La leçon 4 : Introduction aux objets
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Introduction
Les bases de données dans Access sont composées de quatre objets : les tables, les requêtes, les formulaires et les rapports. Ensemble, ces objets vous permettent d’entrer, de stocker, d’analyser et de compiler vos données comme vous le souhaitez.
Dans cette leçon, vous apprendrez à connaître chacun des quatre objets et arriverez à comprendre comment ils interagissent les uns avec les autres pour créer une base de données relationnelle entièrement fonctionnelle.
Tables
À ce stade, vous devriez déjà comprendre qu’une base de données est une collection de données organisées en plusieurs listes connectées. Dans Access, toutes les données sont stockées dans des tables, ce qui place les tables au cœur de toute base de données.
Vous savez peut-être déjà que les tables sont organisées en colonnes verticales et en lignes horizontales.
Lignes et colonnes dans une table Access Dans Access, les lignes et les colonnes sont appelées enregistrements et champs. Un champ est plus qu’une simple colonne, c’est une façon d’organiser les informations selon le type de données qu’elles constituent. Chaque élément d’information d’un champ est du même type. Par exemple, chaque entrée dans un champ appelé Prénom serait un nom, et chaque entrée dans le champ appelé Adresse de rue serait une adresse.
Champs et noms de champs De même, un enregistrement est plus qu’une simple ligne ; c’est une unité d’information. Chaque cellule d’une ligne donnée fait partie de l’enregistrement de cette ligne.
Un enregistrement Notez comment chaque enregistrement couvre plusieurs champs. Même si les informations de chaque enregistrement sont organisées en champs, elles appartiennent aux autres informations de cet enregistrement. Vous voyez le numéro à gauche de chaque ligne ? Il s’agit du numéro d’identification qui identifie chaque enregistrement. Le numéro d’ID d’un enregistrement fait référence à chaque information contenue sur cette ligne.
Numéros d’ID d’enregistrement Les tables sont bonnes pour stocker des informations étroitement liées. Disons que vous êtes propriétaire d’une boulangerie et que vous avez une base de données qui comprend une table avec les noms et les informations de vos clients, comme leur numéro de téléphone, leur adresse personnelle et leur adresse électronique. Comme ces informations sont toutes des détails sur vos clients, vous les incluez toutes dans la même table. Chaque client sera représenté par un enregistrement unique, et chaque type d’information sur ces clients sera stocké dans son propre champ. Si vous décidiez d’ajouter des informations supplémentaires – par exemple, l’anniversaire d’un client – il vous suffirait de créer un nouveau champ dans la même table.
Formulaires, requêtes et rapports
Bien que les tables stockent toutes vos données, les trois autres objets – formulaires, requêtes et rapports – vous offrent des moyens de travailler avec elles. Chacun de ces objets interagit avec les enregistrements stockés dans les tables de votre base de données.
Formulaires
Les formulaires sont utilisés pour saisir, modifier et visualiser des enregistrements. Vous avez probablement dû remplir des formulaires à de nombreuses occasions, comme lors d’une visite chez le médecin, d’une demande d’emploi ou d’une inscription à l’école. Si les formulaires sont si souvent utilisés, c’est parce qu’ils constituent un moyen facile de guider les gens vers une saisie correcte des données. Lorsque vous saisissez des informations dans un formulaire en Access, les données vont exactement là où le concepteur de la base de données veut qu’elles aillent : dans une ou plusieurs tables liées.
Un formulaire Les formulaires facilitent la saisie des données. Travailler avec des tables étendues peut être déroutant, et lorsque vous avez des tables connectées, vous pouvez avoir besoin de travailler avec plus d’une à la fois pour entrer un ensemble de données. Cependant, avec les formulaires, il est possible de saisir des données dans plusieurs tableaux à la fois, en un seul endroit. Les concepteurs de bases de données peuvent même définir des restrictions sur les composants individuels des formulaires pour s’assurer que toutes les données nécessaires sont saisies dans le bon format. Dans l’ensemble, les formulaires aident à garder les données cohérentes et organisées, ce qui est essentiel pour une base de données précise et puissante.
Queries
Les requêtes sont un moyen de rechercher et de compiler les données d’une ou plusieurs tables. L’exécution d’une requête revient à poser une question détaillée à votre base de données. Lorsque vous construisez une requête dans Access, vous définissez des conditions de recherche spécifiques pour trouver exactement les données que vous voulez.
Les requêtes sont beaucoup plus puissantes que les simples recherches que vous pourriez effectuer dans une table. Alors qu’une recherche pourrait vous aider à trouver le nom d’un client de votre entreprise, vous pourriez exécuter une requête pour trouver le nom et le numéro de téléphone de chaque client qui a effectué un achat au cours de la dernière semaine. Une requête bien conçue peut donner des informations que vous ne pourriez pas trouver simplement en examinant les données de vos tables.
Conception d’une requête Rapports
Les rapports vous offrent la possibilité de présenter vos données sous forme imprimée. Si vous avez déjà reçu une impression informatique d’un horaire de cours ou une facture imprimée d’un achat, vous avez vu un rapport de base de données. Les rapports sont utiles car ils vous permettent de présenter les composants de votre base de données dans un format facile à lire. Vous pouvez même personnaliser l’apparence d’un rapport pour le rendre visuellement attrayant. Access vous offre la possibilité de créer un rapport à partir de n’importe quelle table ou requête.
Un rapport Mise en commun
Même si vous avez une bonne idée de la façon dont chaque objet peut être utilisé, il peut être initialement difficile de comprendre comment ils fonctionnent tous ensemble. Il est utile de se rappeler qu’ils travaillent tous avec les mêmes données. Chaque donnée qu’une requête, un formulaire ou un rapport utilise est stockée dans l’une des tables de votre base de données.
Les quatre objets d’accès Les formulaires vous permettent à la fois d’ajouter des données aux tables et de visualiser des données qui existent déjà. Les rapports présentent les données des tables et aussi des requêtes, qui recherchent et analysent ensuite les données dans ces mêmes tables.
Ces relations semblent compliquées, mais en fait elles fonctionnent ensemble si bien et si naturellement que nous ne remarquons souvent même pas que nous utilisons des objets de base de données connectés. Avez-vous déjà utilisé un catalogue électronique de cartes pour rechercher un livre à la bibliothèque ? Il y a de fortes chances que vous ayez saisi votre recherche dans quelque chose qui ressemble à ceci :
Un catalogue de cartes électroniques Lorsque vous avez effectué votre recherche, vous avez saisi vos termes de recherche dans un formulaire qui a ensuite créé et exécuté une requête basée sur votre demande. Lorsque la requête a fini de rechercher dans les tables de la base de données les enregistrements qui correspondaient à votre recherche, on vous a présenté un rapport qui tirait des informations de la requête et des tables associées – dans ce cas, une liste de livres correspondant à vos termes de recherche. Vous pourriez représenter les connexions entre les objets comme ceci:
Une recherche de livre. Les données soumises dans le formulaire sont utilisées dans une requête de base de données, qui tire ses données des tables pertinentes. Les résultats de l’interrogation sont présentés dans un rapport.
Disons qu’au lieu d’utiliser ces outils, vous deviez effectuer une recherche dans une table géante contenant tous les livres du système de bibliothèque. Les enregistrements pertinents seraient probablement répartis sur de nombreuses tables : une table pour les titres et les descriptions des livres, une table contenant des informations sur les livres enregistrés ou non, et une table avec chaque branche de la bibliothèque, pour n’en nommer que quelques-unes.
Vous devriez chercher dans au moins trois tables juste pour trouver un livre, apprendre son emplacement, et voir s’il est enregistré ! Il est facile d’imaginer à quel point il pourrait devenir difficile de trouver le bon livre. Si vous n’êtes pas prudent, vous pouvez même faire une erreur en supprimant ou en modifiant accidentellement un enregistrement. Il est facile de voir comment les objets de base de données rendent cette recherche beaucoup plus facile à gérer.
Dans notre leçon d’introduction aux bases de données, nous avons discuté du concept de base de données relationnelle, qui est une base de données capable de comprendre comment différents ensembles de données sont liés les uns aux autres. Des situations comme l’exemple ci-dessus sont exactement la raison pour laquelle les gens trouvent les bases de données relationnelles si utiles. Sans une base de données relationnelle, ce qui devrait être une tâche simple – rechercher un livre et voir s’il a été enregistré et où – devient incroyablement compliqué et long. Savoir comment utiliser les quatre objets Access peut rendre même les tâches compliquées assez conviviales.
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