Programmes d’études supérieures de l’UCLA

En vigueur à l’automne pour les nouveaux étudiants de doctorat de l’UCLA admissibles pour les voyages à partir du premier jour du trimestre d’automne.

En vigueur en juillet pour les étudiants de doctorat de l’UCLA continus admissibles pour les voyages à partir du 1er juillet de l’année fiscale en cours.

(Information sujette à révision.)

Objectif

Encourager les doctorants de l’UCLA admissibles à présenter leurs travaux et à établir un réseau lors de conférences dans leur domaine, soutenir les voyages associés à la recherche hors campus et permettre aux étudiants de profiter des opportunités de développement professionnel hors campus.

Délais

Billet d’avion et inscription à la conférence : Le remboursement peut être fourni 2 à 3 semaines avant la date de départ ou dans les 45 jours suivant la fin du voyage.

Toutes les autres dépenses : Le remboursement doit être demandé après le voyage et dans un délai raisonnable, ne dépassant pas 45 jours après la fin du voyage.

Montant

1 000 $ (100 $ minimum pour chaque demande de remboursement)

Chaque nouvel étudiant de doctorat de l’UCLA admissible et continuant à l’être recevra jusqu’à 1 000 $ de remboursement total qui peut être utilisé, en tout ou en partie, à tout moment jusqu’à la septième année du programme de doctorat de l’étudiant, tant que l’étudiant et les activités répondent aux exigences d’admissibilité.

Les étudiants qui ont reçu la bourse d’année de dissertation (DYF) en 2016-17 ou avant ne seront pas admissibles à ce programme. Une fois que le financement de la DYF a pris fin, l’étudiant n’est plus admissible.

Éligibilité

• Les étudiants de doctorat de l’UCLA avec des objectifs de diplôme de doctorat, DEnv, DrPH et DMA sont admissibles. Les étudiants inscrits dans les programmes de médecine MD, de dentisterie DDS et de droit JD ne sont pas admissibles. Les étudiants inscrits dans des programmes d’autofinancement (par exemple, EdD) ne sont pas admissibles.
• Citoyens américains, résidents permanents, étudiants internationaux ou inscrits en Californie AB540. Pour les étudiants internationaux, le financement est soumis à l’admissibilité de la bourse en ce qui concerne le type de visa. Pour ceux sous AB540, le financement sera fourni uniquement si AB131 est toujours en vigueur pour la durée de la bourse.
• Les doctorants peuvent ou non être avancés à la candidature au moment du voyage.
• Les étudiants doivent s’engager dans l’activité et demander le remboursement dans les sept ans suivant l’entrée dans le programme de doctorat.
• Les étudiants dans leur huitième année de doctorat et au-delà ne sont pas admissibles à ce financement.
• Les étudiants doivent consulter et obtenir la signature du mentor de leur faculté avant de soumettre la ou les demandes de remboursement.
• Les étudiants ne doivent pas avoir de notes incomplètes non résolues (notes I) dans leur dossier au moment où le voyage a eu lieu.
• Les étudiants doivent avoir été inscrits/inscrits à un minimum de 12 unités pendant le trimestre universitaire au cours duquel la recherche/le voyage/l’activité professionnelle a eu lieu et pour lequel le remboursement est demandé. Pour les voyages d’été, les étudiants doivent avoir rempli cette condition au cours du trimestre de printemps précédent et s’inscrire à l’automne suivant. L’inscription in-absentia est acceptable.
• Les étudiants en frais de dossier ne sont pas admissibles au remboursement des dépenses engagées pendant qu’ils sont en frais de dossier. Les étudiants ne peuvent pas non plus être remboursés pendant qu’ils sont sur Filing Fee, même si les frais de voyage ont eu lieu avant le statut de Filing Fee.
• Les étudiants ne peuvent pas demander le remboursement des frais engagés pendant un congé approuvé, pendant qu’ils sont déchus (congé non approuvé), ou après s’être retirés de l’université.
• L’étudiant doit remplir les conditions générales de la Division des études supérieures pour les voyages des étudiants et les soumettre avec le formulaire de subventions de voyage pour les doctorants.

Étudiants continus:

• Les étudiants qui ont déjà reçu des fonds de voyage par le biais du Cota-Robles2, du mentorat de recherche d’été pour les diplômés (GSRM), du mentorat de recherche pour les diplômés (GRM), du programme de subvention de voyage de recherche et/ou du financement de la recherche de conférence/voyage de leur département qui a utilisé des fonds de la Division des études supérieures seront admissibles à la différence entre 1 000 $ et le total de ces bourses de voyage. Par exemple, Susie Bruin a reçu un remboursement de 500 $ de sa GRM et 200 $ des bourses de voyage de la Division des études supérieures de son département. Elle peut encore recevoir 300 $ grâce à ce programme de remboursement.

Dépenses admissibles

Les étudiants doivent respecter les politiques de voyage de l’UCLA.

Les dépenses peuvent inclure :

• Billet d’avion
• Transport
• Hébergement (dans un lieu commercial ; pas de séjour chez quelqu’un)
• Les repas seront remboursés sur une base réelle, sous réserve de la limite en vigueur sur le campus (actuellement 62 $) pour chaque jour complet en déplacement. La Division des études supérieures exige des reçus. Le remboursement forfaitaire (per diem) n’est pas possible.
• Inscription et frais de conférence/atelier (qui peuvent inclure les repas pour les participants)
• Imprimer des affiches

Les dépenses ne peuvent pas inclure :

• Un ordinateur ou autre matériel électronique ou équipement (ex, lecteur MP3, appareil photo)
• Boissons alcoolisées
• Épicerie
• Services de transcription
• Révision de dissertation
• Traitement et/ou frais de cours donnant droit à des crédits
• Récréation/événements sociaux
• Incidents pendant le voyage
• Fournitures, matériaux &autres coûts associés à l’activité de recherche ou de développement professionnel (par ex.g., logiciel, clé USB, etc.)
• Paiement aux participants ou aux sujets de l’étude de recherche

Procédures pour les étudiants

Soumettre le formulaire de subventions de voyage pour étudiants de doctorat rempli directement à la Division des études supérieures Bourses et services financiers, 1228 Murphy Hall, ou [email protected] dans les délais indiqués.

En participant, les étudiants comprennent qu’ils donnent leur consentement à la divulgation des informations de la demande aux responsables de l’Université et aux comités de financement pertinents.

Une demande complète comprendra les éléments suivants :

• Nom de la conférence ou de l’atelier, ou de l’institution/du lieu où la recherche a été menée
• Calendrier ou itinéraire de voyage
• Pour les présentateurs : Titre, auteurs (inclure les affiliations si elles sont différentes du département/programme UCLA de l’étudiant), et soit le résumé accepté/publié du travail présenté (le cas échéant), soit un bref synopsis (150 mots ou moins)
• Pour les participants aux ateliers ou aux activités de développement professionnel connexes : Fournir une brève (150 mots ou moins) explication de la formation ou des activités de développement professionnel
• Pour les recherches sur le terrain : Fournir un (150 mots ou moins) synopsis du travail et la justification du voyage
• Indiquer les coûts totaux du voyage, toute autre source de financement du voyage (par ex, fonds du département, subventions de recherche), et le montant demandé à la Graduate Division
• Les reçus originaux ou les photocopies sont acceptables
• Les reçus qui ne sont pas en anglais doivent être traduits afin de pouvoir être remboursés
• Les taux de change quotidiens réels doivent être fournis si vous soumettez des reçus dans une devise autre que l’américain ; utilisez des sites tels que www.oanda.com et sélectionnez les dates pertinentes pour chaque dépense
• Signature du mentor de la faculté sur le formulaire de demande
• Complété Division des études supérieures Conditions générales pour les voyages des étudiants

Comment l’étudiant reçoit la bourse

Les fonds sont remboursés sous la forme d’une allocation de bourse. Pour les étudiants internationaux, cela signifie que les taxes appropriées seront retenues.

Frequently Asked Questions

Puis-je soumettre les dépenses admissibles pour la bourse de voyage doctorale à l’avance, avant que mon voyage se produise ?

Les frais de transport aérien et d’inscription à la conférence peuvent être remboursés 2 à 3 semaines avant le départ. Toutes les autres dépenses doivent être soumises avec les reçus requis dans les 45 jours suivant la fin du voyage.

Les voyages pour les activités éligibles dans le cadre de la bourse de voyage pour les doctorants peuvent-ils commencer n’importe où dans le monde vers ma destination sélectionnée ou doivent-ils commencer à Los Angeles ?

Nous n’imposons aucune restriction sur le lieu de départ du voyage.

Je demande un remboursement dans le cadre de la bourse de voyage pour les doctorants. Mon voyage peut inclure un arrêt pour visiter la famille ou les amis ou pour d’autres raisons personnelles. Compte tenu de cela, quelle partie de mon voyage serait couverte ?

Seulement la ou les parties qui se rapportent directement à la conférence, à la recherche et/ou aux activités de développement professionnel.

Il me reste 500,00 $ dans mon fonds de bourse de voyage de doctorat et je n’ai pas besoin d’utiliser ces fonds restants à l’avenir. Puis-je transférer mon solde à un autre doctorant de l’UCLA ?

Non, les fonds sont exclusifs à l’étudiant et ne sont pas transférables.

J’ai appris que je ne suis pas admissible au programme de bourse de voyage pour les doctorants. Comment puis-je faire appel pour le financement ?

Il n’y a pas de voies d’appel. Nous vous encourageons à vous adresser à votre département académique d’origine pour obtenir des ressources.

Comment puis-je demander un financement au-delà du maximum de 1 000 $ dans le cadre du programme Doctoral Travel Grant ?

Le maximum qu’un étudiant peut recevoir du financement DTG est de 1 000 $. Si vous avez besoin d’un financement supplémentaire, veuillez contacter votre département académique d’origine.

J’ai des dépenses pour plusieurs voyages. Comment dois-je soumettre ces demandes de remboursement de la Doctoral Travel Grant ?

Pour chaque voyage, soumettez des demandes séparées. Ne soumettez pas une demande de remboursement combinée. La demande minimale doit être d’au moins 100,00 $.

J’ai voyagé avec une autre personne et mes dépenses sont combinées/réfléchies sur les reçus d’une autre personne ? Si je soumets la demande de remboursement de la bourse de voyage doctorale, les reçus que je soumets seront-ils honorés ?

Non. Dans le cas où plusieurs étudiants voyagent ensemble, ne partagez PAS ou ne divisez pas les coûts pour les repas, les chambres, le transport, etc. Les dépenses doivent être payées par individu seulement et ne peuvent pas être partagées ou divisées.

La Division des études supérieures accepte-t-elle les photocopies de reçus comme documents supplémentaires pour la demande de remboursement de la bourse de voyage doctorale ?

Oui. Les reçus doivent indiquer les frais détaillés. Les demandes de kilométrage doivent être accompagnées d’une documentation de calcul du kilométrage (Yahoo, MapQuest, Google Maps, etc.).

Y a-t-il un montant minimum de remboursement nécessaire pour demander la bourse de voyage doctorale ?

Le montant minimum de la bourse doit être de 100 $.

Qu’est-ce qui constitue un développement professionnel hors campus remboursable dans le cadre de la bourse de voyage pour doctorants ?

Ateliers ou instituts de recherche d’été conçus pour promouvoir les connaissances et les compétences en matière de recherche, ainsi que les possibilités de mentorat et de réseautage, qui sont de courte durée et ne donnent pas droit à des crédits. Les cours basés sur les études ne sont pas admissibles.

Exemple:

Éligible : www.nursing.upenn.edu/live/news/529-penn-nursing-hosts-the-15th-annual-summer-research

Non admissible : www.mbl.edu/education/courses/neurobiology/

Les conférences, le développement professionnel et/ou les activités de recherche menées sur le campus sont-ils admissibles au programme de subventions de voyage pour les doctorants ?

Oui. Cependant, vous êtes encouragé à participer à des activités qui sont externes à l’UCLA.

Les conférences, le développement professionnel et/ou les activités de recherche menées hors site mais administrées par l’UCLA sont-elles admissibles à un remboursement dans le cadre du programme Doctoral Travel Grant ?

Oui. Cependant, vous êtes encouragé à participer à des activités qui ne sont pas affiliées à l’UCLA.

Puis-je demander un remboursement de Doctoral Travel Grant pour assister à une conférence ?

Oui, si vous répondez à tous les critères d’admissibilité.

Un doctorant de l’UCLA pourra-t-il être remboursé par la Doctoral Travel Grant pour les frais d’inscription aux ateliers ou aux séminaires offerts par la conférence ?

Oui.

Un doctorant de l’UCLA qui est en congé ou qui s’est retiré pendant le trimestre où il a assisté à la conférence peut-il recevoir un remboursement de la Doctoral Travel Grant ?

Non, un étudiant doit être inscrit ou inscrit à un minimum de 12 unités ou être in-absentia lorsqu’il voyage.

Si un étudiant de doctorat de l’UCLA est inscrit in-absentia pendant le trimestre où il a assisté à la conférence, à la recherche ou au développement professionnel, un remboursement de la Doctoral Travel Grant sera-t-il autorisé ?

Oui, l’étudiant peut demander un remboursement.

Un étudiant de doctorat de l’UCLA a assisté à une conférence pendant l’été et ne s’inscrit pas au trimestre d’automne suivant. L’étudiant a déposé ou est en congé d’absence. Cet étudiant peut-il recevoir un remboursement de la Doctoral Travel Grant ?

Non.

L’étudiant de doctorat de l’UCLA doit-il être considéré comme un étudiant domestique aux États-Unis pour avoir droit à la Doctoral Travel Grant ?

Non, les étudiants internationaux et nationaux qui sont enregistrés et inscrits dans le trimestre où ils voyagent sont qualifiés pour le remboursement.

La division des études supérieures rembourse-t-elle directement l’étudiant pour les subventions de voyage de doctorat approuvées ?

Oui.

Je suis candidat à un double diplôme à l’UCLA. Suis-je éligible au financement de la Doctoral Travel Grant ?

Vous êtes éligible uniquement si vous étiez sous une filière qualifiée de diplôme de doctorat tout en entreprenant une activité de conférence, de recherche et/ou de développement professionnel. Cela s’applique aux étudiants ayant des objectifs de diplôme de doctorat, de DEnv, de DrPH et de DMA à l’UCLA. S’il vous arrive d’être sous une voie de diplôme telle que MD au moment où vous vous êtes engagé dans une conférence, une recherche et/ou une activité de développement professionnel, vous ne seriez pas admissible à un financement.

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