August 6, 2015
Le but de ce message est de guider les administrateurs de compte (la personne qui a signé votre formulaire 471 de l’exercice 2015) à travers les étapes de la configuration des « utilisateurs » et/ou des « consultants » du personnel des écoles ou des bibliothèques dans leurs comptes EPC. (Si vous êtes la personne qui a signé votre formulaire 471 mais que vous n’avez pas encore reçu votre premier courriel de connexion EPC, appelez le Bureau du service à la clientèle de l’USAC au 888-203-8100. De même, si cette personne ne fait plus partie de votre école ou de votre bibliothèque, contactez le CSB pour changer le nom/les coordonnées de votre administrateur de compte). Deux guides étape par étape sont joints à ce message (Configuration des utilisateurs et Ajout de consultants) et un court tutoriel vidéo est disponible à l’adresse suivante : http://www.usac.org/sl/about/outreach/videos/EPC-Creating-a-New-User.aspx.
> Ajout d’utilisateurs de district EPC pour votre entité facturée (voir ci-dessous les instructions sur l’ajout de consultants)
(N’oubliez pas que seuls les utilisateurs administrateurs de comptes peuvent gérer les autres utilisateurs de leur organisation.)
1) Allez sur votre « Landing Page » (la meilleure façon est de cliquer sur le symbole USAC en haut à gauche) et cliquez sur Manage Users dans la barre d’outils en haut à droite.
2) Cliquez sur la case à côté du nom de votre entité facturée.
3) Cliquez sur « Create a New User » pour ajouter des employés d’école ou de bibliothèque en tant qu’utilisateurs EPC. Remplissez le formulaire avec toutes les données pertinentes
4) En bas de la page, vous devrez configurer les « autorisations d’utilisateur » pour chaque utilisateur. Il existe 3 types d’utilisateurs :
– Droits complets (peut créer/soumettre/certifier des demandes)
– Droits partiels (peut créer des demandes, mais ne peut pas frapper soumettre/certifier)
– Visualisation seulement
Pour appliquer les mêmes permissions à tous les formulaires, utilisez le menu déroulant Appliquer tout.
5) Cliquez sur « Continuer » puis « Soumettre » et confirmez à nouveau que vous voulez continuer.
6) Le nouvel utilisateur recevra un e-mail d’EPC pour aller configurer son compte EPC.
> Ajout d’une société de conseil
Si vous utilisez une société de conseil E-rate (même si c’est votre UI), vous devez lier votre entité facturée à cette organisation de conseil, puis ajouter le ou les consultants individuels au sein de cette organisation de conseil comme utilisateurs EPC. Et n’oubliez pas que seul l’administrateur du compte peut ajouter une société de conseil et des utilisateurs consultants individuels. Voici les étapes à suivre pour accomplir ces deux tâches :
> Relier un cabinet de conseil à votre organisation
1) Connectez-vous à votre compte EPC (https://portal.usac.org/suite). Si c’est la première fois que vous le faites, n’oubliez pas que votre nom d’utilisateur est votre adresse électronique. Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe ou si c’est la première fois que vous vous connectez, cliquez sur « Mot de passe oublié »
2) Depuis votre « page de destination », sélectionnez votre entité facturée (pas le nom d’une école, mais celui de votre district). Il se peut que vous deviez faire défiler la liste.
3) Cliquez sur « Actions connexes » dans la barre d’outils de gauche.
4) Sur la page suivante, choisissez « Gérer les relations de l’organisation » (qui est le 8e gras éclair dans la liste).
5) Sélectionnez « Ajouter un cabinet de conseil » et entrez autant d’informations que possible pour votre cabinet de conseil et cliquez sur Rechercher. Si vous n’obtenez aucun résultat, vous pouvez contacter l’organisme de conseil et demander son numéro d’enregistrement de consultant (CRN) ou le rechercher en utilisant le lien des cabinets de conseil à gauche de l’écran.
6) Cochez la case à gauche du nom du cabinet de conseil, puis cliquez sur Soumettre. Votre entité facturée est maintenant associée à ce cabinet de conseil.
B> Ajout d’utilisateurs de consultants EPC pour votre entité facturée
1) Allez sur votre « Landing Page » (la meilleure façon est de cliquer sur le symbole USAC en haut à gauche) et cliquez sur Manage Users dans la barre d’outils en haut à droite.
2) Cliquez sur la case à côté du nom de votre entité facturée.
3) Cliquez sur « Ajouter ou supprimer des utilisateurs existants » pour ajouter des noms de consultants spécifiques. Remarque : Le cabinet de conseil doit être lié à votre organisation avant que vous puissiez ajouter des consultants spécifiques.
4) Vous verrez une liste des Utilisateurs existants pour l’entité facturée. Sous cette liste, entrez le nom ou l’adresse électronique du consultant et cliquez sur Rechercher.
5) Sélectionnez le nom du consultant dans la liste et cliquez sur « Soumettre »
6) Après avoir ajouté le nom du consultant, vous devez configurer les « autorisations d’utilisateur » pour ce consultant en cliquant sur « Gérer les autorisations d’utilisateur. »
7) Il existe 3 types d’utilisateurs :
– Droits complets (peut créer/soumettre/certifier des demandes)
– Droits partiels (peut créer des demandes, mais ne peut pas frapper soumettre/certifier)
– Visualisation seulement
Pour appliquer les mêmes permissions à tous les formulaires, utilisez le menu déroulant Appliquer tout.
8) Le nouvel utilisateur recevra un e-mail d’EPC pour aller configurer son compte EPC.