Externalisation des comptes fournisseurs : Les avantages et les inconvénients

Gérer vos relations avec les vendeurs et les fournisseurs est déjà un défi.

Lorsque des complications surviennent dans vos processus de comptes créditeurs, elles peuvent entraver la croissance de votre entreprise.

Dans les pires scénarios, un processus de comptes créditeurs peu performant peut même constituer une responsabilité pour votre entreprise.

Pour ces raisons, de nombreuses entreprises tentent de rationaliser leurs opérations financières et comptables en adoptant et en intégrant des outils automatisés de comptes fournisseurs et en restructurant leurs processus internes pour un environnement commercial du 21e siècle.

Selon une étude, 78 % des entreprises les plus performantes avaient adopté la technologie de traitement des factures électroniques, contre seulement 38 % de leurs concurrents en difficulté. L’étude a également révélé que les services de comptabilité fournisseurs les plus performants qui s’appuyaient sur l’automatisation de l’approvisionnement au paiement (P2P) en tiraient la plus grande valeur stratégique.

Mais l’adoption d’une nouvelle technologie représente un tout nouveau défi en soi, surtout pour les petites et moyennes entreprises.

Défis actuels de la comptabilité fournisseurs

De nombreux services de comptabilité fournisseurs dépendent encore de systèmes hérités coûteux et lents comme la reconnaissance optique de caractères (ROC). Certains sont encore fortement dépendants des factures et des chèques papier. La reconversion de leur main-d’œuvre et la refonte de leurs processus internes sont des perspectives coûteuses et lourdes, si bien qu’elles sont remises à plus tard.

Cependant, les entreprises qui peuvent intégrer l’automatisation, la facturation électronique et d’autres outils d’efficacité prendront l’avantage sur leurs concurrents. Elles annuleront même bon nombre des problèmes qui ont affligé les départements de comptabilité fournisseurs pendant des décennies.

Pour acquérir les ressources nécessaires à la rationalisation de leurs processus internes, les petites et moyennes entreprises se tournent souvent vers des sociétés d’externalisation des comptes fournisseurs pour combler le vide. Cette approche présente des avantages et des inconvénients.

Qu’est-ce que l’externalisation des comptes fournisseurs ?

L’externalisation des comptes fournisseurs est la pratique consistant à embaucher un tiers pour gérer les processus de comptes fournisseurs de votre organisation. Les fournisseurs de comptes fournisseurs viennent entièrement équipés avec les outils, les compétences et la technologie non seulement pour gérer vos fonctions existantes de comptes fournisseurs, mais aussi pour intégrer de nouvelles capacités afin de vous donner un environnement plus rationalisé.

Les meilleurs fournisseurs ne se contentent pas de prendre en charge vos tâches de comptes fournisseurs. Ils les améliorent et les augmentent.

L’externalisation des comptes fournisseurs ne convient pas à tout le monde. Certaines entreprises traitent des données financières sensibles, ce qui rend difficile, voire impossible, de les confier à des tiers. D’autres entreprises préfèrent adopter de nouvelles technologies et de nouveaux processus en interne plutôt que de confier le contrôle de leurs opérations à une autre organisation.

Quoi qu’il en soit, les services d’externalisation des comptes fournisseurs peuvent être un avantage pour les entreprises qui n’ont pas le temps, les moyens ou les capacités de transformer leurs processus internes de comptabilité fournisseurs.

Les avantages de l’externalisation des processus de comptabilité fournisseurs

L’externalisation ne consiste pas seulement à transférer des tâches manuelles comme la saisie de données à un fournisseur externalisé. Selon la plupart des études de cas, les entreprises utilisent généralement l’externalisation des processus pour ajouter de la valeur à leurs activités et pour améliorer considérablement les AP.

Voici quelques-uns des avantages de l’externalisation.

Économies de coûts

La plupart des économies de coûts des comptes fournisseurs qui proviennent de l’externalisation sont le résultat de l’évitement des frais généraux.
L’embauche de nouveaux employés et la formation de vos employés existants pour suivre de nouvelles méthodes et utiliser de nouvelles technologies sont coûteuses, à la fois en termes de coûts monétaires et de temps. De plus, l’intégration d’une nouvelle technologie, bien que nécessaire, a un prix élevé.

Les coûts de traitement peuvent également s’accumuler. Selon une étude de l’American Productivity and Quality Center, les 25 % d’organisations les moins performantes interrogées payaient 10 $ ou plus pour chaque facture qu’elles traitaient. Pendant ce temps, les 25 % supérieurs pouvaient effectuer les mêmes tâches pour 2,07 $ ou moins.

Bien que certaines des différences liées à ces coûts soient basées sur les industries des organisations, les organisations qui avaient adopté l’automatisation des comptes fournisseurs avaient tendance à voir des coûts réduits.

Plus de ressources

Les fournisseurs de comptes fournisseurs externalisés ont toutes les ressources nécessaires pour optimiser votre processus, y compris des outils d’automatisation et de reporting. Au lieu de passer par le processus d’acquisition de ces outils eux-mêmes, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser pour avoir accès à leurs avantages à une fraction du coût.

Intégration du système comptable

Quel que soit votre système comptable actuel, les meilleures entreprises d’externalisation des comptes fournisseurs ont les outils pour s’y intégrer. Si vous en avez assez de votre système actuel, un fournisseur peut même vous aider à en embarquer un nouveau.
L’intégration facile vous aide à démarrer rapidement afin que vous puissiez voir la valeur immédiatement.

Résultats plus rapides

Si vous n’avez pas accès aux technologies qui vous donnent l’automatisation des comptes fournisseurs, les flux de travail et d’autres outils de gain de temps, votre fournisseur externalisé peut intervenir pour les fournir à une fraction du coût. Si vous dépendez encore de processus encombrants et de vieilles technologies, l’externalisation pourrait vous aider à voir des résultats plus rapidement et plus clairement.

Sécurité plus forte

Alors que le monde des affaires s’étend et que les chaînes d’approvisionnement s’étirent de plus en plus loin dans le monde, les paiements aux fournisseurs et autres prestataires de services deviennent encore plus compliqués. Même les petites entreprises doivent s’appuyer sur des fournisseurs dans de nombreux endroits pour livrer leurs produits et services aux clients.

Mais sans les bons outils d’efficacité et de reporting, le risque de fraude sur les paiements et de non-conformité des fournisseurs augmente à mesure que les entreprises se développent.
En fait, selon l’enquête 2018 sur la fraude et le contrôle des paiements de l’Association des professionnels de la finance (AFP), 78 % de toutes les organisations interrogées ont été touchées par la fraude sur les paiements en 2017. Parmi celles qui ont été touchées par la fraude, 92 % ont déclaré que les attaques ont coûté collectivement au moins 0,5 % du chiffre d’affaires annuel de leur organisation.

Les entreprises de taille moyenne n’ont pas souvent le luxe d’employer une équipe robuste d’experts en sécurité, ni les ressources nécessaires pour mener des audits approfondis et éliminer les risques. Pour obtenir les outils et les compétences en matière de sécurité dont elles ont besoin, de nombreuses petites et moyennes entreprises font appel aux services d’externalisation d’experts en PA plus importants et plus sophistiqués.

Dans de nombreux cas, l’externalisation est le moyen le plus simple d’éliminer les factures, les chèques et les reçus papier. Le traitement du papier a longtemps été l’une des plus importantes sources de problèmes pour les professionnels de la comptabilité fournisseurs, notamment en termes de fraude.

Moins d’erreurs

Il n’y a rien de pire que de mener un audit de la comptabilité fournisseurs et de découvrir des erreurs. Les erreurs n’entraînent pas seulement des coûts. Selon les règles qui régissent votre secteur d’activité, les erreurs peuvent même entraîner des problèmes de conformité.

Même une petite erreur, comme un paiement inexact à un fournisseur, peut causer de graves problèmes lors d’un audit.

Les entreprises d’externalisation ne se contentent pas de suivre les meilleures pratiques lorsqu’elles font leur travail. Elles intègrent des technologies qui identifient les erreurs avant qu’elles ne deviennent des responsabilités.

Les inconvénients de l’externalisation des processus de comptabilité fournisseurs

Malgré la myriade d’avantages de l’externalisation de vos processus de comptabilité fournisseurs, ce n’est peut-être pas le meilleur choix pour vous. Il se peut que vous ayez des hésitations à travailler avec un tiers, ou que ce ne soit pas un choix raisonnable dans votre secteur d’activité.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir éviter l’externalisation.

Surmonter le contrôle

Les entreprises qui ont l’habitude de faire les comptes fournisseurs en interne sont également habituées à un certain niveau de contrôle. Si vous supervisez le département AP, par exemple, vous pouvez apprécier le fait que vous pouvez entrer dans une pièce et parler avec votre personnel quand vous le souhaitez.

Lorsque vous externalisez, vous n’avez pas autant de visibilité sur le processus, ni autant de contrôle sur la façon dont le processus fonctionne.

Préoccupations relatives à la vie privée

Inévitablement, l’externalisation vous oblige à remettre des données à un tiers. Ces données sont ensuite stockées sur leurs serveurs internes ou dans un centre de données via le cloud. Selon votre secteur d’activité, vous devrez peut-être respecter des normes rigoureuses en matière de protection de la vie privée pour éviter les amendes et autres sanctions.

Avant d’externaliser la PA, examinez la politique de confidentialité et les mesures de sécurité des données de votre fournisseur pour vous assurer qu’elles répondent à vos normes. Si vous traitez des données financières sensibles, des informations sur les droits réservés ou d’autres données exclusives, assurez-vous que votre fournisseur externalisé est à la hauteur de vos besoins en matière de confidentialité.

Défis de duplication

Les entreprises externalisent leurs opérations de comptes fournisseurs en partie pour avoir accès à de meilleurs outils et processus. Bien sûr, ce changement rapide des processus peut causer des problèmes en interne, surtout si vos employés sont habitués à vos anciennes procédures.

Dans ces cas, il y a parfois une possibilité que certaines entrées soient dupliquées. Avant d’externaliser, il est judicieux de former vos employés au nouveau processus afin qu’ils puissent travailler en tandem avec votre prestataire externalisé.