Que vous cherchiez à commencer votre voyage vers une automatisation des comptes fournisseurs, ou que vous recherchiez une nouvelle technologie pour améliorer vos efforts d’automatisation existants, cela peut être un marché déroutant avec une grande variété de solutions, de logiciels d’automatisation et d’outils. Ce guide a été créé pour vous aider à commencer à rechercher, évaluer et sélectionner la meilleure solution logicielle d’automatisation des comptes fournisseurs pour les besoins de votre organisation. Il est important de noter, ce guide s’articule autour de l’importance de garder à l’esprit les fonctionnalités du logiciel de comptes fournisseurs qui serviraient le mieux votre entreprise.
Étape #1 : Définissez votre portée
Il peut être beaucoup trop simple de penser à la portée de votre projet comme le résultat que vous espérez atteindre. Vous pouvez penser : « Je cherche une solution qui permettra d’accélérer et d’automatiser notre processus de comptes fournisseurs et de rendre ma vie au sein de la comptabilité fournisseurs un peu plus facile. » Bien que ce soit un objectif raisonnable et réalisable avec plusieurs solutions modernes d’automatisation des factures AP, vous devez consacrer un peu plus de temps et de réflexion à cette première étape, car elle vous aidera à définir le succès de votre projet à venir.
Pour planter le décor, voici un aperçu rapide des étapes clés du traitement des factures afin que vous puissiez déterminer les domaines que vous cherchez à améliorer :
- Réception des factures et capture des données
- Flux des factures et approbation
- Paiement des fournisseurs
Le traitement des factures n’est pas la même chose que la facturation électronique, ni les portails de fournisseurs ou les systèmes d’approvisionnement complexes. Ces types de solutions peuvent vous aider à travailler plus efficacement à certains égards, mais ne prennent pas en charge le cœur du processus des comptes fournisseurs. Si les comptes fournisseurs sont votre principale priorité, vous devez concentrer vos efforts sur une solution capable de prendre en charge ces trois étapes :
- Réception des factures : papier, pdf, xml… toutes les données dans un seul format
Comment recevez-vous les factures des fournisseurs aujourd’hui ? Papier par courrier, pdf par email et/ou factures électroniques ? Une bonne solution de numérisation et de capture de données fera le travail en consolidant toutes les factures, quel que soit leur format, en données standardisées à saisir dans votre workflow AP numérique. Ce service peut être externalisé, acheté en tant qu’élément de la solution d’automatisation des factures AP ou en tant que système autonome. Dans ce dernier cas, il est crucial qu’une connexion solide entre votre solution de capture et tous les autres systèmes en place.
- Flux de factures : accélérer le traitement en supprimant les tâches manuelles
Le traitement réel d’une facture comprend différentes tâches, selon le type de facture. Les factures de dépenses, ou non-PO, doivent être codées, distribuées et approuvées. Les factures qui font référence à un bon de commande (PO) doivent être connectées à un PO, avoir des données appariées au niveau de la ligne, et tout écart identifié distribué pour examen et approbation. Avec une solution moderne d’automatisation des factures AP, chacune de ces tâches peut être automatisée dans une large mesure. Si vous envisagez de vous appuyer uniquement sur les capacités de flux de travail existantes de votre système ERP/financier, assurez-vous qu’il est adapté pour fournir une solution efficace de traitement des factures sans contact. Tenez compte des frais généraux informatiques et du soutien continu pour la configuration et la maintenance des flux de travail natifs dans votre analyse de rentabilité, l’analyse du retour sur investissement et les mesures de réussite.
- Paiement des fournisseurs : paiements sécurisés et rapides pour de meilleures relations avec les fournisseurs
Une fois que la facture a été traitée et approuvée dans le flux de travail AP, elle sera enregistrée dans le système ERP pour la comptabilisation finale et le paiement. La meilleure solution logicielle d’automatisation des comptes fournisseurs vous aidera à accélérer le traitement des factures pour permettre un paiement plus rapide à votre fournisseur. Si vous choisissez la voie d’une solution AP externe, le traitement se fera en dehors de votre ERP, il est donc essentiel que la solution que vous sélectionnez ait une intégration transparente et solide à l’ERP pour garantir que les informations circulent de manière transparente et sécurisée entre les deux systèmes.
La portée du projet doit être basée sur les besoins et les défis de votre organisation. La chose importante à retenir ici est de fixer des objectifs clairement définis et de rester dans le cadre du projet. L’un des plus grands pièges d’une initiative de logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs est d’ajouter au périmètre des sous-projets dans des domaines connexes, tels que la remise dynamique, les portails de fournisseurs, la facturation électronique, etc. Ceux-ci peuvent être considérés comme des initiatives supplémentaires distinctes, mais leur succès repose sur la mise en ordre de votre maison AP d’abord.
Des exemples d’objectifs de projet spécifiques et mesurables incluent :
- Réduire le délai de traitement des factures de X%
- Atteindre Y% de traitement entièrement automatisé – sans contact – des factures basées sur les commandes
- Réduire les coûts durs générés par les retards de paiement des fournisseurs de Z
Étape #2 : Cartographier le processus AP actuel pour identifier vos besoins
Le processus de comptes fournisseurs se compose généralement de deux flux de travail différents, en fonction du type de facture : le traitement des factures de dépenses non liées à un bon de commande et le traitement des factures de dépenses directes qui seront mises en correspondance avec un bon de commande et un bon de réception dans l’ERP et/ou le système d’approvisionnement.
La clé ici est d’examiner votre processus actuel et de vous concentrer sur les points de douleur afin de vous assurer que la solution que vous sélectionnez aborde ces domaines cruciaux, plutôt que des sections moins problématiques qui seraient « agréables à avoir ». Commencez par identifier la proportion de factures à bons de commande et de factures sans bons de commande dans votre entreprise. Ensuite, décrivez la façon dont vous traitez ces flux de travail aujourd’hui – combien de personnes sont impliquées, quelles étapes sont manuelles ou automatisées, et quels sont les principaux points sensibles ou goulots d’étranglement dans chaque flux de processus ? Comment archivez-vous actuellement vos factures après leur traitement ? Voici une liste des défis les plus courants dans chaque flux de travail pour vous aider à démarrer.
Défis dans le flux de travail des factures de dépenses directes (PO):
- Correspondance des lignes de facture avec les données correspondantes sur les bons de commande et les notes de réception de marchandises lorsque toutes les données ne sont pas numériques et/ou synchronisées dans un seul système.
- Gérer les données de factures divergentes est une tâche très chronophage, qui nécessite une enquête auprès des fournisseurs et des acheteurs.
- Si un processus de correspondance automatique est en place, il reste souvent un défi lorsque les données ne correspondent pas parfaitement, ce qui incite à une révision manuelle.
- Tous les moteurs de rapprochement ne sont pas égaux, et cela peut avoir un impact significatif sur le niveau de traitement des factures sans contact par rapport à des niveaux d’intervention plus élevés que prévu.
Défis dans le workflow des factures de dépenses indirectes (non-PO) :
- S’il n’y a pas de boîte de réception centrale pour les factures des fournisseurs, celles-ci seront envoyées à différents destinataires dans divers formats et risquent de rester bloquées dans des boîtes de réception personnelles ou sur des bureaux dans des endroits dispersés avant d’être introduites dans le processus AP.
- La manipulation manuelle et les nombreuses personnes impliquées dans le processus AP augmentent le risque d’erreurs humaines dans le codage, l’approbation et le paiement d’une facture.
- Les systèmes démodés et maladroits retardent le processus AP et augmentent le risque de retard – ou pire – d’absence de paiement aux fournisseurs.
- Sans solution en place, il est presque impossible d’avoir un aperçu du statut d’une facture, des factures proches de la date d’échéance, des dépenses réelles et des factures qui doivent être provisionnées.
Une fois que vous avez votre liste des principaux points douloureux que vous souhaitez supprimer en mettant en œuvre ou en remplaçant une solution d’automatisation des comptes fournisseurs, vous aurez une assez bonne compréhension des fonctionnalités clés du logiciel de comptes fournisseurs que vous devriez rechercher lorsque vous passez au crible différents fournisseurs et solutions.
Étape n°3 : Identifier les dépendances du système
Le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou le système financier est la dépendance la plus importante lorsque vous envisagez une nouvelle solution d’automatisation des comptes fournisseurs. Il est crucial que votre nouvelle solution AP dispose d’une connexion puissante, stable et transparente à l’ERP pour assurer une synchronisation sans effort de vos données de base – des comptes du grand livre et des conditions de paiement aux bons de commande et aux codes fiscaux.
Lorsqu’une synchronisation complète a été mise en place, les données de facturation, d’approvisionnement et de comptabilité peuvent être échangées de manière transparente entre les systèmes d’entreprise pour faciliter la correspondance des données de facturation avec les bons de commande, les réceptions de marchandises et les contrats au niveau des détails de la ligne. Pour votre service comptabilité fournisseurs, cela signifie un traitement précis et efficace des factures avec le plus haut niveau d’automatisation.
Les points d’action clés de cette étape consistent à identifier le ou les systèmes ERP utilisés par votre organisation, ainsi que tout autre système impliqué dans le ou les grands livres des comptes fournisseurs et le traitement des bons de commande. Ensuite, découvrez en interne s’il existe des plans pour mettre à niveau ou modifier ces systèmes, ce qui pourrait avoir un impact sur le calendrier de votre projet d’automatisation. En gardant cela à l’esprit, assurez-vous de bien vérifier les fournisseurs que vous recherchez. Peuvent-ils fournir une connexion stable et solide à votre ERP et s’intégrer à vos différents systèmes ?
Étape n°4 : Capter les exigences informatiques
De nombreuses entreprises qui cherchent à automatiser leur processus de comptes fournisseurs rencontrent un défi lorsqu’il s’agit d’intégrer un système à leur infrastructure informatique existante, y compris l’ERP utilisé. Si vous choisissez d’installer une solution sur site – hébergée sur vos propres serveurs et nécessitant de nombreuses personnalisations – la mise en œuvre d’un nouveau système deviendra rapidement un projet informatique complexe, long et coûteux.
Bonne nouvelle : il existe une autre solution. Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions d’automatisation des comptes fournisseurs disponibles sous forme de service cloud standard. Une application standardisée signifie que vous avez accès à l’ensemble des fonctionnalités qui peuvent être configurées en fonction des besoins et des processus de votre entreprise dans le cadre d’un projet de déploiement fluide et rapide. Les administrateurs commerciaux, plutôt que les ressources informatiques, sont responsables des mises à jour permanentes de la configuration, car ils savent comment votre entreprise traite avec ses fournisseurs et comment ces derniers vous facturent. Un autre avantage d’une solution cloud est que les mises à niveau des produits sont mises à disposition automatiquement et régulièrement, il n’est donc pas nécessaire d’engager l’équipe informatique ou de faire appel à des consultants externes pour les projets de mise à niveau.
Comme points de contrôle actionnables pour cette étape, veillez à impliquer votre équipe informatique pour vous assurer qu’elle peut soutenir le projet avec les ressources nécessaires. Ils peuvent également vous aider à prendre la décision entre une solution sur site ou une solution cloud plus évolutive. Enfin, veillez à demander à votre équipe informatique toute exigence spécifique liée à la sécurité, à l’hébergement et à la maintenance du système.
Étape n°5 : Recherche, audit et comparaison des solutions
Maintenant que vous avez une assez bonne compréhension du type de solution dont vous avez besoin et des défis que vous souhaitez résoudre, il est temps de commencer à chercher la solution qui correspond le mieux à vos besoins identifiés. Il y a une raison pour laquelle cette étape se trouve à la fin de la liste : si vous commencez à rechercher des solutions avant d’avoir une vision claire de vos besoins, vous risquez d’être séduit par quelque chose qui a l’air incroyable sur un site Web fantaisie ou une brochure marketing brillante, mais qui, en réalité, ne fait pas le travail dont vous avez besoin.
Comme lorsque vous envisagez d’acheter une nouvelle voiture ou de réserver votre prochain voyage de vacances, assurez-vous de faire des recherches approfondies en utilisant différents canaux d’information :
- Débutez avec Google pour identifier les solutions de candidats potentiels, parcourez et mettez en favoris leur site web.
- Prenez la direction de LinkedIn pour participer à des discussions dans des groupes pertinents, demandez aux membres du groupe leurs expériences lors de la sélection et de la mise en œuvre d’une nouvelle solution d’automatisation des AP.
- Demandez à vos pairs ou amis occupant des postes et/ou des entreprises similaires de vous faire part de leurs commentaires et recommandations sur la solution qu’ils utilisent.
Une fois que vous avez trouvé votre liste restreinte de fournisseurs, demandez-leur des études de cas et des références, ainsi que des démonstrations en direct. Ensuite, croisez votre liste principale dans une seule feuille de comparaison et évaluez dans quelle mesure chaque solution correspond aux exigences que vous avez mises en évidence aux étapes 1 à 4.
Étape n°6 : Construire votre dossier commercial
Si vous avez terminé les étapes précédentes de ce guide de l’acheteur, alors vous avez déjà effectué la majorité des recherches et de la collecte de données nécessaires pour construire un dossier commercial. Il est maintenant temps de résumer vos résultats et de vous assurer que vous présentez les informations pertinentes aux bonnes parties prenantes et aux décideurs.
Comment vendre à vos parties prenantes informatiques
Vos parties prenantes informatiques devront savoir quel impact la nouvelle solution aura sur leur organisation à la fois en ce qui concerne la mise en œuvre, y compris l’intégration à l’infrastructure informatique existante, et la maintenance continue. Ainsi, pour obtenir l’approbation de l’IT, ils devront savoir :
- Quelles ressources seront nécessaires de la part de l’équipe IT pendant la mise en œuvre ?
- La solution nécessitera-t-elle un soutien continu de la part de l’IT en termes de maintenance et de mises à niveau régulières ?
- Comment la solution prendra-t-elle en charge les changements futurs dans l’entreprise ou l’infrastructure informatique ?
Comme nous l’avons vu à l’étape 4, si vous choisissez une solution basée sur le cloud, vous pourrez cocher de nombreuses cases de l’équipe informatique puisque cela vous offrira une intégration facile, aucune maintenance interne et des mises à niveau automatiques du produit. En fait, vous aiderez probablement votre responsable informatique à libérer du temps pour des projets commerciaux essentiels en remplaçant les anciennes solutions sur site par un service en nuage.
Comment vendre à vos parties prenantes financières
Pour vos parties prenantes financières, il s’agira surtout de faire des calculs et de s’assurer que vous pouvez présenter un retour sur investissement rapide et crédible. Mais les responsables financiers veulent également être rassurés sur le fait qu’il s’agira d’un projet à faible risque, il est donc très important d’instaurer la confiance et de présenter une solution ayant fait ses preuves. Ici, vous devriez vous assurer d’avoir des études de cas ou des appels de référence avec des entreprises utilisant déjà la solution à portée de main pour prouver la crédibilité du fournisseur et de votre dossier commercial.
Plus, une solution logicielle moderne d’automatisation des comptes fournisseurs aidera à fournir une meilleure visibilité sur les dépenses et des rapports plus précis sur les flux de trésorerie et les comptes de régularisation. Et les bonnes fonctionnalités du logiciel de comptes créditeurs, à coup sûr, est quelque chose qui mettra un sourire sur le visage de tout directeur financier.
Faites les calculs – ROI
Lorsqu’il s’agit de calculer le ROI, il y a quelques points de données que vous devez collecter :
- Coût de la solution : il est crucial que vous ayez une image complète et détaillée afin que vous puissiez calculer le coût total de possession. Demandez à votre fournisseur :
- Vous allez payer un coût de licence ou un abonnement mensuel ? Sur quoi ce coût est-il basé – nombre de factures, d’utilisateurs ou autre chose ?
- Quel sera le coût des mises à niveau du produit au cours des prochaines années ?
- Quel est le coût de mise en œuvre et quelle assistance sera requise de votre personnel informatique interne pendant la mise en œuvre ?
- Quel coût devez-vous prévoir pour le soutien et la maintenance continus ?
- Des économies concrètes, telles que :
- La réduction de l’effectif et/ou l’échelonnement de l’organisation existante pour gérer des responsabilités plus importantes.
- Élimination des frais de retard de paiement, des paiements perdus ou en double et des économies liées aux remises pour paiement anticipé.
- Réduction des coûts de traitement des factures papier (numérisation, envoi, archivage).
- Suppression des ressources internes liées à la maintenance des anciens systèmes.
- Des économies douces, telles que :
- Des économies de temps dans toute l’organisation (c’est-à-dire que les détenteurs de budget font du travail de bureau et que le personnel de la comptabilité fournisseurs s’occupe des escalades de fournisseurs).
- La libération de ressources dans la comptabilité fournisseurs pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Amélioration des connaissances sur le processus AP apportant un soutien opportun et plus précis pour les prévisions financières, les flux de trésorerie et les rapports d’exercice.
- Amélioration des relations avec les fournisseurs.
- Meilleure flexibilité organisationnelle en cas de changements commerciaux tels que les fusions, les acquisitions et les expansions internationales.
Demandez à votre fournisseur de vous aider à rassembler et à comparer tous ces chiffres et à tout mettre dans une feuille de calcul à présenter à vos parties prenantes internes.