Il y a deux façons d’envoyer un transfert ACH de votre banque après avoir commencé votre paiement dans E-File et avoir un numéro d’identification unique pour votre paiement.
- En utilisant le site Web de votre banque OU
- En utilisant votre système comptable
Il est important de noter que pour l’une ou l’autre de ces méthodes, nous devons recevoir toutes les informations suivantes dans les champs corrects pour accepter votre paiement.
Mise en page de l’enregistrementACH
| Type d’enregistrement | Champ | Nom de l’élément de données | Définition | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Nom de la société | Votre nom de société | Ne change jamais |
| 5 | 6 | 2. Code de classe d’entrée standard | CCD | Ne change jamais |
| 5 | 9 | 3. Date d’entrée effective | Date d’entrée | Change à chaque paiement |
| 6 | 2 | 4. Code de transaction | 22 – Crédit à vue | Ne change jamais |
| 6 | 3 & 4 | 5. Identification de l’IFD destinataire
(numéro d’acheminement ABA) |
Liste dans la TED pour des raisons de sécurité | Ne change jamais |
| 6 | 5 | 6. Numéro de compte de l’IFD | Liste dans le fichier électronique à des fins de sécurité | Ne change jamais |
| 6 | 6 | 7. Montant | Montant du paiement (doit être le montant exact que vous avez mis dans la TED) | Peut changer à chaque paiement |
| 6 | 7 | 8. Numéro d’identification | Numéro d’identification (la télédéclaration générera un nouveau numéro pour chaque paiement) | Change chaque paiement |
| 6 | 8 | 9. Nom de la société destinataire | Paiement USAC | Ne change jamais |
Utilisation du site Web de votre banque
La première façon d’envoyer un paiement ACH est d’utiliser le site Web de votre banque. Le défi, lorsque vous utilisez l’interface de votre banque, est de vous assurer que vous entrez les bonnes données dans le bon champ, car les champs ne suivent pas toujours le même ordre que ci-dessus.
Vous devrez porter une attention particulière à l’endroit où placer le « numéro d’identification » unique que la TED vous donne pour chaque paiement. Il doit être placé dans le champ ID du destinataire/du bénéficiaire. Ce champ porte des noms différents selon les systèmes. Par exemple, dans le système de JP Morgan, le champ est appelé « Numéro d’identification du bénéficiaire » tandis que dans le système CashPro de Bank of America, le champ est appelé « ID du fournisseur ».
Utilisation de votre système comptable
La deuxième façon d’envoyer un paiement ACH est d’entrer les données dans votre système comptable. Cela crée un fichier au format NACHA qui est transmis à votre banque.
Le numéro d’identification doit être mis dans la norme NACHA pour le « code de type d’enregistrement de détail d’entrée 6, champ numéro 7 – numéro d’identification. » Il se peut que vous deviez demander à votre service informatique d’identifier un champ spécifique dans votre système comptable qui stockera le numéro d’identification et qu’il doive également mettre à jour le système pour inclure ce numéro dans le bon champ. Si le numéro d’identification se trouve dans le mauvais champ, votre transfert ACH sera rejeté.
Nous recommandons de consacrer suffisamment de temps à la configuration de ce nouveau processus, car cela pourrait prendre plus de temps que vous ne le pensez, en fonction de votre système.
Conseils pour réussir
- Déterminez dès maintenant quel est le champ correct pour le numéro d’identification. Cela peut prendre du temps si vous devez travailler avec votre banque ou votre service informatique.
- Vous devez inclure le numéro d’identification unique de votre paiement et le mettre dans le bon champ, sinon le Trésor américain rejettera votre paiement.
- Ne mettez pas le numéro d’identification dans l’addendum ou les commentaires.
- Votre banque ou votre entreprise peut exiger plus d’informations pour effectuer un transfert, comme le numéro d’identification fédéral de l’employeur (FEIN) d’USAC. Nous avons publié ces informations dans les FAQ sur la télédéclaration, sous la rubrique « Informations sur la société et la banque ». Contactez-nous si vous avez besoin d’autres informations pour traiter un paiement.
- Votre paiement ACH peut sembler avoir été traité correctement au début. Il peut s’écouler plusieurs jours avant que vous receviez un avis de rejet si votre fichier ne contenait pas les données requises dans le format requis.
- Enfin, nous vous recommandons de traiter de petits paiements ACH (comme 1,00 $) pour tester ce processus avant la prochaine date limite de facturation. Tous les paiements seront crédités sur votre compte.