Comptabilisation des contrats de service : Software Licenses & Leases

Parmi les nombreuses normes comptables nouvelles et mises à jour publiées ces dernières années, des changements importants ont été apportés à la façon dont les entreprises abordent les contrats de service. D’une part, les nouvelles directives sur la comptabilisation des contrats de location ont conduit les organisations à réexaminer les contrats de service qui peuvent contenir des contrats de location, ce qui rend plus complexe l’interprétation et la communication de ces accords. D’autre part, les nouvelles règles de comptabilisation de certains contrats de logiciels clarifient la façon dont les comptables doivent aborder ces accords.

Lisez la suite pour connaître les nouveaux changements et accéder à des outils gratuits pour vous aider à simplifier la conformité.

Comptabilisation des baux intégrés dans les contrats de service

En vertu des nouvelles normes de comptabilisation des baux ASC 842, IFRS 16 et GASB 87, les organisations doivent examiner leurs contrats de service (tels que la logistique, la sécurité et le stockage de données) et évaluer si ces accords contiennent des baux intégrés.

Il n’existe pas de raccourcis pour identifier les baux intégrés. Les contrats de service contiendront rarement les termes « bail » ou « location », ce qui rend le processus complexe, en particulier pour les entreprises ayant de gros volumes d’accords à évaluer. Dans une enquête de KPMG publiée pendant la période de transition des sociétés publiques vers la nouvelle norme, les répondants ont indiqué que l’identification des baux intégrés était l’un des aspects les plus difficiles de la transition.

Pour mieux comprendre comment les baux peuvent être intégrés dans les contrats, parcourons un exemple.

L’entreprise A a un contrat de services de sécurité avec ABC Security. ABC Security fournit des caméras, des moniteurs et des claviers pour les installations de l’entreprise. Le contrat stipule que l’entreprise A aura la pleine utilisation de l’équipement de surveillance d’ABC Sécurité. Le contrat énumère chaque article, avec un numéro d’identification, qui sera utilisé pour ce contrat.

L’entreprise A aura le plein contrôle de l’équipement de surveillance, et obtiendra substantiellement tous les avantages économiques de l’équipement de sécurité. La partie équipement de ce contrat répond à toutes les normes requises pour un bail intégré:

1. Les actifs sous-jacents sont spécifiquement identifiés.
2. L’entreprise A a le contrôle des actifs sous-jacents.
3. L’entreprise A obtient la quasi-totalité des avantages économiques des actifs sous-jacents.

Si vous cherchez un point de départ pour évaluer vos contrats, les accords de sécurité, de logistique et d’entreposage contiennent couramment des baux intégrés.

LeaseQuery offre un test de bail intégré pour évaluer chacun de vos contrats pour les baux intégrés:

Si vous trouvez un contrat qui contient un bail, utilisez notre traqueur d’actifs de bail pour garder un enregistrement détaillé. Nous avons également un tracker d’actifs de location spécifiquement pour les entités gouvernementales.

Les licences de logiciels sont-elles considérées comme des contrats de service en vertu de l’ASC 842, de l’IFRS 16 ou du GASB 87 ?

Les nouvelles règles de comptabilisation des locations soulèvent des questions sur le traitement des dépenses liées aux frais de logiciels en tant que service (SaaS) et aux licences de logiciels. De nombreux contrats de logiciels accordent aux clients le droit d’utiliser un actif incorporel. En raison de la formulation « droit d’utilisation », la confusion règne quant à savoir si ces contrats peuvent être considérés comme des locations. Selon les US GAAP, l’ASC 842 indique clairement que les actifs incorporels ne remplissent pas les conditions d’un contrat de location. Le GASB 87 exclut également les actifs incorporels.

Selon l’IFRS 16, les actifs incorporels (et donc les licences de logiciels) peuvent répondre aux qualifications d’un contrat de location. En tant que tel, le traitement des coûts associés à ces licences varie par rapport aux US GAAP. Pour les entreprises qui établissent des rapports selon les IFRS, il est vital de travailler avec vos auditeurs pour vous assurer que vous interprétez correctement les orientations.

Comptabilité des contrats de logiciels en tant que service – ce qui a changé

L’utilisation de logiciels basés sur le cloud était déjà en hausse avant la pandémie. Dans le sillage de COVID-19, le SaaS est devenu une ressource vitale pour le travail, l’école et même le divertissement. Avec autant d’organisations qui investissent dans l’informatique en nuage, il est important de se mettre à jour sur les directives de comptabilisation de ces contrats.

Les directives mises à jour, FASB Subtopic ASC 350-40, Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contact (ASC 350-40), sont entrées en vigueur le 1er janvier 2020 pour les sociétés publiques. Les entités non publiques sont tenues de suivre les nouvelles directives pour toutes les périodes de déclaration annuelle commençant après le 15 décembre 2020.

Avant la publication de l’ASC 350-40, deux traitements comptables différents pour les contrats de logiciels existaient :

1. Contrats contenant une licence de logiciel : les organisations pouvaient capitaliser le coût de la licence de logiciel et ses coûts de mise en œuvre.
2. Contrats de logiciel de service seulement : les directives étaient un peu plus floues.

Avec les contrats de cloud computing, souvent l’acheteur achète un service, et non une licence. En raison d’un manque de clarté dans les directives, il était courant de traiter tous les coûts liés à ces contrats comme des dépenses engagées, ce qui a conduit les organisations à manquer l’opportunité de capitaliser certains frais.

En conséquence, l’achat de logiciels sur site semblait être une décision plus attrayante pour le résultat net d’une entreprise. Mais l’achat d’un produit SaaS peut avoir des avantages considérables qui éclipsent les préoccupations liées au compte de résultat. Le FASB, reconnaissant en partie que le manque de clarté de la norme affectait injustement ces décisions d’achat, a publié l’ASC 350-40. Les nouvelles directives clarifient le traitement des accords de cloud computing – ceux qui incluent et ceux qui n’incluent pas de licences de logiciels. Lisez notre blog fournissant une explication plus approfondie de la nouvelle orientation, ainsi qu’un exemple étape par étape de la comptabilisation des contrats de service, y compris les écritures de journal.

Comptabilisation des accords de technologie de l’information par abonnement pour les entités gouvernementales

Similairement aux organisations privées, les entités gouvernementales varient considérablement dans leur approche de la comptabilisation des contrats de cloud computing. En 2020, le GASB a publié le Statement No. 96, Subscription-Based Information Technology Arrangements, (GASB 96) qui est la première orientation pour les rapports des gouvernements étatiques et locaux sur les contrats de logiciels. Les nouvelles règles sont en vigueur pour toutes les périodes de reporting commençant après le 15 juin 2022.

Les orientations décrivent la définition d’un arrangement de technologie de l’information basé sur l’abonnement (SBITA) comme « un contrat qui transmet le contrôle du droit d’utiliser le logiciel informatique d’un fournisseur SBITA, seul ou en combinaison avec des immobilisations corporelles (les actifs informatiques sous-jacents), comme spécifié dans le contrat pour une période de temps dans un échange ou une transaction similaire à un échange. » Pour déterminer facilement si vos contrats répondent à la définition, utilisez notre outil gratuit d’identification des SBITA.

Les exigences en matière de rapports décrites dans la GASB 96 reflètent celles de la GASB 87, les directives gouvernementales pour les rapports sur les baux. Les entités gouvernementales sont tenues d’enregistrer un actif d’abonnement au droit d’utilisation et un passif d’abonnement correspondant. La norme fournit également des orientations pour les décaissements, tels que les frais de mise en œuvre, afin de prévenir les disparités futures dans la façon dont les entités gouvernementales rendent compte des coûts non liés à l’abonnement.

Les IFRS et les contrats de cloud computing

À la différence du FASB et du GASB, l’IASB a décidé de ne pas ajouter la définition d’une nouvelle norme pour les contrats de cloud computing à son plan de travail. Le comité d’interprétation du conseil a déterminé que les directives actuelles offertes dans l’IAS 38, l’IFRS 15 et l’IAS 1 fournissent des directives suffisantes pour traiter les contrats SaaS, y compris les coûts de personnalisation et de configuration. Il s’agit d’une décision provisoire à l’ordre du jour, et le comité d’interprétation accepte les commentaires jusqu’au 15 février 2021.

Perspectives

Les modifications apportées par le FASB et le GASB à la comptabilisation des accords de cloud computing devraient offrir un certain soulagement aux comptables. Comme de plus en plus de logiciels sont hébergés dans le nuage, ces mises à jour permettent aux organisations de prendre des décisions éclairées concernant les investissements logiciels potentiels sans être gênées par la confusion sur le traitement comptable de l’achat.

À l’inverse, traiter les baux intégrés sur une base continue nécessitera plus de travail de jambe. Vous devrez mettre en place des processus vous permettant d’évaluer les nouveaux contrats et d’identifier les coûts de location et de non-location.

Les nouvelles normes pour le cloud computing offrent simplicité et clarté, tandis que les normes pour les locations rendent les choses plus compliquées. Les conseils donnent un peu et ils prennent un peu.