Pour une raison que je n’arrive jamais à comprendre, beaucoup de gens utilisent Wordsans jamais appliquer de styles pour faciliter la mise en forme. Ils zappent et font des changements de police et de paragraphe dans le menu Format ; et ajoutent des puces, des ombres, des onglets et des colonnes à la volée.
Mais si vous faites cela 20 fois dans un rapport avec chaque titre ou sous-titre et 50 fois pour tous vos paragraphes de texte, cela devient fastidieux et vous distrait de ce que vous écrivez et ralentit votre progression. Il est plus judicieux de rendre ce processus automatique et d’appliquer un style à votre texte qui est vraiment celui que vous voulez utiliser.
Lorsque vous tapez du texte, Word le stocke avec des informations de formatage. En bref, chaque fois que vous tapez du texte dans Word, vous utilisez un style. Si vous ne le modifiez pas, votre texte sera présenté en utilisant le style par défaut appelé Normal, qui, à moins que quelqu’un ne l’ait modifié, est défini en Times New Roman, 12 points. Dans Word 2003, lorsque vous apportez des modifications ad hoc à votre texte, de nouveaux styles sont créés au fur et à mesure. Word 2003 les appelle par des petits noms accrocheurs que vous pouvez voir dans votre liste de styles, des noms comme celui-ci :
Normal + Première ligne : .5″, Avant : 12 pt, Après : 12 pt.
En conséquence, ce bricolage impromptu avec le formatage peut faire de votre liste de styles un véritable petit déjeuner de chien (dont, par coïncidence, j’allais justement parler).
Configuration des styles
Un style est un paquet d’informations de formatage qui peut être appliqué au texte surligné autant de fois que nécessaire dans un document. Dans Word 2003, on peut faire apparaître ces styles dans le volet des tâches, comme le montre la figure 1, en cliquant surStyles et mise en forme dans le menu Format. La zone de liste Afficher située en bas du volet des tâches vous permet de sélectionner le sous-ensemble de styles que vous souhaitez afficher. Pour limiter le désordre que je dois regarder, je choisis généralement d’afficher Formatage disponible ou Formatage en cours d’utilisation.
Figure1 Afficher les styles de formatage dans le volet des tâches.
Sur la liste des styles, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur n’importe quel style et sélectionner Modifier pour changer ses spécifications. La boîte de dialogue Modifier le style apparaît (voir Figure 2),vous offrant des options de police, d’espacement et de justification afin que vous puissiez faire de ce style ce que vous voulez.
Figure2 Sélectionnez la police, l’espacement et la justification dans la boîte de dialogue Modifier le style.
N’oubliez pas que si vous cliquez sur le bouton Format dans cette boîte de dialogue, vous verrez un menu contextuel avec encore plus d’options pour modifier l’apparence du texte. Par exemple, vous pouvez sélectionner Police dans ce menu, ce qui fera apparaître une nouvelle boîte de dialogue avec quelques options de police supplémentaires parmi lesquelles vous pourrez choisir, ce qui fait de cette étape une excellente étape de notre discussion pour parler des polices et de ce qu’elles peuvent faire pour vous.