Pour les années de plan de prestations commençant en 2016, les grands employeurs applicables (ALE) peuvent être soumis à une pénalité fiscale en vertu de la section 4980H de l’Internal Revenue Code (IRC) si : 1) un employé à temps plein bénéficie d’un crédit d’impôt sur les primes ou d’une subvention pour le partage des coûts par le biais d’un Marketplace et 2) l’entreprise n’a pas offert de couverture minimale essentielle pour les soins de santé (qui répond aux exigences de valeur minimale et d’abordabilité de l’ACA) à au moins 95 % de ses employés à temps plein et de leurs enfants à charge jusqu’à l’âge de 26 ans. Le seuil d’offre de couverture était de 70 % des employés à temps plein pour les années de plan de prestations commençant avant 2016.
Afin d’éviter les pénalités potentielles, il est important que les ALE comprennent comment déterminer quels employés sont « à temps plein » en vertu de l’ACA et devraient être admissibles aux prestations.
Employé à temps plein
Un employé à temps plein est un individu dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il travaille au moins 30 heures par semaine. À cette fin, les « heures » comprennent chaque heure pour laquelle un employé est payé ou a droit à un paiement pour l’exécution de tâches pour l’employeur ou a droit à un paiement même si aucun travail n’est effectué (par exemple, vacances, congés de maladie).
Les employés ayant un horaire variable peuvent également être considérés comme des employés à temps plein admissibles aux avantages sociaux s’ils travaillent en moyenne 30 heures ou plus par semaine pendant une période de mesure rétrospective. Les employés temporaires (à court terme) et les employés saisonniers peuvent également être considérés comme des employés à temps plein.
Employés à heures variables
L’ACA définit un employé à heures variables si, sur la base des faits et des circonstances à la date de début de l’employé, un employeur ne peut pas déterminer si l’employé est raisonnablement censé travailler une moyenne d’au moins 30 heures par semaine pendant la période de mesure initiale parce que les heures de l’employé sont variables ou incertaines.
Il existe un certain nombre de facteurs à prendre en compte pour évaluer s’il est raisonnable de déterminer qu’un nouvel employé est un employé à horaire variable, notamment :
- Si l’employé remplace un employé qui était ou n’était pas un employé à temps plein,
- La mesure dans laquelle les employés occupant le même poste ou des postes comparables sont ou ne sont pas des employés à temps plein, et
- Si le poste a été annoncé, communiqué au nouvel employé ou autrement documenté (par exemple, par un contrat ou une description de poste), comme nécessitant des heures de service qui seront en moyenne de 30 heures de service ou plus par semaine ou de moins de 30 heures de service par semaine.
Aucun facteur n’est déterminant et d’autres facteurs peuvent être pris en considération.
Les EALE identifient les employés à horaire variable qui doivent être traités comme étant à « temps plein » et admissibles aux avantages sociaux en:
- Calculant la moyenne des heures hebdomadaires travaillées au cours d’une période de mois spécifiée avec un recul (comme 6 ou 12 mois) qui est appelée période de mesure.
- L’immobilisation du statut des employés (éligibilité aux prestations « à temps plein » ou non éligibilité aux prestations) pendant une période ultérieure spécifiée de mois suivant la période de mesure, qui est la période de stabilité. Le statut d’admissibilité aux prestations de l’employé est basé sur le calcul de la période de mesure et est verrouillé pour toute la durée de la période de stabilité, quel que soit le nombre d’heures que l’employé travaille réellement pendant la période de stabilité.*
*Bien que les heures travaillées pendant la période de stabilité n’affectent pas le statut de l’employé pendant qu’il est verrouillé pendant la période de stabilité, ces heures seront comptées dans le cadre de la période de mesure suivante. Les changements dans les heures hebdomadaires moyennes travaillées au cours des périodes de mesure futures peuvent modifier le statut d’admissibilité aux prestations d’un employé au cours des périodes de stabilité ultérieures.
Employés saisonniers
En vertu des règlements définitifs publiés par l’IRS et le département du Trésor en février 2014, les nouveaux employés saisonniers sont traités de la même manière que les nouveaux employés à heures variables selon la méthode de la période de mesure rétrospective. Pour être considéré comme saisonnier, un employé doit être embauché dans un poste pour lequel l’emploi annuel habituel est de six mois ou moins. « Habituel » signifie que :
- De par la nature du poste, un employé travaille habituellement pendant une période de six mois ou moins, et
- La période d’emploi doit commencer chaque année civile à peu près à la même période de l’année, comme l’été ou l’hiver.
Un ALE (qui utilise la méthode de mesure rétrospective) ne sera généralement pas redevable des pénalités de responsabilité partagée de l’employeur de l’ACA s’il n’offre pas de couverture santé aux employés saisonniers au cours d’une période de mesure initiale, même si ces employés finissent par travailler des heures à temps plein au cours de cette période de mesure (sauf si une période de mesure rétrospective à cycle court est utilisée et que ces employés restent employés dans la période de stabilité ultérieure). Les ALE appliqueront la période de mesure initiale aux employés saisonniers, même s’il est prévu qu’ils travaillent plus de 30 heures par semaine au moment de leur embauche.
Dans certains cas inhabituels, un employé peut toujours être considéré comme un employé saisonnier même si l’emploi saisonnier est prolongé au cours d’une année particulière au-delà de ce qui est habituel. Par exemple, si les instructeurs de golf d’un centre de villégiature ont une période habituelle d’emploi annuel de six mois, mais qu’on leur demande, au cours d’une année particulière, de travailler un mois supplémentaire en raison d’une saison exceptionnellement longue, ils seraient encore considérés comme des employés saisonniers.
Les termes « employé saisonnier » et « travailleur saisonnier » sont utilisés dans les dispositions sur la responsabilité partagée des employeurs dans deux contextes différents. Le terme « employé saisonnier » est pertinent pour déterminer le statut d’un employé en tant qu’employé à temps plein selon la méthode de mesure rétrospective. Le terme « travailleur saisonnier » est pertinent pour le calcul de l’ALE (veuillez vous référer à la fiche d’information de l’ACA : Calcul de l’ALE).
Employés temporaires/à court terme
Les employés temporaires (appelés employés à court terme dans le cadre de l’ACA) sont les employés embauchés dans un poste dont la durée est inférieure à 12 mois. L’IRS a confirmé qu’il n’existe pas d’exemption au titre des pénalités de la section 4980H de l’IRC pour les employés temporaires et à court terme (à moins que l’employé ne réponde à toutes les exigences relatives aux employés saisonniers, comme indiqué ci-dessus).
Si les employés temporaires/à court terme ne répondent pas aux exigences relatives aux employés saisonniers et s’il est prévu qu’ils travaillent plus de 30 heures par semaine, alors, en vertu des règles applicables de l’ACA, ils doivent être classés comme des employés à temps plein, admissibles aux avantages sociaux.
Les entreprises peuvent exclure les heures travaillées dans des circonstances limitées:
Les entreprises ne sont pas tenues de compter ou de suivre les heures travaillées dans les circonstances limitées suivantes:
Employés bénévoles
Les règlements définitifs excluent les heures travaillées en tant que « bénévole bona fide ». Les bénévoles bona fide comprennent tout bénévole qui est :
A. Un employé d’une entité gouvernementale ou d’un organisme exonéré d’impôt;
B. Dont la seule compensation de cette entité ou de cet organisme est :
a. sous la forme d’un remboursement (ou d’une allocation) des dépenses raisonnables encourues dans l’exécution des services bénévoles, ou
b. des avantages raisonnables (y compris des récompenses pour la durée du service) et des honoraires nominaux habituellement payés par des entités similaires dans le cadre du service bénévole.
Employés étudiants
Les entreprises ne sont pas tenues de compter les heures de service effectuées par des étudiants dans des postes subventionnés par le programme fédéral d’études professionnelles ou des programmes d’État similaires. Cependant, toutes les heures de service pour lesquelles un étudiant employé d’un organisme d’enseignement (ou d’un employeur externe) est payé ou a droit à un paiement à un titre autre que par le biais du programme fédéral ou étatique d’étude du travail doivent être comptées comme des heures de service aux fins de la détermination de l’admissibilité aux avantages sociaux.
Enseignants et professeurs auxiliaires
Les enseignants et les professeurs auxiliaires présentent des défis puisque la rémunération n’est généralement pas directement liée au nombre d’heures qu’ils travaillent. Par exemple, la rémunération est souvent liée aux heures de classe et ne tient pas compte du temps basé sur les activités hors classe telles que la préparation des leçons, la correction des copies et des examens, ou le conseil aux étudiants.
L’IRS fournit une méthode sûre pour suivre les heures du personnel enseignant et du corps professoral auxiliaire jusqu’à ce que des directives supplémentaires soient publiées. Cette méthode crédite 2,25 heures de service pour chaque heure d’enseignement ou de cours. En d’autres termes, pour chaque heure d’enseignement en classe, l’entreprise crédite 1,25 heure supplémentaire pour des activités telles que la planification des cours et la notation. En outre, l’entreprise crédite une heure de service pour chaque heure supplémentaire que le membre du corps enseignant consacre à d’autres tâches non liées à la classe (comme les heures de bureau ou les réunions obligatoires du corps enseignant). Bien que cette méthode ne soit pas la seule méthode raisonnable pour comptabiliser les heures des professeurs auxiliaires, il est conseillé aux entreprises d’envisager d’utiliser cette sphère de sécurité jusqu’à ce que des directives supplémentaires soient publiées.