Vuoden alkamisajankohdan valitseminen on yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun on tehtävä uutta yritystä perustettaessa. Se saattaa kuulostaa helpoimmalta asialta, mutta tällä yhdellä pienellä askeleella on varmasti suuri vaikutus.
Muun muassa verovuosi sanelee liiketoimintastrategiasi ja tuloveroilmoituksen jättöaikataulun. Se määrittää, miten seuraat yrityksesi taloudellista tilaa ja miten raportoit siitä osakkeenomistajille. Strategisesti suunniteltu tilikausi voi myös parantaa toimintaasi, auttaa vähentämään kustannuksia ja tehdä yrityksestäsi houkuttelevan potentiaalisille sijoittajille.
Miten päätät, milloin tilikausi alkaa?
Katsotaan ensin, mikä tilikausi on, ja tarkastellaan siihen vaikuttavia tekijöitä.
Mikä on tilikausi?
Tilikausi on kahdentoista kuukauden jakso, jonka aikana seuraat yrityksesi taloudellista tilannetta. Sen alku merkitsee ajankohtaa, jolloin aloitat yrityksesi vuotuisen kirjanpidon. Tämän 12 kuukauden jakson lopussa sinulla on vuoden taloudelliset tiedot, joita voit käyttää verojen ja yrityksesi taloudellisen tilan määrittämiseen.
Toisin kuin tavallisen vuoden, tilikauden ei tarvitse alkaa 1. tammikuuta ja päättyä 31. joulukuuta. Voit aloittaa sen milloin tahansa, kunhan se kattaa 12 peräkkäistä kuukautta.
Yrityksen omistajana voit ottaa käyttöön tilikauden, joka on yrityksesi kannalta järkevin. Tämä voi olla joko
- kalenterivuosi tai
- oma tilivuosi eli mikä tahansa 12 peräkkäisen kuukauden jakso, joka ei pääty joulukuun 31. päivään
Kalenterivuoden noudattaminen on suoraviivainen vaihtoehto, mutta kuten opit myöhemmin, tämä ei toimi kaikissa yrityksissä ja kaikilla toimialoilla. Verovuotta valitessasi sinun on otettava huomioon useita tekijöitä, kuten liiketoimintasi luonne, verotustarkoitukset ja yrityksesi toiminnan kausivaihtelut.
Vaikka voit aloittaa verovuoden milloin tahansa, on yleinen käytäntö, että yritysten omistajat aloittavat verovuoden tiettyjen vuosineljännesten alussa. Tilikaudet ilmaistaan kuitenkin yleensä vuoden päättymispäivänä, joten usein kuulee puhuttavan ”31. maaliskuuta päättyvästä tilikaudesta” tai ”30. syyskuuta päättyvästä tilikaudesta”.”
Nyt kun olemme käyneet läpi tilikauden määritelmän, tarkastellaan tekijöitä, jotka sinun on otettava huomioon päättäessäsi, milloin yrityksesi tilikausi alkaa.
Tilikausi ja verot
Jos olet yrityksesi ainoa omistaja, tuloverolaki edellyttää, että noudatat tavanomaista verovuotta. Sama pätee, jos olet osakkaana S-yhtiössä tai jos yrityksesi on rekisteröity yhden jäsenen osakeyhtiöksi (LLC). Jos yritys on henkilöyhtiö, sen verovuoden on oltava sama kuin yhtiömiesten verovuoden.
Yksinyrittäjien, henkilöyhtiöiden, S-yhtiöiden ja LLC:iden ohella myös henkilökohtaisten palveluyritysten verovuoden päättymisen on noudatettava kalenterivuotta.
Regulaariset C-yhtiöt voivat noudattaa kalenterivuotta tai olla noudattamatta sitä, riippuen siitä, kumpi on edullisempaa.
Vaikka IRS haluaisi mieluummin, että pienet yritykset noudattavat kalenterivuotta, se antaa luvan noudattaa mitä tahansa verovuotta, jos siihen on pakottava syy. Voit esimerkiksi halutessasi noudattaa tilikautta, joka perustuu toimialasi yritysten luonnolliseen myyntisykliin.
Tilikausi ja myyntisyklit
Lähes jokaisella toimialalla on omat ainutlaatuiset myyntitapansa. Esimerkiksi vähittäiskaupan yrityksillä on tapana olla kiireisintä kiitospäivän, joulun ja uudenvuoden juhlapyhien aikaan. Sitä vastoin useimmissa palvelupohjaisissa yrityksissä on huiput ja laaksot läpi vuoden riippuen niiden tarjoaman palvelun luonteesta.
Jos yrityksesi myyntimäärissä ei tapahdu merkittäviä muutoksia vuoden aikana, vakiokalenterivuoden noudattamisen pitäisi toimia hyvin. Jos liiketoiminnassasi esiintyy kuitenkin voimakkaita kausivaihteluita, voit valita verovuoden, joka noudattaa toimialasi luonnollista myyntisykliä.
Onko liiketoimintasi sitä tyyppiä, jota verotetaan kalenterivuoden mukaan? Jos vastaus on kielteinen, voit valita verovuoden perustaksi liiketoimintasi vilkkaimman ajan lopun. Esimerkiksi vähittäiskauppiaiden liiketoimintavuoden luonnollinen päättymisajankohta on tammikuussa, joulukiireiden ja inventaariota edeltävän myyntiajan jälkeen. Tämän vuoksi vähittäiskauppiaat aloittavat tilikautensa yleensä helmikuussa.
Jos sinulla on rautakauppa- tai maisemointiyritys, talvikuukausina ei luultavasti ole kovin vilkasta toimintaa, sillä vähemmän asiakkaita huolehtii nurmikostaan tai ehtii ryhtyä kunnostusprojekteihin. Tällöin maalis- tai huhtikuussa alkavasta tilikaudesta on hyötyä, sillä se sijoittaa kannattavimmat kuukaudet vuoden alkupuoliskolle.
Tilikauden alkamisajankohdan ansiosta voit olla taloudellisesti parhaimmillasi, ja se on suuri apu, kun haet lainoja tai yrität houkutella sijoittajia.
Yritykset, joiden myynti kasvaa kesällä, voivat samasta syystä päättää tilikauden syyskuun 30. päivään. Samoin kuntosalit ja kuntoklubit hyötyvät siitä, että niiden tilikausi alkaa lomakaudella, jolloin terveyteen liittyvät uuden vuoden lupaukset ovat päällimmäisinä mielessä.
Tilikausi ja kirjanpito
Hoitaako kirjanpitäjä tilinpäätöstäsi? Jos vastasit kyllä, voit säästää rahaa noudattamalla tilikautta, joka ei vastaa kalenterivuotta.
Tilitoimistot ovat myös kausiluonteisia yrityksiä. Tämäntyyppinen liiketoiminta on yleensä huipussaan tavanomaisen kalenterivuoden lopussa, jolloin useimmat yritykset perinteisesti sulkevat kirjanpitonsa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos päätät päättää tilivuotesi eri aikaan, voit ehkä hyödyntää kirjanpitäjäsi sesongin ulkopuolista hintaa ja säästää hieman rahaa.
Tilitoimistoilla on myös tyypillisesti ruuhka-aikoja lähellä kunkin vuosineljänneksen loppua, joten saatat haluta välttää myös näitä ajanjaksoja.
Muut tekijät
Yllä mainittujen tärkeimpien tekijöiden lisäksi yrityksen omistajat voivat päättää tilikauden valinnasta myös näiden tekijöiden perusteella.
- Toiminnallinen mukavuus: Jotta kirjanpito, pankkien täsmäytykset ja inventaario sujuisivat hieman sujuvammin, monilla yrityksillä on tilikauden loppu, joka osuu kuukauden viimeiseen päivään.
- Verotuksen toimittaminen: Monet yrityksen omistajat suunnittelevat verovuoden varmistaakseen, että he pystyvät maksamaan velkansa. Tämä tehdään yleensä siten, että yrityksen veroilmoituksen määräaika osuu hyvän kassavirran aikaan eli yrityksen huippusesongin jälkeen.
- Taloudellinen raportointi: Useimmilla yrityksillä verovuoden loppu on kaukana perustamispäivästä. Esimerkiksi jos yritys on perustettu 1. helmikuuta, yrityksen päämiehet saattavat hyväksyä tilikauden päättymispäiväksi 31. tammikuuta. Näin tehdään, jotta yrityksellä on taloudelliset tiedot koko toimintavuodelta ennen ensimmäisen tilikauden päättymistä.
Tilikauden vaihtaminen
Voit vaihtaa nykyistä tilikauttasi monesta syystä. Mutta jos teet niin, sinun on vaihdettava myös verovuosi. Ja tässä tulee hankalaa.
Voidaksesi vaihtaa verovuottasi sinun on saatava lupa IRS:ltä. Tämä tarkoittaa IRS-lomakkeen 1128 (Application to Adopt, Change, or Retain a Tax Year) täyttämistä. Henkilökohtaisia palveluja tarjoavien yhtiöiden, S-yhtiöiden ja henkilöyhtiöiden on ehkä täytettävä IRS-lomake 8716, jotta ne voivat käyttää muuta verovuotta kuin kalenterivuotta.
Jos teet tämän ensimmäistä kertaa, kannattaa ehkä pyytää veroasianajajan apua. Kysymykset ovat lukuisia ja monimutkaisia, ja haluat varmistaa, että vastaat kaikkeen oikein. Jotta saat hyväksynnän, varmista, että noudatat IRS:n antamia ohjeita ja että sinulla on laillinen liiketaloudellinen syy pyytää muutosta.
Sen sijaan, että joudut muuttamaan verovuotta jossain vaiheessa, vältä hankaluudet tekemällä tietoon perustuva päätös heti alussa. Tämä tarkoittaa tarvittavien tutkimusten tekemistä ja kirjanpito- tai veroasiantuntijan kuulemista ennen päätöksen tekemistä.
Kysymyksiä, joita kannattaa kysyä
Yhteenvetona tässä on muutamia kysymyksiä, joita kannattaa kysyä, kun valitset yrityksesi tilikautta.
- Miten yrityksesi on organisoitu?
- Minkälaista verovuotta sinun pitäisi IRS:n ohjeiden mukaan noudattaa?
- Onko yritykselläsi tarkkaan määriteltyjä korkean ja matalan myynnin kausia?
- Mikä on yrityksesi paras vuosineljännes liikevaihdon kannalta?
- Mitä tilikautta muut yritykset toimialallasi noudattavat?
- Etkö ole huolissasi siitä, että sinulla on tilikausi, joka ei noudata kalenterivuotta?
Tapa, jolla määrittelet tilikautesi, vaikuttaa yritystoimintasi jokaiseen osaan – rahoitusstrategiastasi verotukseesi, kirjanpidostasi liiketoiminnan kasvuun. Mutta älä pelästy. Pidä edellä esitetyt kysymykset mielessäsi, kun määrittelet yrityksellesi parhaan verovuoden, niin olet hyvässä vauhdissa.