Registre des parties prenantes dans la gestion de projet

Registre des parties prenantes dans la gestion de projet

Quelle est l’importance d’avoir un registre des parties prenantes approprié en place pour la gestion de projet ? La gestion des parties prenantes est l’un des processus les plus importants du cycle de vie de tout projet. Il s’agit d’un type de processus de gestion stratégique que les gestionnaires de projet intelligents suivent pour obtenir le soutien des autres, tant internes qu’externes, à leurs projets. Les parties prenantes peuvent être un individu, une organisation, une communauté, un groupe de personnes, un investisseur qui peut affecter ou être affecté par les résultats d’un projet, ou une organisation. Elles peuvent avoir des impacts positifs ou négatifs et peuvent être internes ou externes à l’organisation. Un registre des parties prenantes est créé pour documenter qui est touché par le projet et qui a une influence et un impact sur le projet. Il contient des informations pour traiter avec les parties prenantes du projet qui ont différents niveaux d’intérêts et d’impacts sur les objectifs du projet. Dans cet article, nous allons discuter de l’importance de la gestion des parties prenantes et fournir un exemple de modèle de registre des parties prenantes pour vous aider à gérer efficacement les parties prenantes de votre projet.

Importance de la gestion des parties prenantes dans le succès d’un projet

Les parties prenantes peuvent être positives, négatives, internes ou externes au projet ou à l’organisation. Les chefs de département, les coordinateurs de projet, les membres de l’équipe de projet, les cadres supérieurs, le conseil d’administration et les sponsors du projet sont l’exemple des parties prenantes internes dont les opérations affectent ou sont affectées par le projet.

Les parties prenantes externes sont celles qui sont extérieures à l’organisation du projet. Les vendeurs, les fournisseurs, les organismes de réglementation, le gouvernement, les communautés et les organisations sont des exemples de parties prenantes externes.

La satisfaction des parties prenantes est un critère de réussite essentiel pour tout type de projet. Peu importe si vous gérez un projet informatique sophistiqué ou un petit projet de construction de bureau, vous devez répondre aux exigences de vos parties prenantes. Pour les gestionnaires de projet qui réussissent, c’est une bonne pratique d’engager pleinement toutes les parties prenantes positives en utilisant des outils et des techniques de communication efficaces basés sur une stratégie afin d’obtenir leur soutien.

La gestion des parties prenantes est un processus répétitif qui est effectué tout au long du cycle de vie d’un projet. Bien qu’il existe de nombreux outils et techniques disponibles pour le développement d’une stratégie de parties prenantes, la gestion des parties prenantes est un processus unique au projet. Par conséquent, il doit être adapté en tenant compte des caractéristiques du projet.

Le processus d’identification des parties prenantes clés du projet vient juste après la signature de la charte du projet. Après cela, vous devez documenter les informations sur les parties prenantes dans un registre. En d’autres termes, vous créerez le registre des parties prenantes une fois la charte du projet signée.

• Travaillez avec votre sponsor pour identifier ceux qui sont aux niveaux primaires.
• Faites un brainstorming avec votre équipe de projet pour identifier les individus et les groupes
• Demandez les connaissances des experts
• Analysez les registres des projets passés et similaires.

Modèle de registre des parties prenantes

Le registre des parties prenantes est l’un des documents de projet les plus importants qui aide à classer, d’identifier et d’évaluer les parties prenantes du projet. Le registre des parties prenantes répond à de nombreuses questions concernant les parties prenantes. En voici quelques-unes;

• Quels sont les noms et les coordonnées des parties prenantes?
• Quelles sont les attentes et les exigences des parties prenantes?
• Quelles sont les parties prenantes les plus critiques ?
• Quelles sont les méthodes de communication pour traiter avec les parties prenantes?
• Quel est le niveau d’impact des parties prenantes?

Basiquement, un registre des parties prenantes est créé dans les premières phases juste après la signature de la charte du projet. L’identification des parties prenantes est la première étape de la création d’un registre des parties prenantes. Les parties prenantes peuvent être identifiées en examinant les dossiers de projets antérieurs et similaires, en faisant un brainstorming avec l’équipe de projet, en rencontrant le sponsor du projet et en explorant les fournisseurs impliqués dans le projet

Après l’identification des parties prenantes, l’analyse des parties prenantes, la classification et les processus de gestion vient.

Le Guide PMBOK recommande les outils ci-dessous pour la classification des parties prenantes;

1. Grille pouvoir/intérêt
2. Grille pouvoir/influence
3. Grille influence/impact
4. Modèle de saillance

Les parties prenantes sont classées en fonction de leur pouvoir, de leur influence, de leur impact et de leur intérêt sur un projet. Ils peuvent également être classés selon leur urgence, et leur légitimité.

L’exemple de registre des parties prenantes

Typiquement, un registre des parties prenantes comprend les informations ci-dessous ;

– Nom,
– Département
– Titre
– Rôle sur le projet
– Attentes
– Influence (faible/élevé)
– Impact (faible/élevé)
– Catégorie

Un registre de parties prenantes comprend des colonnes qui traitent de questions spécifiques. Il peut être personnalisé en fonction des exigences du projet. La figure ci-dessous décrit un exemple de registre des parties prenantes.

Notez que le registre des parties prenantes est un document vivant qui doit être maintenu à jour pendant le cycle de vie du projet. Il fournit des informations sur toutes les parties prenantes clés du projet et leurs attributs.

Les registres de parties prenantes sont des documents de gestion de projet importants qui doivent être maintenus à jour tout au long du cycle de vie du projet. C’est un document vivant qui aide l’équipe de projet à répertorier toutes les parties prenantes du projet. Au fur et à mesure que le projet avance, les parties prenantes et leurs influences sur le projet changent. De nouvelles parties prenantes voient le jour et certaines perdent leur attention sur le projet. Leur pouvoir et leur impact sur le projet changent également. En plus de cela, le registre des parties prenantes doit être un document confidentiel parce qu’il comprend beaucoup d’informations sur différentes personnes et organisations.

Pour une gestion de projet réussie, l’importance d’un registre des parties prenantes ne peut jamais être niée.

Bénéfices du registre des parties prenantes

En tant que gestionnaire de projet, vous devez être conscient de ce fait : les parties prenantes peuvent tout rendre difficile ou facile. Et tout a tendance à changer dans un projet car les projets sont dynamiques par nature. Un individu ou un groupe peut être intéressé par votre projet au début, mais peut perdre son intérêt au fil du temps. Ou peut-être qu’un groupe ne veut pas que vous réalisiez un projet que vous avez entrepris.

Comment pouvons-nous gérer tous ces facteurs ? La réponse est facile : utiliser les parties prenantes pour trouver des solutions. Tout en gérant un projet, classer, identifier et évaluer les études des besoins des parties prenantes peut vous sauver. Créer un registre est facile, il s’agit simplement d’écrire quelque chose sur un écran d’ordinateur. Avoir un registre complet aide à gérer notre temps limité avec succès tout en traitant un certain nombre de questions dans les projets.

Résumé

La gestion des parties prenantes joue un rôle clé dans le succès d’un projet. Une mauvaise gestion des parties prenantes du projet qui ont un pouvoir et un intérêt élevés peut contribuer à l’échec du projet. Par conséquent, les équipes de projet doivent effectuer une analyse, une classification et une priorisation opportunes et minutieuses des parties prenantes en tenant compte des capacités de ces dernières à affecter le projet.

C’est une bonne pratique de créer le registre le plus tôt possible. Il existe différents exemples et modèles disponibles sur internet. Vous pouvez les télécharger, les personnaliser pour les besoins de votre projet, ajouter des colonnes si nécessaire, et les utiliser pour votre projet afin d’indexer les informations sur les parties prenantes. Le modèle proposé dans cet article, qui montre à quoi pourrait ressembler le registre des parties prenantes, vous sera également utile.

Dans cet article, nous abordons l’importance de la gestion des parties prenantes et fournissons un exemple de modèle de registre des parties prenantes. Notez que c’est un sujet important qui doit être connu du point de vue de l’examen de certification PMP. Vous pouvez ajouter ou partager ce que vous voulez en utilisant la boîte de commentaires ci-dessous.

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External References

pmi.org

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