Comment créer un formulaire de demande de projet (et pourquoi votre entreprise en a besoin)

Que vous ayez déjà réalisé un projet cent fois auparavant ou que vous soyez confronté à un nouveau défi, le fait de disposer d’une sorte de formulaire formel de demande de projet empêche toute l’opération de descendre dans un jeu de téléphone cassé et de ressources gaspillées.

Quoi qu’il en soit de la discipline de votre équipe, si tout ce qu’ils ont à faire quand vous demandez un projet est un vague message et leur mémoire des exigences, tôt ou tard vous aurez un problème. Soit un projet sera lancé qui ne vaudra pas votre temps, soit vos instructions seront perdues dans le ruissellement vers ceux qui prennent des mesures.

‘Alors qu’il était en manœuvre, un brigadier commandant une certaine brigade stationnée à Aldershot a passé le mot au colonel le plus proche de lui:

« L’ennemi avance par le flanc gauche. Envoyez des renforts. »

Au moment où il atteint l’extrémité du flanc droit, le message est reçu:

« Ennemi avançant avec des ham-shanks. Envoyez trois et quatre pence ! » – Garson O’Tool, relayant un cas réel de téléphone cassé de 1914

Même si l’objectif global ne se brouille pas avant d’atteindre les lignes de front, l’équipe qui reçoit la demande de projet a peu ou pas de chance de voir la situation dans son ensemble, ce qui l’éloigne des avantages que le projet pourrait apporter.

Donc, si vous préférez travailler sur vos projets les plus importants sans perdre de temps et de ressources, continuez à lire. Il est temps de créer un système d’entreprise pour organiser vos projets en demandes officielles et normalisées qui montrent exactement ce qu’est le projet, qui y travaillera, quand il doit être remis et quelles ressources y sont affectées. Il est temps de mettre en place un formulaire officiel de demande de projet.

Qu’est-ce qu’un formulaire de demande de projet ?

Les formulaires de demande de projet exposent les détails essentiels d’un projet, permettant à toutes les personnes impliquées de voir ce qu’il est, pourquoi il vaut la peine d’être réalisé, combien de temps il devrait prendre, quelles ressources y sont consacrées, etc. Si vous devez demander (ou si on vous a demandé) quelque chose qui va au-delà de l’emprunt d’un stylo, vous aurez tout à gagner à établir un formulaire de demande officiel pour vous assurer que rien n’est perdu ou oublié.

C’est aussi un excellent moyen d’empêcher les messages contradictoires de ruisseler dans votre entreprise.

Pensez aux formulaires de demande comme à des propositions de projet, mais au lieu de présenter un projet à votre manager, votre PDG ou vos parties prenantes, ce sont eux qui demandent que le projet soit réalisé. Les propositions demandent « pouvons-nous faire ceci ? » alors que les formulaires de demande vous disent « nous devons faire ceci ».

Ceci permet aux managers de définir exactement ce que doit être un projet, comment le réaliser, et de montrer la valeur prévue à tous ceux qui y travaillent, les motivant ainsi à accomplir le travail. Tout le monde sait ce que cela implique, et le projet peut donc être financé et achevé de manière fiable (et confiante).

En d’autres termes, chaque formulaire de demande de projet doit contenir suffisamment d’informations pour transmettre l’ensemble du projet aux équipes qui y travailleront, et aussi pour démarrer sans confusion. Il est inévitable que vous deviez partager des informations et des mises à jour au fur et à mesure que les choses avancent, mais au départ, cela devrait fournir tout ce dont tout le monde a besoin pour avancer.

Obtenez votre formulaire de demande gratuit

Avant d’entrer dans les détails lourds, si vous cherchez un formulaire gratuit que vous pouvez adapter et utiliser pour standardiser vos demandes, ne cherchez pas plus loin. Le modèle de formulaire de demande de projet ci-dessous vous permettra de soumettre des demandes de projet, d’assigner les membres de l’équipe appropriés, de suivre vos progrès, et plus encore en profitant du meilleur logiciel de documentation de processus sur le marché.

Pourquoi sont-ils importants ?

Les formulaires de demande de projet aident à la fois les personnes qui demandent le projet et celles qui vont y travailler en apportant de la clarté aux deux parties.

L’équipe qui travaille sur le projet pourra commencer dès qu’il sera approuvé plutôt que de perdre du temps avec des réunions supplémentaires, des chats dans Slack et une confusion générale. C’est l’une des meilleures façons de décrire clairement et de manière concise un projet et la façon de le démarrer.

Cette clarté, ainsi que les informations générales du formulaire de demande (telles que la date de fin prévue, la portée et le budget), aide également à planifier l’avancement du projet à l’avance et à fixer des délais plus petits, ce qui signifie qu’il est beaucoup plus susceptible de rester sur la bonne voie.

Pour ce qui est des personnes qui soumettent le formulaire de demande de projet, le document formel permet de s’assurer que tout projet demandé a une portée réaliste et vaut réellement la peine d’être ciblé. Le format standardisé permet de s’assurer que chaque angle est considéré, et que le coût est pesé par rapport aux gains prévus noir sur blanc, rendant la valeur du projet et de ses livrables claire comme de l’eau de roche.

Laisser l’équipe qui sera responsable du projet voir cela leur donnera également une chance d’exprimer toute préoccupation au sujet du projet avant que du temps ou des ressources ne soient dépensés sur celui-ci. Si quelque chose ne colle pas ou semble être une perte de temps, alors la question peut être discutée par toutes les personnes impliquées, et une décision éclairée peut être prise quant à savoir s’il faut poursuivre le projet, modifier le formulaire de demande, ou le supprimer et se concentrer sur autre chose à la place.

Comment créer un formulaire de demande de projet

Créer un formulaire de demande de projet utilisable n’est pas difficile. Rédiger un formulaire qui sera constamment utilisé et fournira toutes les informations dont votre équipe a besoin, ainsi que la motivation nécessaire pour respecter le calendrier et produire des résultats de haute qualité, est une toute autre affaire.

Heureusement, il y a quelques principes simples que vous pouvez suivre pour vous assurer que vous créez à la fois un formulaire de demande efficace sans rendre les choses inutilement fastidieuses et ennuyeuses. Principalement, vous devez :

• Décider d’un format cohérent
• Choisir un projet à demander
• Couvrir les détails de base dans votre demande
• Rester simple
• Faire en sorte que vos délais et les ressources dédiées soient raisonnables
• Avoir un système de soumission ou de rappel défini

Plongeons chacun de ces points un peu plus en détail.

Décider d’un format cohérent

Un peu comme lorsque vous apprenez à rédiger une procédure, vous devez d’abord décider d’un format fixe que votre formulaire de demande de projet suivra. Cela signifie que les projets peuvent être comparés et contrastés si vous ne savez pas lequel demander à une équipe ; le format unique permet de voir facilement l’investissement et la valeur projetée de tous les projets.

Avoir un format numérique (ou au moins une copie numérique) pour le formulaire est également un must, car cela fournira une ressource de référence qui peut à la fois être facilement référencée plus tard dans le développement du projet et peut être beaucoup plus facilement partagée entre les membres de l’équipe. Sans compter que si la demande doit être révisée, une seule copie numérique partagée (comme le modèle de plus haut dans ce post) est beaucoup plus facile à tenir à jour que de devoir imprimer et remplacer toutes les instances physiques.

Il n’y a pas de règle stricte pour ce que doit être votre format, mais tant qu’il vous permet d’inclure tous les détails pertinents, qu’il peut être facilement partagé et mis à jour, et qu’il est peu susceptible d’être supprimé ou perdu, vous devriez être prêt à partir.

Prendre un projet

Vous ne pouvez pas rédiger un formulaire de demande de projet avant d’avoir effectivement choisi un projet. Ici, il est intéressant d’avoir une sorte d’analyse préalable quant à la valeur des projets potentiels avant de commencer, car ce sera votre plus grand indicateur de ce qui vaudra la peine de travailler en premier.

En cas de doute, organisez une réunion avec quiconque sera impliqué dans le projet et discutez du temps et des ressources qu’il prendra par rapport aux avantages que vous recevrez et d’autres informations telles que les éléments sensibles au temps. Si vous en avez un qui est important, urgent, qui donnera un grand avantage à votre entreprise et qui ne prendra pas trop de temps à réaliser, c’est le projet que vous devriez demander en premier.

Couvrir les détails de base

Maintenant, il est temps d’enregistrer les détails de base de votre projet dans le formulaire de demande. Bien que ceux-ci changent légèrement en fonction de la nature et de la taille du projet, ainsi que des équipes impliquées et de la taille de votre entreprise, les questions de base auxquelles vous devez répondre sont les suivantes :

• Qu’est-ce que le projet ?
• Pourquoi est-ce important ?
• Qui y travaillera ?
• Comment sera-t-il accompli ?
• Quand sera-t-il achevé ?
• Qu’est-ce qui est nécessaire pour l’achever ?

La clé ici est de s’assurer que vous transmettez suffisamment d’informations pour permettre à chacun de poursuivre le projet tout en les convainquant des avantages qu’il apportera. Si votre équipe comprend l’importance de ses tâches (par exemple, par rapport au reste de l’entreprise ou même à sa propre équipe), elle est plus susceptible de terminer le projet à temps et avec une qualité élevée.

Cependant, cela ne signifie pas que vous avez le droit de gesticuler pendant des pages…

Restez simple

Le baiser de la mort pour tout processus, méthode ou demande documenté est de le rendre si excessivement détaillé que la personne qui le lit l’ignore complètement. Les gens ne veulent pas qu’on leur explique tous les tenants et aboutissants de ce qu’ils doivent faire – ils veulent juste que le travail soit fait et qu’il disparaisse.

En tant que tel, si vous ne gardez pas votre formulaire de demande simple en n’incluant que la vue d’ensemble de haut niveau du projet, le formulaire deviendra si long que tous ceux qui l’utiliseront prendront inévitablement des raccourcis. Au lieu de cela, mettez tout ce qu’ils ont besoin de savoir pour commencer à progresser, mais ne leur dites pas ce qu’ils savent déjà.

Gardez-le simple, gardez-le lisible, et surtout, gardez-le utile.

Faites des délais et des ressources raisonnables

Les délais chevauchent une ligne incroyablement fine entre pousser une équipe à l’épuisement et la laisser aller jusqu’à la léthargie, il est donc important d’en fixer qui mettent juste assez de pression pour encourager votre équipe à bien travailler. Il en va de même pour les ressources que vous affectez au projet – vous devez être raisonnable au lieu d’être avare ou de gaspiller.

Encore une fois, il n’y a pas de formule toute faite pour obtenir cet équilibre, mais avec les délais, essayez de viser un chiffre qui donne un peu de marge de manœuvre à vos équipes, mais pas au point de les rendre complaisantes. Si nécessaire, encouragez-les à diviser le projet en tâches plus petites avec des échéances plus rapides, car cela augmentera l’urgence du travail et aidera le projet à progresser à un rythme régulier.

En ce qui concerne les ressources, tout est soit quelque chose dont vous avez besoin, soit un investissement contre une récompense. Si c’est nécessaire, n’optez pas pour un substitut. Par exemple, si vous avez besoin d’engager un freelance pour gérer un travail pour lequel vous n’avez pas le talent, assurez-vous d’engager un bon freelance au lieu de lésiner sur le prix pour le plaisir (vous obtenez ce que vous payez).

S’il y a des ressources optionnelles qui pourraient améliorer la vitesse du projet ou la qualité finale, pesez-les par rapport à l’investissement qu’elles prendraient. Par exemple, si un outil particulier rendrait une tâche plus rapide et plus facile, mettez en balance cet avantage avec le coût de l’outil, ainsi qu’avec tout avantage permanent lié au fait d’y avoir accès. Si le compromis en vaut la peine, obtenez l’accès et incluez les détails de connexion dans le formulaire de demande de projet.

Mettez en place un système de soumission ou de rappel

Comme tout processus documenté, il ne sert à rien de créer un formulaire de demande si tout le monde va seulement l’ignorer. Vous devez donc vous assurer qu’il est visible et que le projet (ou plutôt les délais) ne sera pas oublié. La façon dont vous ferez cela dépendra largement de votre application de gestion de projet, mais au minimum, vous et toute autre personne impliquée devriez configurer des alertes pour vous rappeler avant la date limite finale.

Disons que, comme nous ici à Process Street, vous utilisez une sorte de système de calendrier pour gérer vos tâches (pour nous, c’est Trello). Dans ce cas, vous voudriez utiliser les informations du formulaire de demande de projet pour diviser le projet en échéances à travers votre calendrier, culminant à la date finale sur le formulaire.

Même si vous utilisez Google Calendar plutôt qu’une application payante fantaisie, vous devriez être en mesure de configurer des événements et des rappels pour vos différentes échéances. La mise en page naturelle du calendrier vous permettra de vérifier facilement quelles tâches doivent être faites, et quand elles doivent être faites par.

Générer automatiquement votre formulaire de demande de projet parfait

Comme tout document avec un format standard, vous pouvez créer automatiquement vos formulaires de demande de projet en utilisant Zapier. Puisque la seule chose qui change entre chaque formulaire est l’information (et non le format global), vous pouvez entrer les informations de votre projet dans un modèle, un questionnaire, ou n’importe quoi d’autre qui peut stocker les détails pertinents, puis demander à Zapier d’expédier le tout dans votre modèle de formulaire standard.

Pensez-y comme avoir un générateur de factures – Zapier peut détecter des informations comme le projet et la date d’échéance à partir de ce que vous utilisez pour les stocker, puis créer un document formaté par lui-même. Vous pouvez même lui demander de vous envoyer par email un lien vers le produit final pour vous éviter d’aller le chercher vous-même.

La façon la plus simple de mettre en place cette automatisation de processus est de noter les informations de votre projet en utilisant le modèle de formulaire de demande de projet fourni plus tôt dans le post. Vous pouvez ensuite utiliser un compte gratuit sur Zapier pour détecter les informations saisies dans Process Street et les expédier vers une application de création de formulaire de votre choix.

Pour en savoir plus, consultez notre ebook gratuit sur l’automatisation des processus métier.

Parfois, les plus petits changements peuvent faire une différence massive dans votre entreprise. Avoir un formulaire formel de demande de projet n’est peut-être pas l’aspect le plus glamour de votre entreprise, mais c’est l’un des moyens vitaux pour que votre entreprise reste cohérente et évite de gaspiller des ressources alors que vous continuez à vous développer.