Étapes de la configuration des paiements ACH
- Constituer votre compte.
- Choisir un processeur de paiement ACH.
- Remplir les documents d’accompagnement.
- Comprendre les différents types de paiements ACH.
- Choisir la bonne classe d’entrée.
- Lire les modalités de paiement ACH & conditions.
ACH signifie « Automated Clearing House ». Lorsque les paiements ACH sont traités, cela signifie qu’ils sont passés par la Chambre de compensation automatisée dans le but de déplacer de l’argent d’un compte à un autre en utilisant une méthode de traitement électronique.
Les entreprises récoltent de nombreux avantages lorsqu’elles effectuent des paiements ACH. Non seulement cela simplifie leurs pratiques commerciales, mais cela a également le potentiel d’améliorer l’expérience utilisateur.
En 2016, le nombre de paiements traités par l’ACH a atteint 25,5 milliards et a entraîné le transfert de plus de 43 000 milliards de dollars. Si vous voulez apprendre à mettre en place des paiements ACH, nous avons élaboré un guide utile en six étapes pour vous guider dans le processus.
Débutez par la configuration de votre compte
Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous opérez, effectuer des paiements ACH a le potentiel d’augmenter les revenus. Les paiements ACH s’accompagnent généralement de frais de transaction plus faibles par rapport aux virements électroniques.
Faire des paiements ACH est particulièrement bénéfique lorsque des fournisseurs et des partenaires importants. Par exemple, offrir un choix de méthode de paiement aux partenaires privilégiés peut améliorer la relation et entraîner une meilleure rétention.
Avant de pouvoir configurer un compte de paiement ACH, cependant, vous devrez choisir un processeur de paiement, ce qui nous amène à l’étape suivante.
Choisir un processeur de paiement ACH
Vérifiez avec votre banque pour déterminer ses frais de traitement ACH. Vous pouvez trouver qu’il est plus efficace de se connecter avec un opérateur ACH ou une solution d’automatisation des payables. Comparer les détails des fonctionnalités et le flux de travail de trois ou quatre opérateurs différents est un excellent moyen de choisir celui qui peut le mieux répondre à vos besoins.
Remplir la paperasse
Vous allez en apprendre beaucoup sur le fonctionnement des paiements ACH lorsque vous remplirez les documents d’accompagnement pour les effectuer.
Pour faire simple, les paiements ACH fonctionnent en transférant électroniquement de l’argent d’un compte à un autre. Si vous payez déjà vos fournisseurs par chèque ou par virement, proposer ACH est simplement une amélioration de votre processus actuel.
Les paiements ACH permettent de gagner beaucoup de temps lors du paiement de services. Pour ceux qui acceptent les paiements, cela peut entraîner une réduction du temps de traitement et des frais par rapport aux virements ou aux chèques. En tant que payeur, il vous donne l’avantage de pouvoir effectuer des paiements aux fournisseurs sans avoir à saisir les informations de compte du fournisseur encore et encore. Vous pouvez effectuer des paiements ACH sur une base unique ou récurrente.
Voici un aperçu du fonctionnement des paiements ACH :
- Le donneur d’ordre du paiement initie le paiement ACH en donnant la permission que la transaction ait lieu.
- L’institution financière dépositaire originaire (ODFI), qui est votre banque ou l’opérateur ACH, enregistre l’entrée de la transaction ACH.
- À un moment de la journée, l’ODFI enverra un lot de demandes ACH à la Chambre de compensation automatisée ou à la Réserve fédérale. La plupart des ODFI envoient entre un et trois lots par jour.
- L’entité qui reçoit les lots accepte les demandes et les traite. Une fois traitées, les demandes sont transmises aux institutions financières dépositaires réceptrices (IFDR) ; ce sont vos fournisseurs ou vos employés.
- Un crédit apparaît sur le compte de l’IFDR dans un délai d’un à deux jours, et un débit apparaîtra sur le compte du payeur (votre) pour montrer que les fonds ont été déduits.
Comprendre les types de paiements ACH
Il existe quatre types de base de transactions ACH. Dans l’industrie financière, ces types sont appelés classes d’entrée. En tant que petite entreprise, vous devrez connaître ces types pour vous assurer que vous avez une compréhension approfondie du fonctionnement des paiements ACH.
- PDD : Cela signifie qu’il y a eu une permission écrite du payeur pour que les fonds soient débités électroniquement de son compte. La rédaction d’un chèque ne sera pas considérée comme une permission lors de la réalisation d’une transaction PDD.
- WEB : Lorsque le payeur donne la permission par Internet de faire débiter les fonds par voie électronique, on parle d’une transaction WEB ACH. Un langage d’autorisation spécifique sera utilisé dans le processus de permission, et ce langage doit être facilement et clairement compris par le payeur.
- TEL : Avec ce type de transaction, le payeur donne la permission par téléphone que les fonds soient débités de son compte. Lorsqu’un paiement ACH TEL a lieu, la permission doit être enregistrée à des fins de vérification.
- ARC et BOC : Avec ces types de paiements ACH, un chèque écrit constitue une permission – cependant, le payeur doit être informé que le chèque papier a le potentiel d’être converti dans le but d’effectuer une transaction ACH.
Choisir la bonne classe d’entrée
Les entreprises doivent se familiariser avec les différentes classes d’entrée avant de traiter les paiements ACH. Il est généralement préférable de choisir un prestataire de services qui vous familiarisera avec la façon de traiter correctement les paiements.
Par exemple : Si un payeur fournit un chèque valide et qu’il est traité comme un paiement PDD et que la transaction est contestée, le processeur de paiement penchera en sa faveur parce que la bonne classe d’entrée n’a pas été utilisée. Au lieu de PDD, l’opération aurait dû être traitée comme un paiement ARC ou BOC ACH. Il existe plus d’une douzaine d’autres classes d’entrée que celles énumérées ci-dessus.
Toujours lire les termes et conditions des paiements ACH
Une autre façon d’apprendre comment les paiements ACH fonctionnent est de lire les termes et conditions des paiements ACH. Si vous choisissez de vous associer à un opérateur ACH, il y aura un écrit détaillé dans un langage facile à comprendre qui décrit entièrement le fonctionnement du processus et ce à quoi vous pouvez vous attendre. Il détaillera également les étapes que vous pouvez suivre pour en savoir plus si vous avez des questions ou des préoccupations.
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension du fonctionnement des paiements ACH et de la façon de les mettre en place, vous aurez besoin de repérer les fournisseurs qui les acceptent. Pour la plupart des entreprises, effectuer des paiements ACH est un excellent moyen de réduire les dépenses de traitement des paiements.