Le guide complet des audits de comptes fournisseurs (AP)

Les audits de comptes fournisseurs (AP) peuvent souvent sembler décourageants. Les entreprises préfèrent trouver des récompenses dans l’avenir et ne pas s’attarder sur le passé. Mais ne laissez pas vos craintes vous retenir. L’audit comptable peut révéler des fraudes, des erreurs et d’autres problèmes qui pourraient mettre en péril votre entreprise – vous permettant ainsi d’économiser un temps et un argent inestimables à long terme.

S’il est effectué correctement, un audit des comptes fournisseurs confirme non seulement si vous respectez les règles, mais il montre également comment vous pouvez gérer votre entreprise plus efficacement. Rappelez-vous, payer un auditeur externe pour qu’il passe des jours à parcourir vos archives papier appartient désormais au passé Les solutions logicielles intelligentes sauvegardent toutes vos données en un seul endroit, ce qui vous permet d’effectuer un audit comptable approfondi en appuyant simplement sur un bouton.

Les audits de PA : Pourquoi ils sont importants

En termes simples, un audit AP est un examen indépendant et systématique des registres des comptes fournisseurs d’une organisation. Il vérifie si vos transactions sont correctement enregistrées et si ces enregistrements présentent une vision précise de votre activité. Un rapport d’audit bien préparé vous indiquera comment votre entreprise se porte et où vous pouvez vous améliorer.

Pour de nombreuses entreprises américaines, les audits des comptes fournisseurs ne sont pas facultatifs. Depuis la mise en œuvre de la loi Sarbanes-Oxley en 2002, la plupart des entreprises publiques doivent soumettre leurs registres à un audit externe. Les auditeurs vérifient si les registres de l’entreprise sont conformes aux normes spécifiées dans les principes comptables généralement admis (GAAP). Bien que la conformité crée un travail supplémentaire pour les entreprises, les scandales d’entreprise à grande échelle sont beaucoup moins susceptibles de se produire aujourd’hui que par le passé.

De nombreux professionnels de la finance considèrent les audits AP comme un mal nécessaire. Les audits comptables peuvent découvrir des erreurs, des fraudes ou d’autres problèmes qui pourraient mettre les employés en difficulté. En pratique, il n’y a aucune raison d’avoir peur, sauf si vous avez réellement quelque chose à cacher. Traitez les audits comme une inspection de sécurité d’un véhicule – Vous voudriez savoir si vos freins sont sur le point de lâcher, n’est-ce pas ?

Audit comptable 101 : un guide pour les débutants

Il n’y a pas de façon fixe de réaliser un audit comptable. Les auditeurs choisissent leurs méthodes en fonction de la taille et de la forme d’une entreprise particulière et de la profondeur souhaitée de l’audit. La mise en œuvre des réglementations GAAP varie selon les États, certains d’entre eux autorisant les sociétés publiques à publier des rapports supplémentaires qui n’ont pas besoin de suivre les normes GAAP.

Malgré ces différences, les auditeurs vérifieront généralement l’exhaustivité, la validité et la conformité des enregistrements, et verront si le solde des comptes créditeurs a été correctement indiqué sur le relevé de fin d’année. Ensemble, ces éléments confirment si les registres de l’entreprise présentent effectivement une vision précise de l’activité.

Un audit des comptes fournisseurs comprend généralement quatre étapes : la planification, le travail sur le terrain, le rapport d’audit et l’examen de suivi.

Planification d’un audit des comptes fournisseurs

Pendant l’étape de planification, les auditeurs informent l’entreprise qu’un audit est sur le point d’avoir lieu. L’étape suivante est généralement une réunion officielle au cours de laquelle la portée et les objectifs de l’évaluation sont discutés. Sur la base de cette réunion, l’auditeur établira un plan pour l’examen lui-même.

Procédures d’audit des comptes fournisseurs

La phase de travail sur le terrain est celle où les auditeurs plongent. Ils passeront plusieurs jours ou semaines à passer au crible les dossiers de l’entreprise avant de compiler leurs données dans un rapport qui résume leurs conclusions et leur évaluation de ces conclusions.

Rapport d’audit des comptes fournisseurs

Une fois le travail sur le terrain terminé, les conclusions sont mises dans le rapport d’audit final.

Revue de suivi de l’audit des comptes fournisseurs

Ce n’est pas parce que le rapport est terminé que le travail est terminé. La dernière étape consiste pour l’auditeur à effectuer un examen de suivi après un an pour vérifier si les résultats souhaités ont été atteints.

Comment faire de votre audit un jeu d’enfant

Même si nous sommes bien entrés dans l’ère numérique, de nombreux audits comptables sont encore effectués à la main. Si vous ne pouvez pas faire face à la vue d’un auditeur cherchant une aiguille de facture dans une botte de foin en papier, vous n’êtes pas seul. Heureusement, il existe désormais un moyen plus efficace de réaliser des audits. La facturation et les paiements électroniques en font un jeu d’enfant.

Le passage à un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs garantit des audits plus rapides, moins chers et plus simples, car vos dossiers seront plus faciles à trouver. En donnant aux auditeurs un accès en lecture seule à vos dossiers, leur travail peut être fait en seulement deux ou trois heures, par opposition aux jours ou aux semaines qu’ils passeraient dans votre bureau en vérifiant la comptabilité de manière traditionnelle.

Toujours hésitant à laisser partir vos dossiers papier ? Gardez à l’esprit que le papier seul offre une illusion de contrôle. Les dossiers peuvent être égarés, accidentellement déchiquetés, ou tout simplement perdus. Le papier est en fait l’antithèse de l’efficacité : Il rend le processus de facturation et de paiement moins visible, et donc plus difficile à suivre.

Comment détecter la fraude lors d’un audit de la comptabilité fournisseurs

Si vous n’êtes toujours pas convaincu qu’une solution de comptabilité fournisseurs automatisée est faite pour vous, considérez l’un des principaux objectifs des audits : la détection de la fraude. Les services de comptabilité fournisseurs sont particulièrement vulnérables à la fraude car ils traitent un volume élevé de transactions. L’Association of Certified Fraud Examiners estime qu’une organisation moyenne perd 5 % de ses revenus annuels à cause de la fraude.

La forme la plus banale de fraude est la falsification des factures. Si une facture a été traitée avec du liquide correcteur ou si des informations importantes manquent, la sonnette d’alarme doit retentir. Il en va de même pour les factures dupliquées ou photocopiées. La mise en œuvre d’une solution de facturation électronique automatisée est le moyen le plus simple de faire de ces types de fraude des choses du passé.

D’autres types de fraude peuvent être plus difficiles à détecter. Les fraudeurs savent que les auditeurs n’ont pas le temps de vérifier chaque facture, ce qui offre des possibilités de manipulation réussie des informations. C’est là que l’automatisation peut une fois de plus apporter une sécurité supplémentaire. Les procédures automatisées créent une piste d’audit instantanée et facilitent la recherche d’indicateurs courants de fraude, tels que les factures juste en dessous des montants approuvés, les factures aux montants arrondis et les fournisseurs ayant une adresse de boîte postale. Aucun système n’est totalement à l’abri de la fraude, mais les solutions numériques simplifient le repérage et la prévention de la fraude.

Avec un service de comptabilité fournisseurs solide, il n’y a plus à craindre les procédures d’audit comptable. En passant au numérique, l’audit sera plus rapide, plus facile et moins cher. Plus important encore, rester au sommet de votre jeu sera un jeu d’enfant et vous offrira plus de temps pour poursuivre une stratégie progressive – comme la planification de l’avenir financier de votre entreprise.