4.1. A kockázatok nyomon követése és ellenőrzése
A projektkockázatok folyamatos nyomon követése és ellenőrzése biztosítja a kockázatkezelési stratégia és a kockázatkezelési cselekvési terv hatékony végrehajtását és előrehaladását. A kockázatok felülvizsgálata általában a projektmenedzsment-értekezletek rendszeres napirendjén szerepel, és a legtöbb projektfázisban és mérföldkőnél alkalmazzák. A kockázati felülvizsgálatok elősegítik a jobb változásmenedzsmentet és a folyamatos fejlesztést.
A kockázatok ellenőrzésének és nyomon követésének folyamata a következő eszközöket és technikákat foglalja magában: kockázat újraértékelése, kockázati auditok, műszaki teljesítménymérés, tartalékelemzés, állapotértekezletek. A kockázatellenőrzési és -megfigyelési folyamat fő bemenete a kockázati reagálási és kezelési intézkedésekhez azonosított, rangsorolt kockázatok megfigyelési listája. A kockázati megfigyelési listát kritériumként használják a munkateljesítményre vonatkozó adatok felülvizsgálatához, beleértve a teljesítmények állapotát, a felmerült költségeket és a projekt ütemezésének előrehaladását.
A kockázatok ellenőrzésének és nyomon követésének folyamata biztosítékot nyújt arra, hogy a kockázatok kezelésére szolgáló megfelelő ellenőrzéseket és eljárásokat világosan megértik és szigorúan követik. A folyamat lehetővé teszi annak megállapítását, hogy:
- Az elfogadott kezelési intézkedések azt eredményezték, amit ténylegesen terveztek.
- A kockázatkezelési eljárásokkal kapcsolatos valamennyi információ megfelelő volt.
- Elérhető és felhasználható tudás, hogy milyen tanulságokat lehet levonni a jövőbeli projektek kockázatmérése és kezelése tekintetében.
A kockázatellenőrzési és -megfigyelési folyamat eredményeképpen a kockázati nyilvántartás felülvizsgálata és a kockázatkezelési folyamat új cselekvési elemekkel való kiegészítése valósul meg.
4.2. A kockázatok jelentése és kommunikációja
A projekt érdekelt felekkel való kommunikáció a projekt kockázati jelentések segítségével kritikus hajtóerő lehet, amely lehetővé teszi a megfelelő kockázatkezelés vállalását és az elvárásoknak megfelelő projekteredmények elérését. A kockázatokkal kapcsolatos kommunikáció és jelentéstétel segít a projektvezetőnek, a projekt tulajdonosának és az ügyfélnek a meglévő kockázatok, lehetőségek és kompromisszumok megértésében. A kockázati kommunikáció és jelentés célja annak biztosítása, hogy minden fél teljes körű tájékoztatást kapjon a meglévő kockázatokról, elkerülve a kellemetlen meglepetéseket és a jogosulatlan intézkedéseket. A projektvezető a projektcsapattal és a kockázattulajdonossal együtt jelentéseket készít és kommunikál az érdekelt felekkel annak érdekében, hogy fenntartsa a kockázatkezelési intézkedések és a mögöttes feltételezések összhangját.
A kockázati jelentés a projekt kockázatainak és lehetőségeinek összefoglalása, a kezelési intézkedések legutóbbi állása, valamint a kockázatok előfordulásának tendenciáinak jelzése. A következő elemek szolgálnak a projektkockázati állapotjelentések készítésének alapjául:
- A kockázati nyilvántartás és az azt támogató kockázatkezelési akcióterv
- Munkavégzési adatok felülvizsgálata
- A projekt ütemtervének előrehaladása
- A létrehozott projekteredmények állapota
A kockázati jelentéseket általában rendszeresen vagy szükség szerint nyújtják be a felső vezetésnek. A projektkockázati jelentések a szokásos projektmenedzsment jelentések részét képezik.