“AZ EMBEREK A legfontosabb terméked. Használja őket arra, hogy folyamatosan javítsa szervezetét” – mondja Chuck Intrieri, a Supply Chain vezetői tanácsadója. A csapatok közötti együttműködés pontosan ezt teszi. Folyamatos javulást eredményez a szervezeten belül, csökkenti a költségeket, és lehetővé teszi az agilitást és a kreatív problémamegoldást. Ami a legfontosabb – mindenkit a vállalat általános céljaihoz igazít.”
A csapatközi együttműködés azonban nem véletlenül alakul ki – időbe és erőfeszítésbe kerül. Sajnos könnyebb példákat találni olyan keresztfunkcionális csapatokra, amelyek nem működnek. Egy kutatás kimutatta, hogy 25 vezető vállalat 95 csapata közül a keresztfunkcionális csapatok 75%-a diszfunkcionális.”
“A keresztfunkcionális csapatok gyakran azért nem működnek, mert a szervezetből hiányzik a rendszerszintű megközelítés. A csapatoknak árt a tisztázatlan irányítás, az elszámoltathatóság hiánya, a konkrétumokat nélkülöző célok, valamint az, hogy a szervezetek nem állítanak fontossági sorrendet a keresztfunkcionális projektek sikerének.”
– Benham Tabrizi, Stanford Egyetem
A múltban az informatikai osztály és az üzleti műveletekben dolgozók talán csak az éves irodai partin érintkeztek egymással. Manapság azonban más a helyzet, mivel egyre több vállalat ösztönzi – sőt megköveteli – a funkcióközi együttműködést.
“Korábban ezek a funkciók silóként működtek. De az üzleti élet összetettebbé vált, és a szervezetek továbbra is befektetnek a technológiába, hogy stratégiai döntéseket hozhassanak. Néhány évvel ezelőtt nem volt szükség az együttműködésre – ma már elengedhetetlen.”
– Tim Hird, a Robert Half Management Resources ügyvezető igazgatója
A sikeres együttműködéshez bizalomra van szükség. Elég nehéz megteremteni ezt a bizalmi köteléket, amikor valaki egy szobában dolgozik veled. Ez a kihívás egyre nehezebbé válik, ha különböző részlegekből álló csapatok dolgoznak együtt.
A Scorónál a világ minden tájáról dolgoznak csapatok. Ez legtöbbször nagyszerű dolog. Amikor a csapatok együttműködnek, globális perspektívát tudunk alkalmazni a munkánkban. A távolság azonban némi akadályt is jelent. Ezek az akadályok segítik a csapatok fejlődését, de csak akkor, ha megfelelően kezeli őket.
Hogy elkezdje megtapasztalni a csapatok közötti együttműködés előnyeit, használja ezt a 17 tippet, amelyekkel elindulhat és továbbléphet.
- Egységesítse a folyamatokat
- Hagyományok kihívása
- Tartsd a fejedben a dolgokat valós időben
- Minden a vállalkozásáról, egy kattintással elérhető
- Csapattagok cseréje
- Hitelesen használja a közösségi médiát
- Mérje a hatást
- A meglévő problémák azonosítása
- Célkitűzések meghatározása
- Konszolidálja a technológiát
- Megteremti az együttműködési kultúrát
- Ne ütemezze túl az értekezleteket
- Vezetők létrehozása
- Az együttműködés és a fókuszálás egyensúlya
- A megfelelő csapattagok kiválasztása
- Kreativitás elősegítése
- Jutalmazza az együttműködést
- Teszteljünk ki különböző technikákat
- Minden az Ön vállalkozásáról, egy kattintással elérhető
Egységesítse a folyamatokat
Hozzon létre egy egységes, központi helyet a megbeszélések és a fontos fájlok dokumentálására. Győződjön meg róla, hogy ez egy valós idejű online forrás, így nem kell aggódnia az információk többféle verziójának kezelése miatt.
A folyamatok szabványosítása időt vesz igénybe, és folyamatos erőfeszítést igényel a fenntartása. Könnyen előfordulhat, hogy a személyzet visszaesik a régi módszerekhez.
A rendszeres frissítésre irányuló automatizált kommunikáció kiváló módja a szabványos gyakorlatok kialakításának. A Scoróban például automatizáltuk a megbeszélési jegyzetek csapat részére történő szétküldésének folyamatát. Minden megbeszélés után a termékmegbeszélés jegyzeteit tartalmazó dokumentumot automatikusan elküldjük e-mailben minden érintett félnek, azzal az utasítással, hogy a jövőbeni ötleteket hogyan küldjék el a csapatnak. Ez havonta számtalan órát takarít meg a termékcsapatnak, és biztosítja, hogy mindenki mindig ugyanazon az oldalon álljon.
A szakmai szolgáltatások automatizálása (PSA) nem áll meg a kommunikációnál. Automatizált folyamatot használ annak érdekében, hogy javítsa a szervezet általános munkafolyamatát. A BPA az alkalmazások integrálásából, a munkaügyi erőforrások átszervezéséből és a szoftveralkalmazások használatából áll az egész szervezetben.
A Zapier például összekapcsolja az online eszközöket, hogy azok meg tudják osztani az adatokat. Ez segít a folyamatok gyorsabb kialakításában és a több elvégzésében – nincs szükség kódra.
Olvasson tovább: Hogyan gyomláld ki az elfogultságot a döntéshozatali folyamatodból
Hagyományok kihívása
Munkádat mindig nehéz lektorálni, ezért egy új szempár hatalmas lehetőséget jelenthet a hibák és a javítási lehetőségek megtalálásában. A csapatközi együttműködés olyan környezetet teremt, ahol a “mindig is így csináltuk” megkérdőjelezhető és új szemszögből vizsgálható.
A jól végzett együttműködés nemcsak azt jelenti, hogy szorosan együtt dolgozunk és tanulunk egymástól – hanem azt is, hogy új ötletekre és eszmékre vadászunk. A nagyszerű csapatok nemcsak egymás között, hanem más csapatokkal is tudják, hogyan kell együttműködni.
Tartsd a fejedben a dolgokat valós időben
Ne ütemezd túl a megbeszéléseket, és ne küldözgess folyamatosan e-maileket. Használjon technológiát, például vállalatirányítási szoftvert a csapat irányítására, a visszajelzések megosztására és az eredmények nyomon követésére.
A Scoro lehetővé teszi egy valós idejű csapat műszerfal létrehozását, amelyhez mindenki hozzáférhet. A műszerfalhoz grafikonokat, diagramokat, vizuális mérőszámokat és kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI) adhat hozzá. A KPI-k gyors áttekintést nyújtanak arról, hogy a csapat eléri-e a céljait, ami megalapozottabb döntéshozatalt eredményez.
Bővebben: 30 Best Team Management Software For Maximalizing Your Team Productivity
Minden a vállalkozásáról, egy kattintással elérhető
Csapattagok cseréje
Ha az értékesítési csapatának megbeszélése van, hozzon magával egy fejlesztőt, szövegírót vagy marketingest. A különböző helyszínekről érkező csapatok találkozása elősegíti a jobb megértést az irodák és részlegek között.
Elképzelhető, hogy olyan új nézőpontot hoz be, amire eddig nem is gondolt. A legrosszabb esetben: úgy térnek vissza a csapatukhoz, hogy jobban megértik, mit csinál az értékesítési részleg egész nap, és ezt a tudást meg fogják osztani a csapatukkal.
Olvasson tovább: 52 motiváló vezetői idézet 2018 minden hetére
Hitelesen használja a közösségi médiát
Úgy tűnik, sok vállalat elvesztette a közösségi média eredeti ötletét. Nagyszerű eszköz a márkaépítésre és a termék népszerűsítésére, de senki sem akar egy olyan platformon lenni, amely tele van csak marketingesekkel, akik követett linkeket küldenek egymásnak.
A közösségi média célja a kapcsolatteremtés. Bátorítsa a csapatát, hogy legyen aktív a csatornáin – hozzon létre egy privát csoportot a Facebookon vagy egy csapat Instagram-fiókot. Ez segít egyesíteni a vállalatot az irodák között, és lehet, hogy ez az egyik egyetlen lehetőségük arra, hogy felfedezzék az irodán kívüli életüket.
Lehet, hogy Önnek kell kezdeményeznie, hogy elindítsa ezeket a belső csatornákat, de nagyszerű morálfokozó lehet, ha az ötlet beindul. A vállalat nyilvános közösségi csatornáin is segíteni fogja az elkötelezettséget – az alkalmazottai az egyik legnagyobb eszköz, amellyel növelheti ezt a mérőszámot.
INFOGRÁFIA: Miért nem működik a csapatmunka
Mérje a hatást
Az emberek tudni akarják, hogy az erőfeszítéseik változást hoznak – ha megmutatják nekik az eredményeiket, akkor jobban érdekli őket az erőfeszítések folytatása. Ez lendületet ad, és biztosítja a csapatok fenntarthatóságát.
Több léptékben az egyes csapatok hatásának egy rendszerben történő mérése segít igazán megérteni az egész vállalkozás ROI-ját, és javítja a szervezet átláthatóságát.
A KPI-k és mérőszámok mérése segít megérteni a lehetséges megtérülést:
● A működési ROI segít felmérni, hogy az együttműködés hogyan szünteti meg vagy kerüli el a vállalkozás működtetésével kapcsolatos költségeket. Csökkentheti az utazási költségeket, csökkentheti az infrastrukturális igényeket, csökkentheti a sávszélesség- vagy energiaköltségeket, megtakaríthatja az irodahelyiséget, és így tovább.
● A termelékenységi ROI a hatékonyabb folyamatokra, a gyorsabb döntéshozatalra és a ciklusidő csökkentésére utal.
● A stratégiai ROI lehet a legnehezebben mérhető, de talán a legátalakítóbb. Ez a fajta ROI akkor jelentkezik, amikor az együttműködés lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy óriási ugrást tegyen előre olyan területeken, mint az ügyfélelégedettség és -hűség növelése, az innováció felgyorsítása, új üzleti modellek bevezetése vagy új piacokra való belépés.
A meglévő problémák azonosítása
A többfunkciós csapatmunka első pillantásra könnyen megvalósítható folyamatnak tűnik.
Egyszerűen állítson össze egy csoportot a szervezet különböző részeiről, akiknek van mit hozzátenniük a témához, és jó dolgok fognak történni. Bár elméletben zseniálisan hangzik, mint sok jó elmélet a csoportviselkedésről, amikor a gyakorlatban kipróbálják, akadályok merülnek fel.
A keresztfunkcionális csapatok előtt álló néhány kihívás megismerése az első lépés a működésükhöz. Készítsen listát a felmerülő problémákról. Például előfordulhat, hogy a csapat elvárásai és a vállalati célok nem teljesülnek a kommunikáció hiánya miatt. Vagy a különböző részlegek különböző technológiákra támaszkodnak az információkezelésben, ami akadályozza a keresztfunkcionális csapatok előrehaladását, és szükségtelenül megnehezíti a közös munkát.
A keresztfunkcionális csapatokban túl sok lehetőség rejlik ahhoz, hogy hagyjuk, hogy ezek az elkerülhető problémák kisiklassák őket. Azok a vezetők, akik megtalálják a módját, hogy megkerüljék ezeket az akadályokat, olyan csapatokkal lesznek jutalmazva, amelyek teljesítik a céljukat és mérhető hatást érnek el.
Célkitűzések meghatározása
Mindenféle projekt irányítása erős vezetést igényel, és azt, hogy pontosan tudjuk, merre tart a csapat. A világos fókusz különösen fontos, amikor a sikeres munkahelyi együttműködés feltételeinek megteremtéséről van szó. Kezdje a projektet a vállalat előtt álló közös kihívások megfogalmazásával, és gyűjtse össze az összes érintett csapat hozzájárulását.
Mihelyt mindenki egyetértett abban, hogy milyen problémákra kell megoldást találni, a következő lépés az együttműködési célok és az ezek eléréséhez szükséges célkitűzések meghatározása.
A céloknak közvetlenül a problémákhoz és a nagyvállalati célokhoz kell kapcsolódniuk. Problémánként ésszerű számú célt határozzon meg – e célok számának korlátozása kezelhetőbbé és kevésbé nyomasztóvá teszi a projektet.
Folytassa tovább: KPIs That Drive Smarter Business Decisions
Konszolidálja a technológiát
A csapattagok gyakran különböző eszközöket használnak a munka elvégzéséhez, ami időigényes lehet és akadályozza a valódi együttműködést. Az értékesítési munkatársak például CRM-et használhatnak a tevékenységek nyomon követésére, míg a fejlesztőcsapat egy teljesen más jegykezelő alkalmazást használ. Bár van értelme, hogy az egyes részlegek az alapfeladatukhoz a legjobb automatizálást használják, ez akadályozhatja a funkcióközi csapatmunkát.
Kézenfekvő, hogy a Scoro-t használjuk a munkánk irányítására. Minden csapatunk és részlegünk benne van a rendszerben, így mindent egy központi helyről lehet kezelni és áttekinteni. Minden adat valós időben jelenik meg, és ez megkönnyíti a csapatok közötti kommunikációnkat.
Az eszközök egységesítésével és azzal, hogy mindenki ugyanazt használja, nemcsak a kommunikáció javul, hanem a logisztika és az erőforrások elosztása is egyszerűsödik.
Megteremti az együttműködési kultúrát
Az együttműködési kultúra olyan környezet kialakításáról szól, amelyben az együttműködést értékelik és jutalmazzák. Egyes vezetők az együttműködést “szép dolognak” tekintik, amely zavarja az alapvető folyamatokat és a termelékenységet. Az okos vezetők azonban tudják, hogy ez rövidlátó hozzáállás.
A csapatmunka és az együttműködés révén az alkalmazottak képesek kihasználni a szervezet kollektív tudásbázisának előnyeit, és sokkal nagyobb tudásbázisból profitálhatnak, mint ami egyébként rendelkezésükre állna. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy elkerülje az átfedő munkát és az újbóli feltalálást, miközben felgyorsítja a problémamegoldást és az innovációt.
olvass tovább:
Ne ütemezze túl az értekezleteket
Ha nagy, szétszórt csapatokkal dolgozik, hosszú időbe telhet, amíg mindenki időbeosztása összehangolódik egy értekezletre. A megbeszélések ráadásul elveszik a csapatodtól azt az időt, amit a szokásos munkájukra fordíthat, ami frusztráló számukra. Ezen okokból kifolyólag fontos, hogy korlátozzuk a megbeszélések számát bármilyen keresztfunkcionális együttműködési erőfeszítés során, és bölcsen használjuk ki az időt.
Ha mégis találkozniuk kell, szigorú napirendre és jól meghatározott módszerre van szükség a nyomonkövetési feladatok dokumentálására.
Dave Gilboa, az $1.2 milliárdos Warby Parker vállalat alapítója megosztott egy technikát, amellyel a legtöbbet hozhatjuk ki a megbeszélésekből, és kiszűrhetjük az eredménytelenséget:
“Minden hét végén megpróbálom megnézni a naptáramat, és átnézni az összes megbeszélést, amelyet azon a héten tartottam, és nullára, egyre vagy kettőre értékelni őket. A nulla azt jelenti, hogy nagyon rosszul használtam fel az időt, és ha újra kellene csinálnom, egyáltalán nem vennék részt azon a megbeszélésen. A kettő azt jelenti, hogy remekül használtam az időmet – több időt szeretnék az ilyen típusú megbeszéléseken tölteni. Az egyes pedig valahol a kettő között van. Aztán felveszem a kapcsolatot az asszisztensemmel, és meggyőződöm róla, hogy megérti, mely megbeszélésekből szeretnék többet, és melyeket lehetne kiszűrni, így remélhetőleg idővel egyre produktívabbá válik az időbeosztásom.”
Olvass tovább: 3 kutatásokkal alátámasztott taktika a hatékonyabb megbeszélésekhez
Vezetők létrehozása
Minden csapatnak szüksége van egy vezetőre, aki biztosítja az elszámoltathatóságot és visszajelzést ad a csapat minden egyes tagjának. A vezető összekötőként is működhet a csapatok és a vezetőség között.
Egy hatékony csoportos együttműködésben minden résztvevő pontosan tudja, hogy mit várnak el tőle. A vezető biztosítja az ütemtervet és az útmutatást, hogy az emberek a helyes irányba haladjanak. Ugyanakkor a jó projektvezetők tisztában vannak azzal, hogy a körülmények változhatnak, és előfordulhatnak konfliktusok. A rugalmasság a tervek módosításához, amikor egy jobb ötlet érkezik, hosszú távon hatékonyabb folyamatokhoz vezet.
Az együttműködés és a fókuszálás egyensúlya
Az emberek együttműködésének elősegítése érdekében sok vállalat alkalmazza a nyitott irodai alaprajzot. Ennek az irodastílusnak számos előnye van, elsősorban a munkatársak és részlegek között kialakuló nyitottság és átláthatóság. Könnyebb együtt dolgozni, ha vannak nyitott helyiségek, ahol az együttműködés spontán módon történhet.
Az MIT egyik tanulmánya szerint a kutatók képesek voltak megjósolni egy csapat teljesítményének 35 százalékát pusztán a személyes interakciók számának és minőségének mérésével. Ugyanakkor egy Gensler által készített tanulmány szerint a munkavállalók 69%-a elégedetlen a munkahelye zajszintjével.
A következtetés: egyensúlyt kell biztosítania alkalmazottai számára – teret a koncentrációra és a lélegzetvételre, ugyanakkor nyitott tereket kell biztosítania az együttműködéshez. Gondoskodjon arról, hogy irodájának kialakítása harmóniát teremtsen az egyéni munka és a legjobb agytekervények együttes alkalmazása között.
olvasson tovább: Üzletvezetési trendek, amelyekből 2017-ben ki kell lépnie
A megfelelő csapattagok kiválasztása
A vállalatoknak egyre nehezebb megkülönböztetniük magukat a versenytársaktól. Azok, akik előrébb jutottak, megtanulták, hogy a megfelelő embereket a megfelelő munkakörökbe helyezve, akik a megfelelő dolgokat végzik, olyan lehetőséget teremtenek, ami egyébként nem létezne.
A csapatokkal az a helyzet, hogy a projektet megalapozhatják vagy tönkretehetik. Nem véletlenül mondják az okos kockázati tőkebefektetők, hogy először a csapatokba fektetnek be, és csak utána az ötletekbe.
Az együttműködés akkor működik a legjobban, ha a csapattagok komplementer készségekkel rendelkeznek, amelyek a projekt befejezéséhez szükségesek. A készségekhez hasonlóan fontosak a személyiségek is. A csapatok akkor működnek, ha a megfelelő emberek dolgoznak együtt.
A megfelelő összetétel fenntartásához ugyanilyen fontos, hogy eltávolítsuk azokat az embereket, akiknek nem kellene a csapatban lenniük – vagy azért, mert munkájuk nem illeszkedik a csapat erőfeszítéseihez, vagy azért, mert valamilyen módon akadályozzák a csapat munkáját.
Kreativitás elősegítése
A legjobb emberei kreatív problémamegoldók – ezért segítsen nekik felszabadulni és figyeljen rájuk. Tegye a kreativitást a vállalati kultúra középpontjába azáltal, hogy bátorítja az alkalmazottakat az ötletek ápolására, különösen az együttműködésen alapuló környezetben. Hozzon létre rendszeres ötletbörzéket, és vonjon be mindenkit.
Láthatjuk, hogy az olyan vállalatok, mint a Google, bevezetik a 20 százalékos politikát, ahol a Google fejlesztőit arra ösztönzik, hogy munkaidejük 20 százalékát mellékprojektekkel töltsék. Ez egy kísérlet volt arra, hogy időt és teret adjanak az alkalmazottaknak az innovatív gondolkodásra. A politika valóban jól működik, a Google néhány legjobb terméke (pl. a Google News) a programból származik.
Ne feledje, hogy mindig hagyja nyitva az ajtót a nagyszerű ötletek előtt, függetlenül attól, hogy a vállalat melyik részlegéből érkezik az ötlet.
Jutalmazza az együttműködést
Az emberek reagálnak a pozitív megerősítésre – ezért jutalmazza azokat a viselkedéseket, amelyekből többet szeretne látni. Minden projektből lehet tanulni valamit – még a sikertelenből is. Tanuljon a hibákból és a nyereségekből, és használja fel ezeket a tanulságokat arra, hogy erősebb csapatokat és magasabb projektsiker arányt építsen.
A többi stratégia mindegyike aláásható, ha az alkalmazottak az egész szervezetben nem kapnak elismerést a csapatmunkáért. Nem ritka, hogy az ösztönzők kizárólag egy-egy részleg céljain alapulnak.
A funkcionalitásközi együttműködés javítása érdekében fontos, hogy olyan célokat tűzzünk ki, amelyek a teljes rendszert javítják, nem csak annak egy részét.
Teszteljünk ki különböző technikákat
Kipróbáljunk új dolgokat. Minden csapat és szervezet más és más – ami másoknál működik, nem biztos, hogy nálad is működik. Ne félj kipróbálni egy új stratégiát. A legtöbb változtatásnak legalább rövid távon pozitív hatása lesz a csapataira, különösen, ha az ötlet belülről származik.
A csapatközi együttműködés időt és erőfeszítést igényel, de tele van jutalommal. Azok a csapatok, amelyek prioritásként kezelik az együttműködésre való összpontosítást, segítik az új rendszerek és folyamatok zökkenőmentesebb integrációját.
Minden az Ön vállalkozásáról, egy kattintással elérhető
.