L’annexe C accompagnant le formulaire 5500 pour l’année de régime 2009 pour les grands régimes sera nettement différente de l’annexe C précédemment requise. Le 16 novembre 2007, le Department of Labor (« DOL ») a publié une nouvelle annexe C, en vigueur pour l’année de régime 2009, qui exige une divulgation beaucoup plus importante des frais et de la rémunération des fournisseurs de services. Le 14 juillet 2008, le DOL a publié des orientations supplémentaires sur les exigences de l’annexe C sous la forme de 40 questions fréquemment posées (« FAQ »).
Bien que la nouvelle annexe C pour l’année de régime 2009 ne soit généralement pas exigible avant 2010, les promoteurs de régime et les fournisseurs de services devraient se familiariser avec les nouvelles exigences de déclaration afin d’être bien préparés à se conformer à la date requise.
La nouvelle annexe C
Les nouvelles exigences de divulgation de l’annexe C visent à accroître la transparence en ce qui concerne les frais et les dépenses payés par les régimes de prestations aux employés, et à faire en sorte que les responsables du régime obtiennent les renseignements dont ils ont besoin pour évaluer le caractère raisonnable de la rémunération versée pour les services rendus au régime.
L’annexe C doit être jointe au formulaire 5500 déposé pour un grand régime de retraite ou d’avantages sociaux, ou une entité de dépôt direct (par exemple, une fiducie commune et collective), pour déclarer les personnes qui ont rendu des services au régime et ont reçu, directement ou indirectement, 5 000 $ ou plus en rémunération à déclarer en rapport avec les services rendus au régime, ou en rapport avec leur poste au sein du régime. La rémunération directe comprend les paiements effectués directement par le régime pour des services rendus au régime ou en raison du poste occupé par une personne auprès du régime. Les exemples de rémunération directe comprennent les paiements directs effectués par le régime à partir d’un compte du régime, les charges sur les comptes de renonciation du régime et les charges directes sur les comptes individuels des participants au régime. Les paiements effectués par un promoteur de régime qui ne sont pas remboursés par le régime ne sont pas soumis aux exigences de déclaration de l’annexe C. La rémunération reçue par un prestataire de services en rapport avec les services fournis au régime ou en rapport avec sa position auprès du régime, qui n’est pas reçue directement du régime ou du promoteur du régime, doit être déclarée comme rémunération indirecte. Parmi les exemples de rémunération indirecte à déclarer figurent les frais d’agence de sous-transfert, les frais de service aux actionnaires, les frais de tenue de compte, les frais de distribution 12b-1, les commissions d’intermédiaire, les revenus flottants, les commissions de courtage et les soft dollars. Le niveau de divulgation requis pour un prestataire de services particulier dépend de la question de savoir si le prestataire de services a reçu uniquement une » rémunération indirecte admissible » ou a reçu une rémunération autre qu’une » rémunération indirecte admissible « .
Rémunération indirecte admissible
La rémunération indirecte admissible comprend les frais ou les remboursements de frais imputés aux fonds d’investissement et reflétés dans la valeur de l’investissement ou dans le rendement de l’investissement (par exemple, les commissions d’intermédiaire, les revenus de » soft dollars « , les revenus de flottement et/ou les commissions de courtage). Pour que cette rémunération indirecte soit une rémunération indirecte admissible, le promoteur du régime doit avoir reçu une divulgation écrite des informations suivantes :
- l’existence de la rémunération indirecte
- les services fournis pour la rémunération indirecte ou le but du paiement de la rémunération indirecte
- le montant (ou l’estimation) de la rémunération ou une description de la formule utilisée pour calculer ou déterminer la rémunération
- l’identité de la ou des parties qui paient et reçoivent la rémunération
Si un fournisseur de services a reçu uniquement une rémunération indirecte admissible, le promoteur du régime doit seulement identifier la personne qui a fourni la divulgation nécessaire concernant la rémunération indirecte.
Rémunération indirecte et rémunération directe
Pour les personnes qui ont reçu une rémunération directe ou une rémunération indirecte qui n’est pas admissible comme rémunération indirecte, une divulgation plus détaillée doit être faite. Ces prestataires de services doivent divulguer le nom, l’adresse et l’EIN du prestataire de services, le code de service décrivant les services fournis au régime, la relation du prestataire de services avec le régime, le montant de la rémunération directe versée par le régime et le montant de la rémunération indirecte reçue (ou alternativement, la formule utilisée pour déterminer le montant de la rémunération indirecte).
FAQs Additional Guidance
Le DOL a reçu de nombreuses questions concernant les nouvelles exigences de déclaration pour l’annexe C, et les FAQ ont été publiées pour répondre à bon nombre de ces questions. Les sujets couverts par la FAQ sont notamment les suivants :
- les exigences relatives à la déclaration limitée de la rémunération indirecte admissible
- la déclaration de la rémunération fournie par le biais d’un accord groupé ou d’un accord d' »alliance »
- la déclaration du revenu flottant
- les exigences de déclaration pour un fournisseur de services qui a reçu à la fois une rémunération indirecte admissible et une rémunération indirecte qui ne constitue pas une rémunération indirecte admissible
- utilisation d’une formule ou d’une estimation pour déclarer la rémunération indirecte
- méthodes pour satisfaire à l’exigence de divulgation de la rémunération indirecte admissible (par ex.g., la divulgation électronique)
- la déclaration des compensations non monétaires (par ex, cadeaux, divertissements) reçue par les prestataires de services
Faute ou refus du prestataire de services de fournir des renseignements
La partie II de l’annexe C exige qu’un promoteur de régime divulgue des renseignements d’identification pour chaque prestataire de services qui a omis ou refusé de fournir les renseignements nécessaires pour remplir l’annexe C. En reconnaissance des difficultés auxquelles font face de nombreux prestataires de services pour fournir à leurs clients de régimes d’avantages sociaux des employés les renseignements nécessaires pour se conformer aux nouvelles exigences de déclaration de l’annexe C, le DOL offre un certain allégement transitoire. Pour l’année de régime 2009, les administrateurs de régime ne seront pas tenus d’inscrire un fournisseur de services sur la partie II si l’administrateur de régime reçoit du fournisseur de services une déclaration selon laquelle le fournisseur de services a fait un effort de bonne foi pour apporter les changements nécessaires à la tenue des dossiers et au système d’information en temps opportun et que, malgré ces efforts, le fournisseur de services n’a pas été en mesure de terminer les changements à temps pour fournir les renseignements pour l’année de régime 2009.
Le texte intégral de la FAQ se trouve ici.
Veuillez nous contacter pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de satisfaire à ces nouvelles exigences.