Presque tous les conseils de gestion du temps que vous avez lus soulignent l’importance de consacrer plus de temps aux tâches importantes et moins ou pas de temps à tout ce qui vous distrait de vos objectifs de productivité.
Mais si vous pouviez aller un peu plus loin et répartir votre temps en fonction des tâches à haute valeur ajoutée et des activités à faible valeur ajoutée.
La règle 60-30-10 peut faire exactement cela pour vous et vous donner un cadre pour allouer votre temps à vos tâches.
Cette règle établit une structure qui vous donne une meilleure idée de quelles tâches valent la peine d’être effectuées à quel moment de la journée.
60% est l’échelon supérieur, 30% est l’échelon intermédiaire et 10% est l’échelon inférieur.
La règle 60-30-10 consiste à désigner 60% de votre journée de travail à des activités à haute valeur ajoutée, 30% à des tâches à faible valeur ajoutée qui font tout de même progresser vos objectifs et 10% à d’autres activités qui peuvent vous aider à préparer le lendemain.
Si vous êtes familier avec l’investissement, pensez à ce modèle de gestion du temps comme à l’allocation de votre portefeuille de temps entre différentes tâches.
60% du premier niveau aux tâches à haute valeur
Il y aura toujours plus de choses à faire que de temps pour les faire. « Si vous ne prêtez pas une attention appropriée à ce qui a votre attention, cela prendra plus de votre attention que ce qu’il mérite », dit David Allen dans son livre, Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity.
Il est facile de s’enthousiasmer pour les tâches et d’essayer d’en prendre trop chaque jour, mais si vous le faites, vous dépenserez votre énergie dans tous les sens sans accomplir vos choses les plus importantes de la journée.
Pour améliorer vos résultats et en faire plus, séparez votre travail à forte valeur ajoutée de toutes les autres activités. Au moins 60 % de votre journée devrait être allouée à toutes vos tâches à haute valeur.
« Vous devez décider quelles sont vos plus hautes priorités et avoir le courage agréablement, en souriant, et sans vous excuser – de dire « non » à d’autres choses. Et la façon de le faire est d’avoir un plus grand oui qui brûle à l’intérieur « , argumente Stephen Covey, bien connu pour son livre populaire, Les 7 habitudes des gens très efficaces.
Les tâches de grande valeur contribuent à votre mission, vos valeurs et vos objectifs à long terme. Ce sont des choses comme ce livre que vous voulez écrire, la présentation que vous aimeriez faire pour une promotion, les appels de vente et la société que vous prévoyez de créer.
Pour chaque grand objectif, identifiez les tâches individuelles et choisissez ce sur quoi vous voulez vous concentrer pour la journée. Faites-le en premier lieu le matin, lorsque vous êtes le plus actif.
Produire des résultats de grande valeur exige que nous donnions la priorité aux tâches qui finissent par produire un résultat précieux et utile.
Pour faire plus de travail de grande valeur, jetez un coup d’œil à tout ce qui se trouve dans votre assiette. Examinez vos micro-activités, ou tâches/produits livrables. S’alignent-elles sur la vision d’ensemble de ce que vous essayez d’accomplir ? Choisissez ce qui vous semble le plus essentiel, libérez de l’espace et travaillez simplement sur vos objectifs mesurables et atteignables les plus importants – il s’agit de se concentrer sur les tâches qui ajoutent de la valeur.
30% d’activités de niveau intermédiaire à faible valeur
Alouez 30% de votre temps aux tâches urgentes mais pas nécessairement importantes.
Des choses comme le traitement des e-mails, l’organisation des fichiers, le retour des appels téléphoniques, l’envoi de mises à jour du statut de l’équipe, la rédaction de rapports et certaines réunions entrent dans cette catégorie.
Chaque fois que vous ouvrez un e-mail, vous devez prendre une décision, ce qui interrompt votre flux. Le problème, c’est que chaque courriel individuel peut faire ou défaire mes prochaines minutes, l’heure suivante, voire la journée entière.
Les tâches de niveau intermédiaire peuvent sembler urgentes, mais si elles ne contribuent pas directement à votre objectif final, choisissez de les faire après avoir terminé les tâches de grande valeur.
Pensez à cette catégorie comme à des tâches d’entretien. Si vous les négligez complètement, vous rencontrerez des problèmes, mais vous ne voulez pas vous concentrer sur elles au détriment d’un travail plus important.
Qui veut consacrer la majeure partie de son temps de travail à répondre à des e-mails ou à payer des factures ? Certaines tâches de faible valeur sont faciles à automatiser. Si vous vous retrouvez à faire la même chose encore et encore chaque jour, trouvez un moyen de l’automatiser et utilisez le temps libre pour autre chose.
Qu’il s’agisse de planifier, d’accuser réception ou de prendre des dispositions standard, il y a probablement des apps que vous pourriez utiliser.
Nous devons empêcher ces tâches de prendre le dessus sur nos vies, afin d’avoir le temps de nous attaquer aux vrais grands défis qui peuvent faire une réelle différence dans notre travail.
Si vous pouvez vous permettre de passer moins de temps sur ces activités afin de le réinvestir dans ce qui compte le plus, réduisez le pourcentage de temps que vous consacrez à cette catégorie et faites plus de travail à haute valeur ajoutée.
10% de niveau inférieur devrait faire une différence demain
La façon dont vous terminez la journée est essentielle, car elle a beaucoup à voir avec la façon dont vous commencez la journée suivante. Les tâches de cette catégorie sont des choses qui n’ajoutent aucune valeur réelle à votre travail, à votre vision ou à votre objectif à long terme, mais qui peuvent vous aider à mieux démarrer demain.
Certaines personnes allouent moins de 10% de leur temps à ce palier. Cela dépend de votre emploi du temps personnel. c’est à vous de voir.
En dehors des activités professionnelles importantes, certaines personnes ont d’autres tâches qu’elles doivent trier mais ne peuvent pas les justifier aux premières heures de la journée.
Vous pouvez utiliser ce palier pour créer une nouvelle liste de tâches ou évaluer l’ancienne – assurez-vous que vous êtes là où vous devez être sur ces activités et que vous avez accompli autant que vous le pouviez. Si ce n’est pas le cas, faites un meilleur plan pour demain.
Vous pourriez également revoir votre programme pour le lendemain. Ou utilisez une partie de ce temps pour faire du rangement. Avant de passer la porte, prenez quelques minutes pour jeter les déchets, organiser votre paperasse et nettoyer votre bureau. Cela donnera ce sentiment de nouveau départ lorsque vous arriverez le lendemain matin.
Si vous n’avez pas de plan pour votre trajet domicile-travail, vous pouvez programmer des choses à faire pendant le trajet – ce qu’il faut lire, les podcasts que vous pouvez écouter pour décompresser après un emploi du temps chargé.
Bien sûr, ces catégories peuvent être révisées pour refléter votre situation unique et votre emploi du temps. – Vous pouvez le changer en 50-30-20 ou 70-20-10, en fonction de votre situation personnelle.
La hiérarchisation et l’optimisation de votre temps peuvent vous donner plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment – obtenir plus de choses en moins de temps. L’idée est de vous mettre en place pour une réussite optimale en catégorisant vos tâches en fonction de la meilleure utilisation de votre temps.