Acadian et Interact s’associent pour cultiver une culture de collaboration, favoriser l’expérience sociale et combler le fossé entre les employés dispersés grâce à leur intranet, ‘Acadian Central’.
« Interact nous a permis de diffuser rapidement des informations à tous nos employés à travers le pays. Il m’a aussi aidé personnellement à mieux connaître nos employés. Je peux voir leur visage, connaître leurs intérêts et leurs passe-temps, voir leurs réalisations professionnelles et me sentir beaucoup plus proche de notre personnel. Notre entreprise compte peut-être 4 000 employés, mais j’ai l’impression que nous formons une grande famille, en grande partie grâce à cet intranet. »
Richard Zuschlag, Président &PDG, Acadian Companies
Située à Lafayette, en Louisiane, Acadian Companies offre une suite diversifiée de services conçus pour offrir un soutien et une éducation en matière de santé, de sécurité et de transport. Établie comme un petit service d’ambulance en 1971, l’organisation comprend six divisions avec plus de 4 300 employés dispersés à travers les États-Unis.
L’intranet hérité d’Acadian a été développé par des programmeurs internes. Au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise et de l’intensification des demandes adressées au service informatique, Acadian a déterminé que son intranet hérité interne n’était plus adapté.
Leur personnel, diversifié tant sur le plan démographique que géographique, a clairement fait part de ses commentaires. L’intranet manquait de fonctions de collaboration sociale et de contenu personnalisable, ce qui a entraîné des plaintes de la part de nombreux employés qui avaient l’impression d’être tenus à l’écart des événements de l’entreprise ou de ne pas être au courant de ce qui se passait au sein de l’entreprise. Parallèlement à cet aspect de marque centrale de l’entreprise, chaque division a également des buts et des objectifs différents. Cela a suscité le besoin d’une accessibilité et d’une fonctionnalité de recherche accrues.
Acadian a fait appel à Interact pour aider à créer une solution Intranet solide afin de garder chaque employé connecté et informé, en plus d’ajouter un aspect social très demandé.
La naissance d’Acadian Central
Pour commencer leur voyage, Acadian a mené une recherche approfondie auprès des employés pour déterminer quelles caractéristiques étaient les plus importantes et comment ils voulaient partager l’information. La recherche a révélé ce qui suit :
- Les employés voulaient un mélange de contenu d’affaires et de contenu social.
- La capacité d’accéder à l’intranet sur diverses plateformes, y compris mobile, était importante.
- En raison des six divisions diverses d’Acadian, la capacité de personnaliser le contenu était un élément clé pour que l’intranet reste pertinent pour chaque utilisateur.
- Maintenir l’information fraîche et facile à trouver était un autre facteur clé.
Pour que les employés soient enthousiasmés par le nouveau Acadian Central, ils ont conçu une mascotte appelée « A.C., l’expert du Centre Acadien. » Un personnage A.C. a été créé pour chaque division afin de représenter chaque type d’employé. Il s’est assuré de bien s’habiller avec de nombreux changements de vêtements et des noms assortis.
A.C. apparaissait partout dans l’intranet, affichant des renseignements utiles et des » comment faire » pour que les employés soient bien au courant de ce que le nouveau site pouvait faire. Il leur rappelle de remplir leur profil, de suivre les autres employés et de se tenir au courant des mémos importants du PDG, des vice-présidents et des autres dirigeants de l’entreprise.
Une conception adaptée aux mobiles
Les commentaires des employés indiquaient que l’accessibilité était un problème majeur de l’ancien intranet. Pour combattre ces difficultés, Acadian a fait appel au design adapté aux mobiles d’Interact.
Pour les besoins mobiles d’Acadian, la capacité d’Interact à héberger des liens et des documents était une mine d’or. Pour améliorer cette fonctionnalité, Acadian a développé des » boutons » faciles à voir juste en haut de sa page d’accueil, qui renvoient à tous les logiciels et outils les plus importants.
Cette barre d’outils a rendu l’utilisation de l’intranet plus intuitive. Cette barre d’outils a rendu l’utilisation de l’intranet plus intuitive. Les réactions des employés qui n’ont plus à chercher les liens dont ils ont besoin ont été extrêmement positives. Avec des demandes fréquentes d’ajouter et de déplacer ces boutons, Acadian les a également incorporés dans leurs sous-pages (HR &page des avantages sociaux et la page des liens).
Pour s’assurer que les employés voient l’information dont ils ont besoin, il y a des sections similaires pour les « nouvelles » sur la nouvelle page d’accueil.
La section News &Mémos est essentielle pour faire passer des informations cruciales, notamment les mises à niveau informatiques et les problèmes de sécurité, les changements de protocole médical et d’équipement utilisé par les médecins, et les cours de formation continue obligatoires pour le personnel. Elle permet de faire passer le mot sur les événements et les célébrations de l’entreprise, afin que les employés répartis ne se sentent pas exclus.
« Le fait d’avoir tous ces documents en un seul endroit me permet de diriger facilement les nouveaux employés vers cette page pendant l’orientation », explique Heidi Luquette, coordinatrice de l’orientation. « Cela leur donne un guichet unique où aller, de sorte que la navigation dans l’intranet – ainsi que leur nouvel emploi – est moins effrayante. »
Pour ajouter simultanément un élément social tout en soulignant le nouveau design convivial pour les mobiles, Acadian a organisé un concours « Où est A.C. ? » pour souligner le fait qu’A.C. est maintenant toujours avec son personnel. Ils ont également distribué des découpes en coroplast de 11 pouces du personnage A.C. et ont lancé un concours pour voir où nos employés pouvaient emmener A.C. Les employés ont été encouragés à l’emmener au travail, à la maison et en vacances. On leur a demandé de prendre une photo d’A.C. et de l’afficher dans la galerie de ses voyages sur l’intranet.
L’introduction d’A.C. dans différentes parties du site a contribué à donner une personnalité à leur intranet. Cela a montré aux employés que, contrairement à l’ancien intranet, Acadian Central n’était pas seulement un foyer étouffant pour les données, mais un centre social et amusant pour établir des liens avec ses pairs.
Pour encourager les employés à remplir complètement leur profil (photo, biographie, emplacement, intérêts et expertise), un concours a été organisé. Pendant quatre semaines, 25 gagnants ont été choisis chaque semaine parmi tous les employés ayant rempli leur profil à 100 %, en utilisant le rapport » Complétude du profil » dans Interact Analytics. Les gagnants, choisis au hasard, ont reçu une tasse isolante en aluminium « Acadian Central ». Pendant ce concours, le taux de complétion des profils a augmenté de près de 650 % en seulement quatre semaines.
Le nouveau ‘Acadian Central’
Acadian a initialement été lancé le 19 avril 2017, introduisant des fonctionnalités sociales et une accessibilité améliorée aux côtés d’une gamme diversifiée de contenu pour ses utilisateurs.
Cependant, malgré les améliorations constatées après le retrait de son intranet interne hérité, l’équipe recevait des commentaires selon lesquels le nouveau site devenait plus un problème qu’un outil utile.
L’équipe de l’intranet a entrepris d’obtenir des commentaires par le biais d’une recherche à l’échelle de l’entreprise. Elle a découvert que le personnel trouvait que l’intranet était trop encombré, trop mignon, trop social et trop compliqué, présentant des difficultés lorsqu’il essayait de trouver les choses dont il avait besoin. Malgré les efforts pour servir les différentes divisions et leurs besoins, il était, en réalité, construit pour un seul public.
L’équipe de l’intranet a entrepris d’apporter un certain nombre d’améliorations à Acadian Central :
- Mise en place de titres, de résumés et de balises riches en mots clés pour tout le contenu afin d’améliorer la facilité de recherche
- Introduction de Best Bets pour prioriser les pages populaires pour des termes de recherche particuliers
- Reconception du thème, introduisant la marque externe établie
- Suppression des caractéristiques sociales excessives, comme les annonces de mariage et de bébé, de la page d’accueil
- Introduction d’une meilleure méthode de téléchargement des profils des employés
- Suppression de centaines de pages dupliquées et inutiles
- Attribution d’une image par défaut pour remplacer l’ancien graphique « image cassée »
Le résultat était une apparence plus propre et plus simple, qui a commencé à générer des commentaires plus positifs de la part des employés.
Une stratégie primée pour les travailleurs hors ligne
Bien que le nouveau design ait recueilli des résultats favorables, c’est le manque d’optimisation pour chaque employé qui a présenté le plus grand défi. Pour répondre à ce besoin, l’équipe d’Acadian s’est concentrée sur la réalisation de pages d’accueil personnalisées pour chaque division, en allégeant le contenu et les liens inutiles tout en poussant du contenu adapté et des nouvelles pertinentes pour les utilisateurs.
La main-d’œuvre diverse et étendue de l’organisation comprend des médecins et du personnel médical, du personnel corporatif basé dans les bureaux, du personnel de sécurité et du personnel de sûreté. Ce dernier groupe comprend un certain nombre d’employés de sécurité à distance, hors site, qui sont souvent isolés et géographiquement dispersés.
Créer une page d’accueil sur mesure pour ce groupe a nécessité une compréhension approfondie de leurs besoins et défis uniques. Pour y répondre, la page d’accueil a été fortement marquée pour la division, en ajoutant des graphiques familiers et des informations que le personnel était habitué à recevoir par d’autres canaux. Les fils de nouvelles de la page d’accueil ont également été fortement ciblés pour s’assurer que le contenu était pertinent pour la division.
En dernier lieu, l’équipe a ajouté des projecteurs sur les employés. Cela a non seulement permis de mettre en valeur l’excellent travail de chaque employé, mais aussi d’aider chacun d’entre eux à se connaître : briser les sentiments d’isolement et de déconnexion.
L’appréciation par Acadian de la valeur et du besoin d’expériences personnalisées de l’intranet, est ce qui leur a valu une place dans la catégorie Interact Awards, meilleure stratégie hors ligne.
« Acadian est un excellent exemple de communication efficace à un public difficile à atteindre. Leurs travailleurs à distance luttent souvent à la fois pour le temps et la réception, donc fournir une page d’accueil dépouillée et une expérience basée sur ce que ces employés disent avoir besoin, garantit que leur intranet est plus facile à comprendre et à adopter. »
– Simon Dance, juge du prix d’excellence Interact
Résultats engageants
Acadian Central a été vital pour les opérations chez Acadian Companies. Elles ont maintenant un moyen de transmettre de l’information à des milliers d’employés en quelques minutes.
Depuis le lancement complet le 19 avril 2017, il n’y a pas eu une journée (y compris les fins de semaine et les jours fériés) avec moins de 800 visiteurs uniques. Chaque jour, Acadian peut supposer qu’au moins 2 000 spectateurs uniques voient le contenu de leur intranet.
Les changements apportés à la page d’accueil de la division de la sécurité d’Acadian, qui dessert les inspecteurs, les formateurs, les sauveteurs, les agents de sécurité et les ambulanciers à distance, ont eu un impact significatif et mesurable. Davantage d’employés de la sécurité ne se contentent pas de consulter le contenu, mais passent réellement du temps à lire les articles et les documents ajoutés.
Avant l’initiative de personnalisation pour cette section particulièrement éloignée de la main-d’œuvre, l’organisation avait également du mal à faire en sorte que le personnel se connecte à l’intranet. En utilisant le rapport sur l’historique des connexions d’Interact, l’équipe a depuis suivi une augmentation des connexions, avec plus de la moitié de tous les employés de la division de la sécurité – dont beaucoup travaillent sans connexion Internet fiable – qui se connectent maintenant au moins une fois par mois.
Les utilisateurs montrent un intérêt particulier pour en savoir plus sur leurs collègues, les widgets Pleins feux sur les employés et SMS Standout continuant à attirer la majorité des interactions du personnel, y compris les commentaires et les likes. Acadian Central joue un rôle crucial dans la connexion de ces travailleurs hors ligne entre eux et avec l’organisation dans son ensemble.
« Depuis que nous avons apporté ces changements à la mi-2018, nous avons constaté une augmentation de 550 % des vues de la page d’accueil de la division, et les utilisateurs passent maintenant une minute et demie de plus sur la page à chaque session qu’avant les changements. »
– Beth Chiasson,Intranet & Stratège en marketing numérique
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