Comment accuser réception d’un courriel de façon professionnelle

Il est vrai qu’accuser réception correctement des courriels d’affaires améliorera votre taux de réussite, en faisant des affaires au 21e siècle. Un nombre incalculable d’emails dans le monde des affaires est envoyé pour recevoir des informations, placer une demande, faire une plainte ou exécuter un plan. Pour accuser réception de ces variétés d’e-mails de manière professionnelle, vous devez les accuser réception en fonction de la demande de l’expéditeur.

Il existe des façons particulières d’accuser réception des e-mails que vous recevez de manière professionnelle. Notez ces dix conseils pour accuser réception d’un courriel en tant que propriétaire d’entreprise ou particulier.

1 – Apprécier l’expéditeur

L’appréciation est un associé de la reconnaissance. En tant que destinataire, vous pouvez gagner votre expéditeur en envoyant simplement une réponse  » merci  » pour accuser réception de l’email. Par exemple, votre client a envoyé un courriel de plainte. La première étape pour gagner un tel client n’est pas une réaction mais une appréciation. Vous pouvez envoyer un email comme ceci :

Exemple I – Accuser réception d’un email de manière professionnelle

‘Merci, nous avons reçu votre email.’

Les emails qui apprécient un expéditeur créeront certainement une impression que le récepteur n’est pas un snob.

2 – Soyez direct

Soyez direct lorsque vous voulez accuser réception d’un email de manière professionnelle. Faites des déclarations claires et soyez précis. Accusez réception du courriel en tant qu’individu ou représentant d’une entreprise.

3 – Travaillez le point focal

Le point focal du courriel que vous avez reçu doit être travaillé de manière adéquate pour montrer que vous accusez réellement réception du courriel. Vous pouvez recréer les points focaux en fonction des informations supplémentaires que vous souhaitez joindre en réponse à votre expéditeur.

4 – Envoyez un message limité dans le temps

Une entreprise peut révéler son niveau d’efficacité et d’efficience par sa réponse aux e-mails des clients.

Dans le cas où un client envoie un e-mail de plainte, vous pouvez accuser réception de l’e-mail en envoyant un délai sur le moment où les problèmes soulevés seront traités. Vous trouverez un exemple plus loin dans ce post.

Si vous recevez un courriel auquel vous ne pouvez pas répondre rapidement, accusez réception du courriel et indiquez à l’expéditeur le moment où la question sera traitée.

5 – Présentation polie

Le dicton « il y a deux côtés à une pièce de monnaie » confirme le fait que les conditions des choses peuvent être positives ou négatives.

Votre réponse à un courriel devrait être basée sur l’information que le courriel présente. L’information peut être soit positive, soit négative. Accuser réception d’un courriel ne devrait pas refléter des émotions de colère et de frustration. Présentez votre accusé de réception de l’email poliment pour montrer que vous tenez compte des points de vue de votre expéditeur.

6 – Donnez les suggestions nécessaires

Il arrive qu’un destinataire accuse réception d’un email parce que les problèmes ne sont pas tels qu’ils peuvent être réglés par un email. Dans des cas de cette nature, donnez les suggestions nécessaires sur la façon de résoudre les problèmes soulevés par l’expéditeur. Il peut être demandé à l’expéditeur de venir dans l’entreprise ou de rencontrer quelqu’un. Ces suggestions doivent être clairement énoncées.

Exemple II – Accuser réception d’un courriel de manière professionnelle

Cher John,

Nous regrettons que vous ayez eu des problèmes avec le transfert d’argent que nous envoyons sur votre compte bancaire. Vous devrez peut-être vous rendre à votre banque pour résoudre ce problème. Demandez à votre chargé de compte de nous écrire via notre email de support client, et il ou elle devrait citer votre identifiant d’affilié pour nous permettre de vérifier votre identité.

Si cela ne résout pas ce problème, veuillez nous le faire savoir afin que nous puissions prendre d’autres mesures. Merci.

Regards,

7 – Répondez aux questions

Il y a des emails qui sont remplis de questions. Vous pouvez accuser réception de ces courriels en donnant des réponses à ces questions sans en exempter aucune. Si vous ne pouvez pas répondre rapidement à ces questions, donnez simplement un délai dans lequel les réponses seront envoyées.

Parfois, il y a des questions qui nécessitent des réponses urgentes. Pour les questions de cette nature, les réponses doivent être données sans délai.

8 – Impliquer l’expéditeur

Il y a des courriels qui nécessitent que vous impliquiez l’expéditeur. C’est parce que l’expéditeur vous a apporté une contribution positive et que vous souhaitez accuser réception de sa contribution positive. L’impliquer en lui donnant la possibilité de poser des questions dans les courriels suivants ou de faire certaines demandes est une façon d’impliquer l’expéditeur.

Vous pouvez également impliquer l’expéditeur en l’informant qu’il peut envoyer ses commentaires sur les activités auxquelles il a contribué par le biais du courriel que vous avez reçu.

Exemple III – Accuser réception d’un courriel de façon professionnelle

Hi James,

Merci pour une réponse rapide. Je suis heureux que vous ayez trouvé l’application web très utile. Vous allez certainement découvrir plus de fonctionnalités au cours des prochains jours.

N’hésitez pas à me contacter pour une demande de fonctionnalité, une suggestion ou une plainte à tout moment. Je serai très heureux de vous aider de quelque manière que ce soit.

Best regards,

9 – Mettez en évidence le caractère unique de votre expéditeur

Vous pouvez recevoir un courriel qui montre les capacités de l’expéditeur, par exemple, un courriel qui traite de la demande d’emploi avec le curriculum vitae de l’expéditeur en pièce jointe. Votre accusé de réception d’un tel courriel devrait indiquer les réalisations professionnelles de l’expéditeur pour souligner le fait que le CV de l’expéditeur a été vérifié et que l’entreprise respecte les réalisations de l’expéditeur.

Exemple III – Accuser réception d’un courriel de manière professionnelle

Chère Ruth,

Nous sommes heureux que vous soyez intéressée à travailler avec notre entreprise. Nous sommes ravis que vous ayez obtenu votre MBA à un si jeune âge.

Votre CV a été transmis à notre département des ressources humaines. Vous pouvez nous contacter si vous ne recevez pas de message de leur part dans les cinq prochains jours ouvrables.

Nous vous souhaitons le meilleur pour votre candidature.

Regards,

10 – Informations détaillées

Des informations détaillées doivent être fournies dans les accusés de réception pour éviter toute confusion. Vous devriez accuser réception du courriel de l’expéditeur en fournissant quelques informations détaillées telles que les dates auxquelles les procédures nécessaires seront effectuées.

Par exemple, un accusé de réception pour un entretien d’embauche devrait donner des informations détaillées sur la date de l’entretien, l’heure et le lieu.

Après qu’une entreprise ait envoyé des courriels à ses clients demandant le niveau de satisfaction de ses clients sur ses biens et services, un client peut envoyer un courriel d’accusé de réception pour apprécier les services de l’entreprise. Le client doit fournir des informations adéquates telles que des produits spécifiques qui font que les services de l’entreprise méritent l’email d’appréciation.

Conclusion

En conclusion, gardez à l’esprit que l’importance d’accuser professionnellement réception des emails ne peut être surestimée. Le fait de le faire en permanence vous aidera à vous démarquer de la meute des concurrents et à faire revenir vos clients.