A legjobb számlafizetési automatizálási szoftvermegoldások

Akár csak a számlafizetési automatizálás felé vezető utat szeretné megkezdeni, akár új technológiát keres a meglévő automatizálási erőfeszítései javítására, ez egy zavaros piac lehet a megoldások, automatizálási szoftverek és eszközök széles választékával. Ezt az útmutatót azért hoztuk létre, hogy segítsen Önnek elkezdeni a szervezetének igényeihez legjobban illeszkedő számlafizetés-automatizálási szoftvermegoldás kutatását, értékelését és kiválasztását. Fontos megjegyezni, hogy ez az útmutató annak fontosságán alapul, hogy szem előtt tartsa azokat a számlafizetési szoftverfunkciókat, amelyek a legjobban szolgálnák az Ön vállalatát.

1. lépés: Hatályának meghatározása

Túlságosan egyszerű lehet úgy gondolni a projekt hatókörére, mint a remélt eredményre. Lehet, hogy azt gondolja: “Olyan megoldást keresek, amely segít felgyorsítani és automatizálni a fizetendő könyvelési folyamatunkat, és egy kicsit megkönnyíti az életemet az AP-ben”. Bár ez egy ésszerű cél, és számos modern AP számlaautomatizálási megoldással elérhető, erre az első lépésre kicsit több időt és gondolkodást kell fordítania, mivel ez segít meghatározni a közelgő projekt sikerét.

A helyszín megteremtése érdekében álljon itt egy gyors áttekintés a számlafeldolgozás legfontosabb lépéseiről, hogy meghatározhassa, mely területeken szeretne javítani:

1. Számlafogadás és adatrögzítés
2. Számla-munkafolyamat és jóváhagyás
3. Szállítói fizetés

A számlafeldolgozás nem azonos az e-számlázással, sem a szállítói portálokkal vagy a komplex beszerzési rendszerekkel. Az ilyen típusú megoldások bizonyos szempontból segíthetnek a hatékonyabb munkavégzésben, de nem támogatják a fizetendő számlák folyamatának lényegét. Ha a fizetendő számlák a legfontosabb prioritása, akkor olyan megoldásra kell összpontosítania erőfeszítéseit, amely képes kezelni ezt a három lépést:

1. Számlafogadás: papír, pdf, xml… minden adat egy formátumban

Hogyan fogadja ma a szállítói számlákat? Papíron postán, pdf-ben e-mailben és/vagy e-számlákon keresztül? Egy jó szkennelési és adatrögzítési megoldás elvégzi a munkát, és az összes számlát formátumtól függetlenül egységesített adatokká konszolidálja, amelyeket be lehet vinni a digitális AP-munkafolyamatba. Ez a szolgáltatás kiszervezhető, megvásárolható az AP számlaautomatizálási megoldás részeként vagy önálló rendszerként. Az utóbbi esetben elengedhetetlen, hogy szilárd kapcsolat legyen az adatrögzítő megoldása és az összes többi rendszer között.

1. Számla-munkafolyamat: gyorsítsa fel a feldolgozást a kézi feladatok megszüntetésével

A számla tényleges feldolgozása a számla típusától függően különböző feladatokat tartalmaz. A költségszámlákat, vagyis a nem PO-számlákat kódolni, szétosztani és jóváhagyni kell. A beszerzési rendelésre (PO) hivatkozó számlákat PO-hoz kell kapcsolni, az adatokat sorszinten össze kell egyeztetni, és az azonosított eltéréseket ki kell osztani felülvizsgálatra és jóváhagyásra. Egy modern AP számlaautomatizálási megoldással ezek a feladatok mindegyike nagymértékben automatizálható. Ha azt fontolgatja, hogy kizárólag az ERP/pénzügyi rendszerének meglévő, natív munkafolyamat-képességeire támaszkodik, mindenképpen vizsgálja meg, hogy az alkalmas-e arra, hogy hatékony megoldást nyújtson az érintésmentes számlafeldolgozáshoz. Vegye figyelembe a natív munkafolyamatok konfigurálásával és karbantartásával kapcsolatos informatikai többletköltségeket és a folyamatos támogatást az üzleti tervében, a megtérülési elemzésben és a sikerességi mérőszámokban.

1. Szállítói fizetés: biztonságos és gyors fizetés a jobb szállítói kapcsolatokért

Mihelyt a számla feldolgozásra és jóváhagyásra került az AP munkafolyamatban, az ERP-rendszerben végleges könyvelésre és kifizetésre kerül. A legjobb számlaautomatizálási szoftvermegoldás segít felgyorsítani a számlafeldolgozást, hogy gyorsabb kifizetést tegyen lehetővé a szállítónak. Ha a külső AP-megoldás útját választja, a feldolgozás az ERP rendszerén kívül fog történni, ezért kritikus fontosságú, hogy a kiválasztott megoldás zökkenőmentes és szilárd integrációval rendelkezzen az ERP rendszerrel, hogy az információk zökkenőmentesen és biztonságosan áramoljanak a két rendszer között.

A projekt terjedelmének az Ön szervezetének igényein és kihívásain kell alapulnia. Itt fontos megjegyezni, hogy világosan meghatározott célokat kell kitűzni, és a projekt hatókörén belül kell maradni. Az AP-automatizálási szoftverkezdeményezés egyik legnagyobb buktatója, ha a hatókörhöz kapcsolódó területeken alprojekteket adnak hozzá, például dinamikus árengedményezést, beszállítói portálokat, e-számlázást stb. Ezek különálló kiegészítő kezdeményezéseknek tekinthetők, de sikerük attól függ, hogy előbb rendet tesznek-e az AP háza táján.

Példák a konkrét és mérhető projektcélokra:

• A számlafeldolgozás átfutási idejének csökkentése X%-kal
• A PO-alapú számlák teljesen automatizált – érintésmentes – feldolgozásának elérése Y%-kal
• A késedelmes szállítói kifizetésekből eredő kemény költségek csökkentése Z-vel

2. lépés: A jelenlegi AP-folyamat feltérképezése az igények azonosításához

A szállítói számlák feldolgozási folyamata általában két különböző munkafolyamatból áll, a számla típusától függően: a beszerzési rendeléshez nem kapcsolódó költségszámlák feldolgozása és a közvetlen kiadási számlák feldolgozása, amelyeket az ERP és/vagy a beszerzési rendszerben rendeléssel és áruátvételi bizonylattal párosítanak.

A kulcs itt az, hogy vizsgálja meg a jelenlegi folyamatát, és összpontosítson arra, hogy hol vannak a fájdalmas pontjai, hogy biztosítsa, hogy a kiválasztott megoldás ezeket a kulcsfontosságú területeket kezelje, és ne a kevésbé problematikus részeket, amelyek “jó lenne, ha lennének”. Kezdje ezt a lépést azzal, hogy meghatározza a PO és a nem PO számlák arányát a szervezetében. Ezután térképezze fel, hogyan kezeli ma ezeket a munkafolyamatokat – hány ember vesz részt, mely lépések manuálisak, illetve automatizáltak, és melyek a fő fájdalmas pontok vagy szűk keresztmetszetek az egyes folyamatfolyamatokban? Hogyan archiválja jelenleg a számláit a feldolgozás után? Íme egy lista a leggyakoribb kihívásokról az egyes munkafolyamatokban, hogy segítsük az elindulást.

Kihívások a közvetlen kiadási (PO) számlák munkafolyamatában:

• A számlasorok összevetése a beszerzési rendelések és árubeszerzési bizonylatok megfelelő adataival, amikor nem minden adat digitális és/vagy szinkronizált egy rendszerben.
• Az eltérő számlaadatok kezelése nagyon időigényes feladat, amely a beszállítókkal és a vevőkkel való vizsgálatot igényel.
• Ha van is automatikus megfeleltetési folyamat, gyakran még mindig kihívást jelent, ha az adatok nem egyeznek tökéletesen, ami kézi felülvizsgálatot igényel.
• Nem minden megfeleltetési motor egyforma, és ez jelentősen befolyásolhatja az érintésmentes számlafeldolgozás szintjét a vártnál nagyobb mértékű beavatkozással szemben.

Kihívások a közvetett kiadások (nem PO) számlák munkafolyamatában:

• Ha nincs központi postafiók a szállítói számlák számára, akkor ezeket különböző címzetteknek küldik különböző formátumokban, és fennáll a veszélye, hogy a személyes postafiókokban vagy a szétszórt helyeken lévő asztalokon ragadnak, mielőtt valaha is bekerülnének az AP folyamatba.
• A kézi kezelés és az AP-folyamatban részt vevő számos ember növeli az emberi hibák kockázatát a számla kódolása, jóváhagyása és kifizetése során.
• A régimódi és nehézkes rendszerek késleltetik az AP-folyamatot, és növelik a késedelmes – vagy rosszabb esetben a szállítói kifizetések elmaradásának kockázatát.
• Megoldás nélkül szinte lehetetlen betekintést nyerni a számla státuszába, az esedékességhez közeli számlákba, a tényleges kiadásokba és az elhatárolásra váró számlákba.

Mihelyt megvan a fő fájdalmas pontok listája, amelyeket egy AP-automatizálási megoldás bevezetésével vagy lecserélésével szeretne megszüntetni, már elég jól tudja, hogy milyen kulcsfontosságú számlafizetési szoftverfunkciókat kell keresnie a különböző szállítók és megoldások vizsgálatakor.

3. lépés: A rendszerfüggőségek azonosítása

A vállalatirányítási (ERP) rendszer vagy a pénzügyi rendszer a legfontosabb függőség, amikor egy új AP-automatizálási megoldást fontolgat. Alapvető fontosságú, hogy az új AP-megoldása erőteljes, stabil és zökkenőmentes kapcsolattal rendelkezzen az ERP rendszerrel, hogy biztosítsa a törzsadatok könnyed szinkronizálását – a főkönyvi számláktól és a fizetési feltételektől a beszerzési rendelésekig és adókódokig.

Ha a teljes szinkronizálás megtörtént, a számlázási, beszerzési és számviteli adatok zökkenőmentesen cserélhetők az üzleti rendszerek között, megkönnyítve a számlák adatainak a beszerzési rendelésekkel, árubeszerzésekkel és szerződésekkel való megfeleltetését sorszintű részletességgel. Az AP részleg számára ez pontos és hatékony számlafeldolgozást jelent a legmagasabb szintű automatizálás mellett.

A legfontosabb cselekvési pontok ebben a lépésben annak meghatározása, hogy az Ön szervezete mely ERP-rendszer(ek)et használja, valamint a szállítói könyvelés(ek)ben és a beszerzési rendelések feldolgozásában részt vevő egyéb rendszereket. Ezután tájékozódjon belsőleg arról, hogy vannak-e tervek e rendszerek frissítésére vagy megváltoztatására, ami hatással lehet az automatizálási projekt ütemezésére. Mindezt szem előtt tartva, győződjön meg róla, hogy teljes körűen megvizsgálja a kutatott szállítók ajánlatát. Tudnak-e stabil és erős kapcsolatot biztosítani az Ön ERP-jéhez, és integrálhatók-e a különböző rendszereivel?

4. lépés: Az informatikai követelmények rögzítése

Sok olyan vállalat, amely automatizálni szeretné a fizetendő számlák folyamatát, kihívással szembesül, amikor egy rendszer integrálása a meglévő informatikai infrastruktúrájába, beleértve a használt ERP-t is. Ha egy on-premise – saját szervereken hosztolt és számos testreszabást igénylő – megoldás telepítése mellett dönt, az új rendszer bevezetése gyorsan összetett, időigényes és költséges informatikai projektté válik.

A jó hír: van más megoldás is. Ma már számos AP-automatizálási megoldás elérhető szabványos felhőszolgáltatásként. Egy szabványosított alkalmazás azt jelenti, hogy hozzáférhet a teljes funkcionalitáshoz, amelyet az Ön üzleti igényeihez és folyamataihoz konfigurálhat egy zökkenőmentes és gyors bevezetési projekt keretében. Az IT-erőforrások helyett az üzleti adminisztrátorok felelősek a folyamatos konfigurációs frissítésekért, mivel ők tudják, hogy az Ön szervezete hogyan bonyolítja az üzletet a beszállítókkal, és hogy ezek a beszállítók hogyan számláznak Önnek. A felhőmegoldás további előnye, hogy a termékfrissítések automatikusan, rendszeresen rendelkezésre állnak, így nincs szükség az IT-csapat bevonására vagy külső tanácsadók bevonására a frissítési projektekhez.

Az ehhez a lépéshez tartozó intézkedési ellenőrzési pontokként mindenképpen vonja be az IT-csapatot, hogy biztosítsa, hogy a szükséges erőforrásokkal támogatni tudják a projektet. Ők segíthetnek abban is, hogy meghozza a döntést a helyszíni vagy a skálázhatóbb, felhőalapú megoldás között. Végül pedig mindenképpen kérdezze meg az informatikai csapatát a rendszerbiztonsággal, a tárhelyszolgáltatással és a karbantartással kapcsolatos különleges követelményekről.

5. lépés: Kutatás, auditálás és a megoldások összehasonlítása

Most, amikor már elég jól érti, hogy milyen típusú megoldásra van szüksége, és milyen kihívásokat szeretne megoldani, itt az ideje, hogy elkezdje megkeresni azt a megoldást, amelyik a legjobban megfelel az azonosított igényeinek. Nem véletlenül áll ez a lépés a lista végén: ha azelőtt kezdi el a megoldások kutatását, hogy világos képet kapna az igényeiről, előfordulhat, hogy elcsábul valamitől, ami csodásan néz ki egy puccos weboldalon vagy fényes marketingbrosúrán, de a valóságban nem azt a feladatot látja el, amire szüksége van.

Amint amikor új autó vásárlását vagy a következő nyaralási utazás lefoglalását tervezi, győződjön meg róla, hogy alapos kutatást végez különböző információs csatornákon:

• A Google segítségével kezdje a potenciális megoldásjelöltek azonosítását, böngéssze és tegyen könyvjelzőt a weboldalukra.
• Lépjen a LinkedIn-re, hogy részt vegyen a releváns csoportok vitáiban, kérdezze meg a csoport tagjait az új AP automatizálási megoldás kiválasztása és bevezetése során szerzett tapasztalataikról.
• Kérjen visszajelzést és ajánlásokat az általuk használt megoldással kapcsolatban a hasonló pozícióban és/vagy vállalatnál dolgozó kollégáitól vagy barátaitól.

Ha megtalálta a szállítók szűkített listáját, kérjen tőlük esettanulmányokat és referenciákat, valamint élő bemutatókat. Ezután kereszthivatkozzon a toplistára egyetlen összehasonlító lapon, és értékelje, hogy az egyes megoldások mennyire felelnek meg az 1-4. lépésben kiemelt követelményeknek.

6. lépés: Építse fel az üzleti ügyét

Ha elvégezte e vásárlói útmutató előző lépéseit, akkor már elvégezte az üzleti ügy felépítéséhez szükséges kutatás és adatgyűjtés nagy részét. Most itt az ideje, hogy összefoglalja a megállapításait, és gondoskodjon arról, hogy a megfelelő információkat a megfelelő érdekeltek és döntéshozók elé tárja.

Hogyan adja el az informatikai érdekelteknek

Az informatikai érdekelteknek tudniuk kell, hogy az új megoldás milyen hatással lesz a szervezetükre mind a bevezetés – beleértve a meglévő informatikai infrastruktúrával való integrációt -, mind a folyamatos karbantartás tekintetében. Az IT jóváhagyásának megszerzéséhez tehát tudniuk kell:

• Milyen erőforrásokra lesz szükség az IT-csapattól a bevezetés során?
• A megoldás folyamatos támogatást igényel az IT-től a karbantartás és a rendszeres frissítések tekintetében?
• Hogyan fogja a megoldás támogatni az üzleti vagy informatikai infrastruktúra jövőbeli változásait?

A 4. lépésben tárgyaltak szerint, ha felhőalapú megoldást választ, az informatikai csapat számos jelölőnégyzetét kipipálhatja, mivel ez egyszerű integrációt, belső karbantartás nélküli, automatikus termékfrissítést kínál. Valószínűleg segíteni fogja az informatikai vezetőjét abban, hogy a régi, helyhez kötött megoldások felhőszolgáltatással való felváltásával időt szabadítson fel az alapvető üzleti projektekre.

Hogyan adja el a pénzügyi érdekelteknek

A pénzügyi érdekeltek számára leginkább a számítások elvégzéséről és arról kell gondoskodnia, hogy gyors és hiteles megtérülést tudjon bemutatni. A pénzügyi vezetők azonban azt is meg akarják nyugtatni, hogy ez egy alacsony kockázatú projekt lesz, ezért nagyon fontos a bizalom kiépítése és egy bizonyítottan sikeres megoldás bemutatása. Itt mindenképpen gondoskodjon esettanulmányokról vagy referenciabeszélgetésekről a megoldást már használó vállalatokkal, hogy bizonyítsa a szállító és az Ön üzleti érvelésének hitelességét.

A modern számlafizetés-automatizálási szoftvermegoldás segít a kiadások jobb átláthatóságát és a pontosabb pénzforgalmi és eredményszemléletű jelentéstételt biztosítani. A megfelelő számlafizetési szoftverfunkciók pedig biztosan mosolyt csalnak bármelyik pénzügyi vezető arcára.

Kalkuláljon – ROI

A ROI-számítások során néhány adatpontot össze kell gyűjtenie:

1. Megoldás költsége: elengedhetetlen, hogy teljes és részletes képet kapjon, hogy kiszámíthassa a teljes tulajdonlási költséget. Kérdezze meg a szállítóját:

• Licencdíjat vagy havi előfizetést fog fizetni? Min alapul ez a költség – a számlák száma, a felhasználók száma vagy valami más?
• Mi lesz a termékfrissítések költsége a következő években?
• Mi a bevezetés költsége, és mennyi támogatásra lesz szükség a belső informatikai személyzet részéről a bevezetés során?
• Milyen költségekkel kell számolnia a folyamatos támogatás és karbantartás tekintetében?

1. Kemény megtakarítások, például:

• Fő létszámcsökkentés és/vagy a meglévő szervezet skálázása a nagyobb feladatok kezelésére.
• Késedelmi díjak, elveszett vagy duplikált fizetések elkerülése és a korai fizetési kedvezményekből származó megtakarítások.
• A papír alapú számlák kezelésének költségei (szkennelés, postázás, archiválás) csökkentése.
• A régi rendszerek karbantartásából származó belső erőforrások kiesése.

1. Puha megtakarítások, például:

• Időmegtakarítás az egész szervezeten belül (pl. a költségvetési tisztviselők irodai munkát végeznek, az AP személyzet pedig a szállítói eszkalációval foglalkozik).
• Az AP-n belüli erőforrások felszabadítása több értékteremtő feladatra.
• Jobb betekintés az AP folyamatba, ami időben és pontosabban támogatja a pénzügyi előrejelzést, a pénzforgalmat és az eredményszemléletű jelentéstételt.
• Javulnak a szállítói kapcsolatok.
• Nagyobb szervezeti rugalmasság az üzleti változások, például fúziók, felvásárlások és nemzetközi terjeszkedések esetén.

Kérje meg szállítóját, hogy segítsen összegyűjteni és összehasonlítani ezeket a számokat, és mindent egy táblázatba foglalni, hogy bemutathassa a belső érintetteknek.