Qu’est-ce qu’un suivi des absences ?
Un suivi des absences est un outil qui vous aide à suivre les absences de vos employés.
Ces outils peuvent se présenter sous différentes formes et tailles, notamment sous la forme d’un modèle Excel ou d’un système en ligne (cloud).
Traqueur d’absences basé sur Excel
Un traqueur d’absences basé sur Excel est facile à mettre en place dès lors que vous avez installé Excel. Vous pouvez simplement télécharger le modèle et commencer à ajouter vos utilisateurs et vos absences.
Les inconvénients d’un modèle Excel ressortent surtout lorsque vous avez plus de quelques employés à gérer.
Toutes les demandes d’absence et les requêtes doivent passer par le manager, il n’est pas possible pour les employés de planifier leurs absences sans demander les dates à leur manager.
Les demandes peuvent provenir d’un appel téléphonique, d’un message ou d’un e-mail, ce qui peut rendre difficile le suivi des demandes d’absence.
Etant contenu dans un seul fichier, il est également plus facile de l’égarer ou de le supprimer.
Si vous rencontrez un problème informatique tel que la corruption d’un fichier ou même un ordinateur portable perdu, vous risquez de perdre toutes vos infos d’absence. Il est important de s’assurer que votre feuille de calcul est sauvegardée régulièrement.
Les modèles Excel manquent également de la fonctionnalité de validation des entrées pour éviter les erreurs.
Systèmes de suivi des absences en ligne
Un système hébergé (basé sur le cloud) s’échelonnera beaucoup mieux pour les entreprises comptant plus de quelques employés. Ces systèmes permettent à vos employés de réserver leurs propres vacances avec un système d’approbation pour que leur manager puisse facilement approuver l’absence.
Les employés ont également la possibilité de visualiser leurs propres absences sur le système. Cela réduit le nombre de questions que les gestionnaires recevront concernant les absences de l’employé.
Les erreurs sont évitées avec des contrôles pour s’assurer que les employés ne peuvent pas réserver plus d’absences que leur allocation, ainsi que d’autres validations, cela aide à faire du suivi des absences un processus sans souci.
Ces systèmes permettent également à la direction de visualiser facilement les statistiques et les chiffres sur les données d’absence. Les rapports faciles d’accès aident également à la planification et à l’estimation du travail à venir.
Par Kieran Baker, fondateur d’Absentia
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