Szinte minden időgazdálkodási tanács, amit valaha is olvastál, azt hangsúlyozta, hogy több időt kell fordítanod a fontos feladatokra, és kevesebbet vagy egyáltalán nem kell időt fordítanod mindenre, ami elvonja a figyelmedet a termelékenységi céljaidtól.
De mi lenne, ha egy lépéssel tovább léphetne, és az idejét a nagy értékű feladatok és az alacsony értékű tevékenységek alapján oszthatná be.
A 60-30-10-es szabály pontosan ezt teheti meg az Ön számára, és keretet ad ahhoz, hogy az idejét a feladataihoz rendelje.
Ez a szabály olyan struktúrát állít fel, amely jobb képet ad arról, hogy melyik feladatot melyik napszakban érdemes elvégezni.
60% a felső szint, 30% a középső szint, 10% pedig az alsó szint.
A 60-30-10 szabály azt jelenti, hogy a munkanapod 60%-át a magas értékű tevékenységekre, 30%-át az alacsony értékű feladatokra szánod, amelyek még mindig előreviszik a céljaidat, 10%-át pedig egyéb olyan tevékenységekre, amelyek segíthetnek felkészülni a holnapra.
Ha ismeri a befektetést, gondoljon erre az időgazdálkodási modellre úgy, mint az időportfóliójának a különböző feladatok közötti elosztására.
60% felsőbbrendű a magas értékű feladatokra
Mindig több lesz a tennivaló, mint amennyi idő van rá. “Ha nem fordítasz megfelelő figyelmet arra, amire a figyelmed irányul, az több figyelmet fog elvenni a figyelmedből, mint amennyit megérdemel” – mondja David Allen a Getting Things Done című könyvében: The Art of Stress-Free Productivity.”
Könnyű felizgatni magunkat a feladatokkal, és megpróbálni túl sokat vállalni minden nap, de ha így teszünk, akkor az energiánkat mindenhová elszórjuk anélkül, hogy a legfontosabb napi dolgainkat elvégeznénk.”
Az eredmények javítása és a több munka elvégzése érdekében különítsük el a nagy értékű munkákat az összes többi tevékenységtől. A napod legalább 60 százalékát az összes nagy értékű feladatodra kell szánnod.”
“El kell döntened, hogy mik a legfőbb prioritásaid, és legyen bátorságod – kellemesen, mosolyogva és nem bocsánatkérően – nemet mondani más dolgokra. És ezt úgy teheted meg, hogy egy nagyobb igen ég benned” – érvel Stephen Covey, aki A rendkívül hatékony emberek 7 szokása című népszerű könyvéről ismert.”
A magas értékű feladatok hozzájárulnak a hosszú távú küldetésedhez, értékeidhez és céljaidhoz. Ilyenek például az a könyv, amelyet meg akarsz írni, a prezentáció, amelyet egy előléptetéshez szeretnél tartani, az értékesítési hívások és a cég, amelyet meg akarsz alapítani.
Minden egyes nagy cél esetében azonosítsd az egyes feladatokat, és válaszd ki, mire szeretnél az adott napon összpontosítani. Ezt végezze el először reggel, amikor a legaktívabb.
A nagy értékű eredmények előállítása megköveteli, hogy olyan feladatoknak adjunk elsőbbséget, amelyek végül értékes és értékes eredményt produkálnak.
Azért, hogy több nagy értékű munkát végezzen, nézzen át mindent, ami a tányérján van. Vizsgálja meg a mikrotevékenységeit, vagy feladatait/eredményeit. Összhangban vannak-e azzal a nagyobb képpel, amit el akarsz érni? Válassza ki, amit a legfontosabbnak tart, tegyen szabaddá egy kis helyet, és csak a legfontosabb mérhető és elérhető céljain dolgozzon – ez arról szól, hogy olyan feladatokra összpontosítson, amelyek hozzáadott értéket képviselnek.
30% közepes és alacsony értékű tevékenységek
Az idejének 30%-át a sürgős, de nem feltétlenül fontos feladatokra fordítsa.
Az olyan dolgok, mint az e-mailek feldolgozása, a fájlok rendszerezése, a telefonhívások megválaszolása, a csapat állapotfrissítéseinek elküldése, a jelentések írása és néhány megbeszélés ebbe a kategóriába tartoznak.
Minden alkalommal, amikor megnyit egy e-mailt, döntést kell hoznia, ami megszakítja az áramlását. A probléma az, hogy minden egyes e-mail eldöntheti vagy megtörheti a következő néhány percemet, a következő órát vagy akár az egész napomat.
A középszintű feladatok sürgősnek tűnhetnek, de ha nem járulnak hozzá közvetlenül a végcélodhoz, inkább a nagy értékű feladatok elvégzése után végezd el őket.
Gondolj erre a kategóriára úgy, mint karbantartási feladatokra. Ha teljesen elhanyagolja őket, problémákba fog ütközni, de nem akar rájuk összpontosítani a fontosabb munkák rovására.
Ki akarja munkaidejének nagy részét az e-mailek megválaszolására vagy a számlák kifizetésére fordítani? Néhány alacsony értékű feladatot könnyű automatizálni. Ha azon kapja magát, hogy minden nap újra és újra ugyanazt csinálja, találja meg a módját, hogy automatizálja, és a szabad időt másra fordítsa.
Függetlenül attól, hogy időbeosztásról, nyugtázásról vagy szabványos egyeztetésekről van szó, valószínűleg vannak olyan alkalmazások, amelyeket használhat.
El kell kerülnünk, hogy az ilyen feladatok uralják az életünket, hogy legyen időnk az igazán nagy kihívásokra, amelyek valóban sokat számíthatnak a munkánkban.
Ha megengedheti magának, hogy kevesebb időt fordítson ezekre a tevékenységekre, hogy azt a legfontosabb dolgokba fektethesse vissza, csökkentse az erre a kategóriára fordított idő százalékos arányát, és végezzen több értékes munkát.
10%-kal alacsonyabb szintűnek kell lennie a holnapi napnak
Az, ahogyan a napot befejezi, döntő fontosságú, mivel sok köze van ahhoz, hogyan kezdi a következő napot. Az ebbe a kategóriába tartozó feladatok olyan dolgok, amelyek nem adnak valódi értéket a munkádhoz, a jövőképedhez vagy a hosszú távú célodhoz, de segíthetnek abban, hogy holnap jobban indulj.
Néhány ember az idejének kevesebb mint 10%-át fordítja erre a szintre. Ez az Ön személyes időbeosztásától függ. ez Öntől függ.
A fontos munkatevékenységeken kívül néhány embernek vannak egyéb feladatai, amelyeket el kell intéznie, de a nap első néhány órájában nem tudja őket igazolni.
Ezt a szintet használhatja arra, hogy új teendőlistát készítsen, vagy értékelje a régit – győződjön meg róla, hogy ott tart, ahol ezekkel a tevékenységekkel kapcsolatban tartania kell, és hogy annyit teljesített, amennyit csak tudott. Ha nem, készítsen jobb tervet holnapra.
A következő napra vonatkozó ütemtervét is felülvizsgálhatja. Vagy használd ki az idő egy részét a rendrakásra. Mielőtt kisétál az ajtón, szánjon néhány percet arra, hogy kidobja a szemetet, rendszerezze a papírmunkáját és kitakarítsa az íróasztalát. Ez megadja az újrakezdés érzését, amikor másnap reggel megérkezik.
Ha nincs terve a hazafelé tartó útra, akkor ütemezhet olyan dolgokat, amelyeket az ingázás közben végezhet – mit olvashat, podcastokat hallgathat, hogy dekompresszáljon a zsúfolt időbeosztás után.
Ezeket a kategóriákat természetesen át lehet dolgozni, hogy tükrözzék az egyedi helyzetét és időbeosztását. – Megváltoztathatja 50-30-20-ra vagy 70-20-10-re, az Ön személyes körülményeitől függően.
Az idő priorizálása és optimalizálása több időt biztosíthat Önnek arra, hogy arra összpontosítson, ami igazán fontos – kevesebb idő alatt többet érhet el. Az ötlet lényege, hogy a feladatok kategorizálásával az idő legjobb felhasználása szerint állítsa be magát az optimális sikerhez.