A projektek általában “folyamatoknak” tekinthetők. Van egy kezdetük, egy végük, és e két különböző időpont között egy “folyamat” zajlik. A projektmenedzsment szervezeti folyamata számos folyamateszközzel rendelkezik. Milyen eszközök tekinthetők szervezeti folyamateszközöknek? Mit jelentenek a szervezeti folyamatok eszközei? Miért fontosak a szervezeti folyamateszközök a projektmenedzsment és az egész vállalat számára?
Ebben a cikkben végigmegyünk a projektmenedzsment szervezeti folyamatán, és azt is megnézzük, hogy mik azok a szervezeti folyamateszközök.
Mi a szervezeti folyamateszközök meghatározása a projektmenedzsmentben?
A PMBOK® útmutató a szervezeti folyamateszközöket tervként, folyamatként, politikaként, eljárásrendként és tudásbázisként határozza meg. Mindezek a szervezeti folyamateszközök a végrehajtó szervezetre jellemzőek. Mivel ezek a szervezeti folyamateszközök az adott szervezet korábbi gyakorlatának eredményei. Tehát azt mondhatjuk, hogy a szervezeti folyamateszközök szervezetenként eltérőek lesznek.
Menjünk végig egy kicsit részletesebben ezeken a projektmenedzsment szervezeti folyamateszközökön. Mindezeknek a fent említett szervezeti folyamateszközöknek van egy fő közös vonásuk: ezek a múltból levont tanulságok. Más szóval, miközben a vállalat különböző projektekben vesz részt, ezalatt több szervezeti folyamateszközre tesz szert. A szervezeti folyamatjavak egy másik típusa maga a vállalat története.
A szervezeti folyamatjavak közé tartozik a dokumentáció, ezért a vállalat archívumaként vagy tárházaként működik. Például a projektterv-sablon, a biztonsági irányelvek, a beszerzési eljárások és a vállalati tudásbázis mind a szervezeti folyamateszközök kategóriájába tartoznak.
Milyen előnyei vannak a szervezeti folyamateszközöknek a projektmenedzsmentben?
Mivel megállapítottuk, hogy a szervezeti folyamatvagyon abból áll, amit a vállalat az idők során szerzett, nagyon értékes, különösen egy projekt tervezésénél. Számos dokumentum, szabályzat vagy eljárás tartozik a szervezeti folyamateszközök közé. Így ezeket a legtöbb tervezési folyamat bemeneteként használják. Ha például a vállalat egy olyan új projektet próbál elindítani, amely nagyon hasonlít a múltban befejezett projekthez, akkor a múltbeli projekt tanulságait tartalmazó dokumentáció átnézése sok tanulsággal szolgálhat az új projekt tervezése során.
Egy másik eset, amely bemutatja, hogy a szervezeti folyamatok eszközei hogyan lehetnek hasznosak és időtakarékosak a vállalat számára, az egy új alkalmazott felvételének esete. Ha minden, amiért ő lesz felelős, jól dokumentálva van, akkor ennek az új csapattagnak igazán könnyű lesz gyorsan és hatékonyan munkába állnia. “Mit tegyen a munkavállaló, ha elveszik a számítógépe?” Ez egy másik, az információbiztonsági politikához kapcsolódó kérdés, tehát szintén a szervezeti folyamatok eszköze. Ha a vállalatnak van egy dokumentum erre az adott esetre, mindenki tudná, hogy mit kell tennie, és ez a helyzet nagyobb problémák nélkül megoldódna.
Melyek a szervezeti folyamateszközök további általános előnyei?
A vállalati tudásbázis arra szolgál, hogy szükség esetén információkat tároljon és kérjen le ebből a tudásbázisból. Ez a vállalati tudásbázis rengeteg hasznos információt tartalmaz nemcsak a projektekről, hanem sok más témáról is, például arról, hogyan lehet munkavállalási vízumot szerezni egy új országba, hogyan lehet kijavítani egy szoftver hibáját, tippeket a hatékonyabb megbeszélések lebonyolításához stb.
Egy vállalat számára tehát a szervezeti folyamatok eszközei nemcsak a projektmenedzsment, hanem az általános menedzsment szempontjából is kritikusak.
Megnézted INGYENES tanfolyamainkat?
Megnézted tanúsító tanfolyamainkat?
Pénzt szeretnél keresni pusztán azzal, hogy megosztod ezt a cikket? Learn How