Harkitsetko toimistopäällikön työtä? ”Toimistopäällikkö on vastuussa kaikesta ja kaikesta, mikä voi vaikuttaa elämänlaatuun toimistossa”, sanoo Jase Bergen, joka työskentelee toimistopäällikkönä viihdealan yrityksessä New Yorkissa. ”Jos se on rikki, se on parasta korjata – ei tekosyitä. Sinä vain teet sen. Ja kun kuusi asiaa hajoaa kerralla, sinun on pysyttävä rauhallisena ja mietittävä, mikä on korjattava ensin.”
Harvinaiset roolit ovat yhtä olennainen osa toimistoa kuin toimistopäällikön rooli. Toimistopäälliköt vastaavat tiedon levittämisestä koko organisaatiossa sekä toimittajien, johdon ja tukipalvelujen koordinoinnista, ja he varmistavat, että kaikki työskentelevät yhdessä yrityksen yleisen menestyksen hyväksi. Voisitko sinä vastata tehtävään?
Toimistopäällikön työnkuvaan kuuluu usein toimistotarvikkeiden hinnoittelu, palkanlaskennan hoitaminen, pikkukassan valvominen, tukihenkilöstön valvominen ja työnhakijoiden haastatteleminen. Toimistopäällikön on käytettävä joka päivä järkevää harkintakykyä, ja jokainen virhe voi merkitä irtisanomista.
Huomioi ihmiset
Organisaatiossa laitteet eivät ole ainoa asia, joka tarvitsee säännöllistä huoltoa ja tukea. Suuri osa toimistopäällikön työstä on muiden motivoimista ja koordinointia sen varmistamiseksi, että kaikki työskentelevät tuottavasti yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.
”Hyvän toimistopäällikön työn juju on ansaita ihmisten kunnioitus”, Bergen sanoo. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilökuntasi ja esimiehiesi pitäisi tietää, että he voivat luottaa siihen, että voit hädän hetkellä toimia oikein kaikkien hyväksi kerta toisensa jälkeen. Joskus tämä tarkoittaa sitä, että puolustat sitä, minkä tiedät olevan oikein, vaikka työtoverisi – tai pomosi – olisikin eri mieltä päätöksestäsi.
”Maineesi on kaikki kaikessa”, Bergen selittää.
Pikaisen tyydytyksen saaminen
Vaikka toimistopäällikkö työskentelee usein suurten paineiden alla, koska hänen vastuualueensa on laajuudeltaan niin suuri, hänen tyytyväisyytensä taso on myös korkea. IAAP:n (International Association of Administrative Professionals) vuonna 2004 tekemässä tutkimuksessa toimistopäälliköt ilmoittivat, että he pitävät työssään eniten siitä, että he näkevät työnsä tuloksen näkyvän välittömästi tuottavuuden ja toimiston tehokkuuden kasvuna.
Ideaalinen toimistopäällikkö
Liiketoiminta-asioihin erikoistunut käyttäytymispsykologi Jack Deal on koonnut seuraavan luettelon ihanteellisen toimistopäällikön välttämättömistä taidoista.
- Huippuluokan atk-taidot.
- Erinomainen käytös puhelimessa.
- Verbaaliset taidot: Jos upseerijohtaja ei osaa puhua hyvin, millaisen vaikutelman hän antaa? Monissa yrityksissä myös sujuva vieraan kielen taito on etu.
- Hyvät kirjalliset taidot: Kyky käyttää oikeaa kielioppia, syntaksia ja logiikkaa kirjoitettaessa on ratkaisevan tärkeää.
- Hyvät organisointitaidot: Jos tärkeää tietoa ei pysty löytämään tai käyttämään tehokkaasti, se voi vahingoittaa yritystä.
- Johtamisominaisuudet: Toimistopäälliköiden tulisi pystyä valvomaan muita ja heillä tulisi olla halu käyttää valtaa, mutta ei väärinkäyttää sitä.
- Hyvä työmoraali: Myös ajoissa paikalle saapuminen ja pysyminen työn loppuun asti on tärkeää.
- Tiimipelitaidot: Kyky jakaa tietoa tarpeen mukaan ja auttaa tekemään parannuksia.
Tulokas
Jos olet hallintoassistentti, joka on kiinnostunut toimistopäällikön urasta, tarkista henkilöstöosastoltasi, onko asiaan liittyviä sisäisiä koulutusohjelmia saatavilla. IAAP:n mukaan monet suuret yritykset tarjoavat koulutusta ja ammatillisen kehittymisen kursseja, jotka auttavat sinua valmistautumaan toimistopäälliköksi.
Self-Taught Manager
Hallintoavustajat voivat kehittää johtamistaitojaan myös omatoimisesti, ja monet omaksuvat nämä taidot työssä, sanoo Annette Dubrouillet, Springfieldissä, Virginiassa sijaitsevan Continuumin toimitusjohtaja ja omistaja.
Konsulttina, luennoitsijana ja henkilökohtaisena valmentajanaan hallintoalan ammattilaisen parissa säännöllisesti työskentelevä Dubrouillet neuvoo hallintoavustajia kehittämään itseään koskevia taitoja. ”Hallinnoijien on oltava vastuussa omasta ammatillisesta kehittymisestään, omasta mielenterveydestään työssään ja omista taidoistaan, joko verkostoitumalla, koulutusseminaareissa tai etsimällä valmentajaa”, hän sanoo.
Lisätietoa hallinnollisista ammateista.
Lisätietoa liike-elämän ammateista.