L’un des piliers de tout projet est la structure de répartition du travail (SRT) et le dictionnaire SRT qui l’accompagne. Que vous soyez un entrepreneur présentant la ligne de base du projet ou le client examinant la ligne de base, la WBS et le dictionnaire WBS sont votre pierre de Rosette pour comprendre comment les pièces disparates d’un projet vont finalement se lier et finalement livrer tout ce que vous avez entrepris d’accomplir avec votre projet.
La WBS est la ventilation hiérarchique du projet par les livrables. C’est la structure réelle que nous avons l’habitude de voir et d’utiliser pour organiser le projet. Elle nous permet de décomposer le champ d’application en éléments plus faciles à gérer et fournit une structure de rapport que nous utilisons pour la planification, la saisie des performances et des données réelles. La structure hiérarchique nous permet d’examiner le projet à son niveau le plus bas, de l’examiner dans son ensemble, ou quelque part entre les deux. L’OTP est excellent à ces égards. Ce qui n’est pas toujours évident lorsqu’on regarde la WBS, c’est la façon dont le travail est lié à l’énoncé des travaux (SOW), qui n’est souvent pas structuré de la même façon que la WBS.
Figure 1 – Structure de répartition du travail
Le dictionnaire WBS, en plus de développer la simple description d’une ligne des éléments WBS, relie le WBS à l’énoncé des travaux (SOW). Le dictionnaire de l’OTP est généralement une feuille de calcul qui énumère l’OTP, le nom de l’élément d’OTP, une description du travail dans cet élément au minimum. En outre, le bon dictionnaire comportera un champ désignant le paragraphe de l’ET qui est couvert par cet élément d’OTP. Ce mappage relie les deux structures l’une à l’autre et ouvre de nombreuses possibilités pour comprendre comment le projet est planifié, comment il fonctionne et ce qu’il coûte. Un dictionnaire WBS pourrait ressembler à l’exemple ci-dessous:
La dernière colonne de l’exemple montre comment les éléments de plus bas niveau de la WBS sont liés au SOW. Dans l’exemple, vous voyez que chaque élément est lié à deux paragraphes différents du SOW. Le premier est commun à tous les éléments ; disons qu’il s’agit du paragraphe sur la gestion du projet dans le cahier des charges. Ce lien montre que le projet planifiera, exécutera et capturera des données réelles pour la gestion du projet dans chaque élément individuel. Chaque élément est également lié à un paragraphe unique qui peut contenir des exigences spécifiques associées à l’étendue des travaux de communication. Chaque élément de l’OTP doit être associé à au moins un paragraphe du cahier des charges, mais généralement, ils seront liés à plusieurs paragraphes. Si un élément de l’organigramme technique n’est pas associé à un paragraphe du cahier des charges, vous devez vous demander « pourquoi nous faisons cela », car cela ne fait apparemment pas partie du contrat. À l’inverse, chaque paragraphe du SOW doit être lié à au moins un élément WBS et il touche généralement plusieurs éléments WBS.
Alors, que vous apporte le fait d’avoir ces deux structures liées ? Il vous permet de regarder votre projet dans différentes dimensions qui ouvrent de nombreuses possibilités de rapports et d’analyses. Par exemple, le simple fait de regarder une matrice des endroits où les deux documents sont reliés peut vous indiquer rapidement si vous avez tout couvert dans le SOW ou si vous effectuez des travaux dans un élément de la WBS qui n’est pas sous contrat.
Mais ce n’est que le début. Pensez à l’information qui est saisie dans un paragraphe du cahier des charges. Toutes ces informations peuvent maintenant être reliées à un WBS, ce qui signifie qu’elles peuvent être reliées à un calendrier, à la performance d’un système de valeur acquise, à l’organisation qui exécute le travail ou aux données réelles de votre système comptable.
En examinant les relations qui existent entre les éléments du WBS dans le calendrier, vous pouvez voir comment différents paragraphes du SOW sont liés et si cela a du sens ou non. Dans l’exemple du dictionnaire WBS ci-dessus, vous pourriez vous attendre à voir des liens entre le test des composants (1.3.1) et le test du système (1.3.2). Si ces liens n’existent pas, ce serait un drapeau rouge pour votre projet qui devrait être examiné.
L’exemple des relations ne fait qu’effleurer la surface. Les performances et les réalisations peuvent être attribuées en retour aux paragraphes du SOW. Le lien pourrait ne pas être exact, vous pourriez avoir à allouer les réels associés à un WBS à plusieurs paragraphes SOW, mais cette visibilité est toujours précieuse. Vous pouvez également explorer les paragraphes de l’EDT et voir comment les éléments de ces paragraphes sont liés. Par exemple, les paragraphes de l’EDT identifient généralement les livrables affectés par un paragraphe de l’EDT. Un simple mappage d’un livrable à un paragraphe de l’EDT, lié au dictionnaire de l’OTP, ouvre la voie à l’examen de tous les attributs susmentionnés par livrable. Ensuite, ajoutez des champs supplémentaires au dictionnaire de l’OTP (numéro de ligne de contrat, gestionnaires de compte de contrôle, indicateurs de compte de contrôle, etc.) et les possibilités augmentent.
Utilisé correctement, le dictionnaire de l’OTP devient bien plus qu’un document qui décrit le travail. Il devient un kaléidoscope de projet qui vous permet de regarder vos données de projet d’un nombre infini de façons.