisation des reçus, la conversion des devises et plus encore.
Téléchargement : Google Play Store ou iTunes App Store
Tricount
Tricount est une application simple, mais un excellent choix pour les voyages en groupe. Elle fonctionne de manière très similaire à SplitWise où vous pouvez répartir les dépenses entre plusieurs voyageurs de votre groupe. Chacun peut ajouter ses propres dépenses et désigner le montant spécifique (ou le pourcentage) pour chaque individu au sein du groupe. À la fin du voyage, vous recevrez ensuite une ventilation de ce que chacun doit à l’autre.
L’application prend en charge plusieurs devises et vous permet de prendre des photos d’images ou de reçus pour accompagner chaque dépense saisie.
Coût : Gratuit ; la version améliorée est à 0,99 $ et vous permet d’avoir une expérience sans publicité.
Téléchargement : Google Play Store ou iTunes App Store
Relié : 30 applications de voyage essentielles que tout voyageur doit connaître
Foreceipt
Si garder une trace des reçus est en haut de votre liste de priorités, alors l’application Foreceipt sera parfaite pour vos besoins. Vous pouvez joindre un reçu avec toutes les dépenses saisies et toutes les images seront automatiquement enregistrées sur votre compte Google Drive. En outre, tous les reçus par e-mail peuvent également être suivis en les transférant directement à l’adresse e-mail de Foreceipt et en incluant votre identifiant unique.
D’autres fonctionnalités comprennent la possibilité de télécharger par lots les transactions bancaires et de télécharger des rapports Excel à des fins de déclaration de revenus – parfait pour ceux qui ont besoin de déduire les dépenses de voyage.
Dans l’application, Foreceipt vous permet d’entrer vos revenus, vos factures et vos dépenses de voyage pour les suivre par rapport à votre budget global. Vous pouvez également lier toutes les dépenses de voyage à l’une des nombreuses catégories pré-remplies.
Avec ces capacités plus impliquées, les voyageurs d’affaires et ceux qui possèdent de petites entreprises trouveront probablement cette application plus utile que les voyageurs en solo ou en groupe.
Coût : Gratuit ; la version améliorée est de 3,99 $/mois (38,99 $/an) et comprend plus de numérisations de reçus par mois, des reçus par courriel et des rapports de dépenses.
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Expensify
Expensify s’adresse aux voyageurs individuels et de groupe qui voyagent principalement pour affaires. Cette application vous permet d’accomplir toutes les tâches simples telles que la documentation de vos dépenses et la prise d’une photo de votre reçu, mais elle va plus loin en vous permettant de soumettre vos dépenses à votre gestionnaire ou à votre comptable (ou vraiment à qui vous voulez).
Pour ceux qui ont besoin de suivre le kilométrage parcouru, cette application vous permet non seulement de saisir manuellement vos informations, mais elle dispose également d’une calculatrice GPS que vous pouvez activer pour suivre votre distance. Vous pouvez également entrer votre temps travaillé, ce qui aide ceux qui ont besoin de suivre les heures facturables.
L’application offre également plus qu’un simple endroit pour soumettre vos dépenses, car vous pouvez suivre les opérations commerciales et même définir des politiques de dépenses.
Sur le plan du bien-être, Expensify fera également un don de 2 $ pour chaque 1 000 $ de dépenses à Expensify.org. Ces dons sont versés à un large éventail de campagnes pour aider les organisations du monde entier.
Coût : Gratuit jusqu’à cinq balayages par mois ; la version améliorée est de 4,99 $/mois par utilisateur vous donnant des balayages illimités et des capacités automatiques supplémentaires.
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Bottom Line
Avec de nombreuses applications pour suivre vos dépenses, il est utile de trouver celle qui correspond à vos besoins. Que vous voyagiez pour les affaires ou le plaisir, avec un groupe ou seul, il existe de nombreuses applis qui fonctionnent bien en fonction de vos besoins.
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