Contrôles internes des comptes créditeurs

Contrôles internes des comptes créditeurs

Les contrôles des comptes créditeurs sont conçus pour aider à atténuer le risque de perte dans la fonction des comptes créditeurs. Les contrôles des comptes fournisseurs sont répartis en trois catégories : l’obligation de payer, l’entrée des données des comptes fournisseurs dans le système et le paiement des fournisseurs.

Contrôles de l’obligation de payer

Approbation des factures

Avec ce contrôle, la personne qui a le pouvoir d’approuver le paiement signifie qu’elle approuve la facture du fournisseur. Ce contrôle est relativement faible si l’approbateur ne voit que la facture du fournisseur, car il n’y a aucun moyen de savoir si les biens ou les services ont été reçus, ou si les prix facturés étaient conformes à ce que le contrat stipule à l’origine. L’approbateur peut également vouloir savoir quel compte du grand livre général (GL) doit être débité.

Il est préférable que le personnel AP assemble la facture du fournisseur, autorise le bon de commande et la documentation de réception dans un paquet, puis tamponne la facture avec un bloc de signature. La facture doit également inclure le numéro de compte à débiter, puis l’approbateur doit l’examiner. Cette approche fournit à l’approbateur un ensemble complet d’informations avec lesquelles il peut travailler pour de meilleurs contrôles.

Approbation du bon de commande

Le service des achats émet un bon de commande pour tous les achats effectués par l’entreprise. Cette pratique permet essentiellement d’approuver toutes les dépenses avant qu’elles ne soient effectuées, ce qui peut empêcher certaines dépenses de se matérialiser. Puisque le contrôle exige une quantité décente de travail de la part du personnel des achats, ils demanderont probablement aux membres du personnel de demander des articles avec un formulaire formel de demande d’achat.

Utiliser l’approche de correspondance à trois voies

Quelqu’un dans le personnel des payables fera correspondre la facture du fournisseur au bon de commande et à la preuve de réception avant d’autoriser le paiement. Cette approche annule le besoin d’approbation de la facture car l’approbation est basée sur le bon de commande. Elle est meilleure que l’approbation basée uniquement sur le bon de commande car elle permet de vérifier la réception des biens ou des services. Mais ce processus peut être douloureusement lent et, s’il manque des documents, pourrait facilement s’effondrer. à moins que vous n’ayez un système électronique en place qui fait correspondre la facture du fournisseur avec la réception des marchandises contre le bon de commande.

Recherche de paiement en double

Avec un système informatisé, il y a une recherche automatique de numéro de facture en double, pour éviter les paiements en double. Cependant, si vous opérez encore avec un système manuel, c’est une tâche plus lourde et plus longue. Il faut en effet qu’un commis aux comptes créditeurs cherche dans le fichier des fournisseurs et dans celui des factures impayées pour voir si une facture reçue d’un fournisseur a déjà été payée. Dans de nombreuses situations, le volume des factures entrantes rend cette tâche difficile, ce qui les amène à abandonner l’identification des factures en double, ce qui signifie que payer les choses deux fois devient un risque accru.

« L’utilisation d’un système d’approvisionnement électronique qui s’intègre aux comptes fournisseurs facilite grandement la mise en œuvre des contrôles de l’obligation de payer. »

Contrôles de saisie des données

Il existe plusieurs façons de s’assurer que toutes les factures des fournisseurs se retrouvent dans le système, bien que chaque contrôle ait un niveau de réussite variable.

Enregistrement avant approbation

Ce contrôle met beaucoup l’accent sur le paiement des fournisseurs que sur l’obtention de l’autorisation de payer. Dans cette méthode, toutes les factures sont entrées dans le système ensemble, donc il est mieux utilisé lorsque les bons de commande sont utilisés pour autoriser les achats.

Enregistrer après approbation

Ce contrôle oblige le personnel AP à vérifier l’approbation de toutes les factures avant de l’entrer dans le système.

Utiliser les directives de numérotation des factures

Si l’un des plus grands problèmes de votre organisation est le paiement en double, alors il est important de vous assurer que vous utilisez un système pour vous assurer que les numéros de facture sont enregistrés correctement. Les systèmes électroniques vérifient les numéros de facture en double afin d’éviter les paiements en double, mais s’il y a une incohérence dans la façon dont ces numéros sont enregistrés, comme l’utilisation de 0000623 une fois et de 623 une autre fois, le système ne le signalera pas comme un double. Ce problème se pose également lorsqu’il y a des tirets dans le numéro de facture, car 123-456 pourrait être enregistré avec le tiret, ou comme 123456 dans le système.

Correspondance avec le budget dans les états financiers

Si les factures des fournisseurs sont incorrectement imputées au mauvais département, il est possible que le directeur du département qui regarde les états financiers trouve l’écart entre le montant imputé et le budget, le portant à l’attention du service comptable.

Contrôles des paiements

La majorité des contrôles énumérés ici s’appliquent aux paiements par chèque, puisque c’est encore le mode de paiement le plus courant. Dans le cas des paiements électroniques, ces contrôles ne sont pas aussi utiles, mais vous pouvez toujours suivre les paiements dans votre système comptable.

Split Check Printing and Signing Duties

Avec ce contrôle, une personne prépare les chèques, et une autre personne les signe. Cette deuxième paire d’yeux fournit une contre-vérification pour s’assurer que les fonds sont là pour le paiement, tout en maintenant un flux de trésorerie adéquat.

Stocker les chèques dans un endroit verrouillé

Tous les chèques non utilisés doivent être stockés dans un endroit verrouillé. Sinon, ils peuvent être volés et remplis frauduleusement, puis encaissés. Tout tampon de signature utilisé pour signer les chèques doit également être stocké dans un endroit verrouillé.

Suivre la séquence des numéros de chèques

Pour s’assurer qu’il n’y a pas de chèques manquants qui ne sont pas comptabilisés, de nombreuses entreprises choisissent de maintenir un journal qui comprend la gamme de numéros de chèques utilisés lors d’une exécution de chèques. Cela permet de déterminer si des chèques stockés ont disparu. Conservez le journal séparément des chèques non utilisés, pour éviter que quelqu’un ne vole le journal en même temps que les chèques.

Exiger la signature manuelle des chèques

En tant qu’entreprise, vous pouvez exiger que tous les chèques soient signés. Bien que cela semble être une bonne idée, c’est un contrôle faible car peu de signataires de chèques ne se plongent pas dans la raison pour laquelle le chèque est émis, et prennent rarement le temps de vérifier les montants payés. Si votre entreprise choisit d’utiliser plutôt un tampon ou une plaque de signature, il devient impératif de disposer d’un système de bons de commande solide. Cela permet au personnel des achats de devenir les approbateurs de facto des factures, car ils émettent des bons de commande au début du processus d’achat à paiement.

Exiger des signataires de chèque supplémentaires dans certaines conditions

Si le montant d’un chèque dépasse un certain seuil prédéterminé, exigez qu’une deuxième personne signe le chèque. Ce contrôle permet à plusieurs membres de l’équipe de haut niveau d’avoir la possibilité d’arrêter un paiement, en théorie. En réalité, l’introduction d’une étape supplémentaire dans le processus ne renforce pas le contrôle.

Des contrôles internes solides tout au long du processus de paiement sont la première étape vers la prévention d’erreurs coûteuses qui affectent votre résultat net. La rationalisation du service des comptes fournisseurs est une façon de capturer les escomptes de paiement anticipé, ce qui permet d’économiser de l’argent à réinvestir dans l’entreprise ou de capitaliser les profits.

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