Les projets peuvent être considérés comme des ‘processus’ en général. Ils ont un début, une fin et entre ces deux dates différentes, il y a un ‘processus’ qui se déroule. Le processus organisationnel de la gestion de projet a plusieurs actifs de processus. Quels actifs sont considérés comme des actifs de processus organisationnels ? Quelle est la signification des actifs du processus organisationnel ? Pourquoi les actifs de processus organisationnels sont importants pour la gestion de projet et l’ensemble de l’entreprise ?
Dans cet article, nous allons passer en revue le processus organisationnel de la gestion de projet et aussi voir ce que sont les actifs de processus organisationnels.
Quelle est la définition des actifs de processus organisationnels dans la gestion de projet ?
Le guide PMBOK® définit les actifs de processus organisationnels comme des plans, des processus, des politiques, des procédures et des bases de connaissances. Tous ces actifs de processus organisationnels sont spécifiques à l’organisation exécutante. Parce que ces actifs de processus organisationnels sont les résultats des pratiques antérieures de cette organisation particulière. Nous pouvons donc dire que les actifs de processus organisationnels varieront d’une organisation à l’autre.
Regardons ces actifs de processus organisationnels de la gestion de projet un peu plus en détail. Tous ces actifs de processus organisationnels mentionnés ci-dessus ont un aspect commun principal : ce sont des leçons apprises du passé. En d’autres termes, lorsque l’entreprise est engagée dans divers projets, elle acquiert davantage d’atouts en matière de processus organisationnels. Un autre type d’actif de processus organisationnel est l’histoire de l’entreprise elle-même.
Les actifs de processus organisationnels comprennent la documentation, elle agit donc comme l’archive ou le dépôt de l’entreprise. Par exemple, le modèle de plan de projet, les politiques de sécurité, les procédures d’approvisionnement et la base de connaissances de l’entreprise sont tous classés comme des actifs de processus organisationnels.
Quels sont les avantages des actifs de processus organisationnels dans la gestion de projet ?
Puisque nous avons déclaré que les actifs de processus organisationnels sont constitués de ce que l’entreprise a acquis au fil du temps, ils sont très précieux surtout dans la planification d’un projet. De nombreux documents, politiques ou procédures font partie des actifs de processus organisationnels. Ils sont donc utilisés comme intrants dans la plupart des processus de planification. Par exemple, si l’entreprise essaie de lancer un nouveau projet qui est très similaire à un projet qu’elle a terminé dans le passé, regarder la documentation des leçons apprises du projet passé apportera beaucoup d’idées pendant la planification d’un nouveau projet.
Un autre cas qui illustre comment les actifs de processus organisationnels peuvent être bénéfiques et faire gagner du temps à l’entreprise est le cas du recrutement d’un nouvel employé. Si tout ce dont il sera responsable est bien documenté, il sera vraiment facile pour ce nouveau membre de l’équipe de commencer à travailler rapidement et efficacement. « Que doit faire l’employé en cas de perte de son ordinateur ? » est une autre question liée à la politique de sécurité de l’information, il s’agit donc également d’un actif de processus organisationnel. Si l’entreprise dispose d’un document pour ce cas particulier, tout le monde saurait quoi faire et cette situation sera traitée sans problème majeur.
Quels sont les autres avantages généraux des actifs de processus organisationnels ?
La base de connaissances de l’entreprise est utilisée pour stocker et récupérer les informations de cette base de connaissances en cas de besoin. Cette base de connaissances de l’entreprise comprend beaucoup d’informations utiles non seulement sur les projets mais aussi sur de nombreux autres sujets tels que comment obtenir un visa de travail pour un nouveau pays, comment réparer un défaut dans un logiciel, des conseils pour faire des réunions plus efficaces, etc.
Donc, pour une entreprise, les actifs de processus organisationnels ne sont pas seulement critiques pour la gestion de projet, mais aussi pour sa gestion générale.
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