Kaikki päätökset, jotka koskevat oppilaan 504-kelpoisuutta, sijoittamista ja tarvittavien mukautusten ja/tai siihen liittyvien apuvälineiden tai palvelujen tarjoamista, tekee 504-tiimi, ja niiden on perustuttava useista eri lähteistä saatuihin tietoihin, ja kaikista lähteistä saadut tiedot on harkittava ja dokumentoitava huolellisesti.
504-ryhmään voivat kuulua rakennuksen 504-koordinaattori tai hyväksytty edustaja, tarvittaessa kouluterveydenhoitaja ja muu asianmukainen koulun henkilökunta, joka tuntee oppilaan ja/tai arviointitiedot. Oppilas ja hänen vanhempansa/huoltajansa kutsutaan tavallisesti osallistumaan 504-ryhmän kokoukseen, ja heillä on mahdollisuus tutustua kaikkiin asiaankuuluviin opetusasiakirjoihin. Koulu ja vanhempi/huoltaja voivat kutsua 504-kokoukseen muita henkilöitä, joilla on tietoa lapsesta ja/tai prosessista.
Vanhemmalle/huoltajalle annetaan ennen kokousta kirjallinen ilmoitus, jossa ilmoitetaan kokouksen aika, paikka ja tarkoitus.
Kokouksen puheenjohtajana toimii rakennuksen 504-koordinaattori tai hyväksytty edustaja. Kokouksesta voidaan laatia pöytäkirja, ja jos näin tehdään, jäljennös pöytäkirjasta annetaan vanhemman/huoltajan saataville ja sijoitetaan oppilaan opintorekisterikansioon kohtuullisen ajan kuluessa kokouksen jälkeen.
Ryhmän päätökset on tehtävä yksimielisesti. Ei ole tarkoituksenmukaista tehdä kelpoisuus- tai ohjelmapäätöksiä enemmistön ”äänestyksen” perusteella. Jos yksimielisyyttä ei saavuteta, 504-koordinaattori tai kokouksessa hyväksytty edustaja tekee lopullisen päätöksen lapsen kelpoisuudesta ja tarvittaessa mukautuksista ja niihin liittyvistä apuvälineistä ja/tai palveluista, joita lapsi tarvitsee voidakseen osallistua kouluohjelmiin.
Koulupiiri antaa vanhemmalle/huoltajalle ilmoituksen piirin päätöksestä. Vanhemmalla/huoltajalla on oikeus pyrkiä ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet paikallisen valitusmenettelyn kautta tai käynnistämällä puolueeton kuuleminen.