Envisager un emploi de chef de bureau?

« Un chef de bureau est responsable de tout ce qui peut affecter la qualité de vie au bureau », déclare Jase Bergen, chef de bureau pour une société de divertissement à New York. « Si c’est cassé, vous avez intérêt à le réparer – pas d’excuses. Il faut simplement le faire. Et quand six choses tombent en panne en même temps, il faut garder son sang-froid et avoir la présence d’esprit de déterminer ce qui doit être réparé en premier. »

Peu de rôles font autant partie intégrante d’un bureau que celui du chef de bureau. Chargé de faire circuler l’information dans toute l’organisation, ainsi que de coordonner les efforts des fournisseurs, de la direction et du soutien, le chef de bureau s’assure que tout le monde travaille en tandem pour la réussite globale de l’entreprise. Seriez-vous à la hauteur de la tâche ?

La description d’un poste de chef de bureau comprend souvent l’établissement du prix des fournitures de bureau, la gestion de la paie, le contrôle de la petite caisse, la supervision du personnel de soutien et l’entrevue des candidats. Un directeur de bureau doit faire preuve d’un jugement sûr tous les jours, et toute défaillance peut signifier un licenciement.

Penser aux gens

L’équipement n’est pas la seule chose qui nécessite un entretien et un soutien réguliers dans une organisation. Une grande partie du travail d’un directeur de bureau consiste à motiver et à coordonner les autres pour s’assurer que tout le monde travaille ensemble de manière productive vers un objectif commun.

« L’astuce pour être un bon directeur de bureau est de gagner le respect des gens », dit Bergen. Cela signifie que votre personnel et vos gestionnaires doivent savoir qu’ils peuvent compter sur vous dans les moments difficiles pour faire ce qu’il faut pour tout le monde, à chaque fois. Parfois, cela se traduit par le fait de défendre ce que vous savez être juste, même si un collègue – ou votre patron – n’est pas d’accord avec votre décision.

« Votre réputation est tout », explique Bergen.

Satisfaction immédiate

Bien qu’un chef de bureau travaille souvent sous une grande pression en raison de l’ampleur de ses responsabilités, son niveau de satisfaction est également élevé. Dans une enquête menée en 2004 par l’Association internationale des professionnels de l’administration (IAAP), les gestionnaires de bureau ont déclaré que le fait de pouvoir voir immédiatement les résultats de leur travail se refléter dans l’augmentation de la productivité et de l’efficacité du bureau est ce qu’ils préfèrent dans leur travail.

Le gestionnaire de bureau idéal

Jack Deal, un psychologue comportemental spécialisé dans les questions d’affaires, a dressé la liste suivante des compétences indispensables au gestionnaire de bureau idéal.

• Compétences informatiques de premier ordre.
• Excellent comportement au téléphone.
• Compétences verbales : Si un cadre dirigeant ne peut pas bien s’exprimer, quel genre d’impression projettera-t-il ? Dans de nombreuses entreprises, la maîtrise d’une langue étrangère est également un atout.
• Bonnes compétences écrites : La capacité à utiliser une grammaire, une syntaxe et une logique appropriées lors de la rédaction est cruciale.
• Bonnes compétences organisationnelles : Ne pas être capable de trouver ou d’accéder efficacement à des informations importantes peut nuire à une entreprise.
• Qualités de leadership : Les gestionnaires de bureau devraient être en mesure de superviser les autres et avoir la volonté d’utiliser le pouvoir, mais sans en abuser.
• Une bonne éthique de travail : Arriver à l’heure et rester jusqu’à ce que le travail soit terminé est également important.
• Aptitudes au travail d’équipe : La capacité à partager l’information lorsque cela est pertinent et à aider à apporter des améliorations.

Breaking In

Si vous êtes un adjoint administratif intéressé à devenir un gestionnaire de bureau, vérifiez auprès de votre service des ressources humaines s’il existe des programmes de formation interne connexes. Selon l’IAAP, de nombreuses grandes entreprises offrent des cours de formation et de perfectionnement professionnel pour vous préparer à la gestion de bureau.

Le gestionnaire autodidacte

Les adjoints administratifs peuvent également développer des compétences de gestion par eux-mêmes, et beaucoup d’entre eux acquièrent ces compétences au travail, selon Annette Dubrouillet, présidente et propriétaire de Continuum à Springfield, en Virginie.

Consultante, conférencière et coach personnel qui travaille régulièrement avec des professionnels de l’administration, Mme Dubrouillet conseille aux adjoints administratifs de développer des compétences d’autonomisation. « Les administrateurs doivent être responsables de leur propre développement professionnel, de leur propre santé mentale au sein de leur emploi et de leurs propres compétences, que ce soit par le biais du réseautage, de séminaires éducatifs ou de la recherche d’un coach », dit-elle.

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