Lorsqu’on traite des lois californiennes sur le salaire final, c’est dans les détails que cela devient délicat. Par exemple, si un employé démissionne avec un préavis de deux semaines, vous avez normalement jusqu’au dernier jour de l’employé pour lui fournir le dernier salaire – mais que faire si vous voulez demander à l’employé de ne pas travailler pendant la période de préavis ? Quand le dernier chèque de paie est-il dû ?
Comment un employeur doit-il gérer une situation où un employé licencié a pris du temps de PTO ou de vacances à l’avance (avant qu’il ne soit accumulé) et a déjà été payé pour cela, même s’il n’a pas encore été gagné ? Peut-on le récupérer sur le dernier salaire ?
Ce sont les types de questions auxquelles Michelle Flores a répondu lors d’un récent webinaire du CER. Lisez la suite pour obtenir ces réponses et plus encore.
Les lois californiennes sur le dernier salaire : Combien de temps pour fournir le dernier chèque de paie
Q. De combien de temps disposez-vous pour payer l’employé une fois qu’il a été licencié ?
A.En Californie, un employé qui est licencié doit être payé immédiatement – le jour du licenciement.
Q. La loi a-t-elle changé de telle sorte que les employeurs disposaient auparavant de 72 heures pour payer les derniers chèques de paie, mais que maintenant c’est immédiat ? Ou est-ce toujours 72 heures, mais il est simplement recommandé de payer immédiatement ?
A.Labor Code section 201 indique que si vous licenciez un employé, vous devez le payer immédiatement à la fin du contrat. Il y a une mise en garde pour les employés saisonniers dans l’industrie de la conserverie – les employeurs qui licencient des employés saisonniers dans l’industrie de la conserverie ont 72 heures, mais c’est une exception très stricte. En revanche, si un employé démissionne, l’employeur dispose de 72 heures pour verser la dernière rémunération. Mais en cas de licenciement, elle est généralement due immédiatement.
Les lois californiennes sur le salaire final : Que faire si un employé doit de l’argent ?
Q. En termes de prêts, pouvez-vous s’il vous plaît aborder le salaire final et les PTO qui ont été « empruntés » (congés pris au-delà de leur solde accumulé ou gagné) ? Sommes-nous autorisés à récupérer ces salaires ?
A.Dans cette situation, c’est l’équivalent de leur avancer le salaire. Souvent, le manuel peut indiquer que les avances de salaire peuvent être prélevées sur un dernier chèque de paie ; cependant, je mets en garde les employeurs contre cette pratique. Je recommande de maintenir ces avances à un niveau minimum et de les utiliser à votre avantage si quelqu’un part. Dans certaines circonstances, expliquer que vous ne les déduisez pas (et donc les traiter comme un cadeau à l’employé sans attente de remboursement) peut avoir plus d’avantages pour l’employeur que d’essayer de récupérer l’argent, et certainement moins de risques.
Q. Dans le cas d’une renonciation à des vacances/temps de congé anticipé/paie, recommanderiez-vous de demander une renonciation aux réclamations en échange ?
A.Cela dépend. Dans cette situation, cela dépendrait de la façon dont vous avez documenté les avances, de la quantité d’argent en question et de la documentation relative à la renonciation. La question est de savoir si vous avez pris en compte de manière appropriée cette renonciation – ce qui dépend vraiment des circonstances. Cela pourrait être possible, mais il faudrait que le montant soit important, que le délai soit important et que la documentation soit complète. Il faudrait également une signature séparée (ils auraient dû signer quelque part qu’ils reconnaissaient qu’ils devraient cela s’ils démissionnaient avant de rembourser le déficit).
Les lois californiennes sur le salaire final : Comment gérer les avis de démission variables des employés
Q. Si un employé en Californie fournit un préavis de deux semaines, mais que vous ne voulez pas qu’il travaille pendant la période de préavis et décidez plutôt de le libérer de façon anticipée, devez-vous avoir son dernier chèque le jour où vous le libérez – même si vous le payez pendant sa période de préavis ?
A.La voie la plus sûre est de les payer le jour où vous décidez de leur demander de ne pas travailler, et de payer le reste de leur préavis. Je les paierais le jour où vous les laissez partir, car leur emploi prend fin ce jour-là. Et même s’ils vous ont fait part de leur intention de démissionner un autre jour, si vous refusez, vous mettez fin à leur emploi avant la date prévue. Puisque leur emploi se termine à cette date, payez-les à cette date – que vous les payiez pendant leur période de préavis ou non.
En fait, je recommanderais que vous payiez pendant la période de préavis parce que ne pas le faire pourrait donner lieu non seulement à des demandes de chômage, mais ces demandes pourraient aller au-delà de la date de démission également. Pourquoi prendre ce risque – payez-le le jour où vous dites « merci mais non merci » et payez-le jusqu’à la fin de leur période de préavis. Et documentez tout cela clairement.
Q. Si un employé donne un long préavis, par exemple un mois, mais que vous le laissez partir le jour où il vous dit qu’il a l’intention de partir (parce que vous savez qu’il ne sera plus productif), devez-vous payer pendant toute la période de préavis, pendant deux semaines standard, ou simplement le laisser partir sans préavis ?
A.Cela doit être évalué au cas par cas. Sans plus de détails, il pourrait être difficile de justifier le licenciement immédiat. Sans que cette personne ne manifeste le manque de productivité (c’est-à-dire si c’est en fait juste une impression qu’elle ne va pas se donner à fond et que vous essayez juste de la faire sortir de l’environnement), je vous recommande de la remercier pour son préavis et de la payer pendant toute la période de préavis. Même s’il s’agit d’un paiement important, sans cela, il pourrait y avoir une réclamation pour ce salaire. Par exemple, ils pourraient prétendre qu’ils pensaient que cette période de préavis était nécessaire. De plus, ils pourraient déposer une demande de chômage et vous devriez probablement payer cela – et le chômage pourrait se prolonger au-delà de cette période.
En outre, vous envoyez le message aux autres employés que le fait de donner un préavis sera traité négativement, les incitant ainsi à ne plus le faire. Le fait d’éviter ce dernier point peut à lui seul valoir la dépense. Sans connaître plus de détails, je la paierais.
Les informations ci-dessus sont extraites du webinaire « Final Pay Obligations in California : Conseils pour minimiser vos risques juridiques lorsque les employés partent ». Pour vous inscrire à un prochain webinaire, visitez le site CER webinars.
Michelle Lee Flores est une associée du bureau de Los Angeles de Fisher & Phillips LLP. Elle concentre sa pratique sur tous les aspects des litiges en matière d’emploi, y compris les procès devant jury et devant les tribunaux, l’arbitrage, la médiation et les négociations précontentieuses, le harcèlement et la discrimination fondée sur le sexe, la race, la religion, l’âge et le handicap, les violations du salaire et de l’heure, y compris les recours collectifs, et les licenciements abusifs.
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