A fizetendő számlák (AP) ellenőrzése gyakran ijesztőnek tűnhet. A vállalatok inkább a jövőben keresik a jutalmakat, és nem a múlton rágódnak. De ne hagyja, hogy a félelmei visszatartsák. A könyvelés auditálása leleplezheti a csalást, a hibákat és egyéb problémákat, amelyek veszélyeztethetik vállalkozását – így hosszú távon felbecsülhetetlen időt és pénzt takaríthat meg.
Helyesen elvégzett AP audit nemcsak azt erősíti meg, hogy a szabályok szerint játszik-e, hanem azt is megmutatja, hogyan vezetheti hatékonyabban vállalkozását. Ne feledje, hogy egy külső könyvvizsgáló fizetése, aki napokig barangol a papírarchívumában, ma már a múlté Az intelligens szoftvermegoldások az összes adatot egy helyen tárolják, ami lehetővé teszi, hogy egy gombnyomással átfogó könyvelési auditot végezzen.
- AP auditok: Egyszerűen fogalmazva, az AP audit a szervezet fizetendő számlák nyilvántartásának független és szisztematikus vizsgálata. Ellenőrzi, hogy a tranzakciókat megfelelően rögzítették-e, és hogy ezek a feljegyzések pontos képet adnak-e a vállalkozásról. Egy jól elkészített ellenőrzési jelentésből megtudhatja, hogyan működik a vállalkozása, és hol tud javulni.
- AP auditálás 101: Útmutató kezdőknek
- A számlakövetelések ellenőrzésének tervezése
- Kifizetendő számlák ellenőrzési eljárásai
- A számviteli kötelezettségek könyvvizsgálatának jelentése
- A számviteli kötelezettségek könyvvizsgálatának utóvizsgálata
- Hogyan tegye gyerekjátékká a könyvvizsgálatot
- Hogyan lehet felismerni a csalást egy AP audit során
AP auditok: Egyszerűen fogalmazva, az AP audit a szervezet fizetendő számlák nyilvántartásának független és szisztematikus vizsgálata. Ellenőrzi, hogy a tranzakciókat megfelelően rögzítették-e, és hogy ezek a feljegyzések pontos képet adnak-e a vállalkozásról. Egy jól elkészített ellenőrzési jelentésből megtudhatja, hogyan működik a vállalkozása, és hol tud javulni.
Az Egyesült Államokban működő sok vállalat számára a fizetendő számlák ellenőrzése nem opcionális. A Sarbanes-Oxley törvény 2002-es bevezetése óta a legtöbb állami vállalatnak be kell nyújtania nyilvántartásait külső könyvvizsgálatra. A könyvvizsgálók ellenőrzik, hogy a vállalati nyilvántartások megfelelnek-e az általánosan elfogadott számviteli alapelvekben (GAAP) meghatározott előírásoknak. Bár a megfelelés többletmunkát jelent a vállalkozások számára, a nagyszabású vállalati botrányok sokkal kisebb valószínűséggel fordulnak elő most, mint a múltban.
Az AP auditokat sok pénzügyi szakember szükséges rossznak tartja. A számviteli ellenőrzések hibákat, csalást vagy más olyan problémákat tárhatnak fel, amelyek miatt az alkalmazottak bajba kerülhetnek. A gyakorlatban nincs okunk félni, kivéve, ha valóban van valami rejtegetnivalónk. Kezelje az auditokat úgy, mint egy jármű biztonsági ellenőrzését – Ön is tudni szeretné, ha a fékjei a felmondás szélén állnának, igaz?
AP auditálás 101: Útmutató kezdőknek
Nincs meghatározott módja az AP audit elvégzésének. A könyvvizsgálók az adott vállalkozás mérete és formája, valamint az audit kívánt alapossága alapján választják ki a módszerüket. A GAAP-szabályok végrehajtása államonként eltérő, egyes államok lehetővé teszik a nyilvános vállalatok számára, hogy további jelentéseket tegyenek közzé, amelyeknek nem kell követniük a GAAP-szabályokat.
Ezek a különbségek ellenére a könyvvizsgálók általában a nyilvántartások teljességét, érvényességét és megfelelőségét vizsgálják, és azt, hogy a kötelezettségek egyenlegét megfelelően mutatták-e ki az év végi kimutatásban. Ezek együttesen megerősítik, hogy a vállalat nyilvántartásai valóban pontos képet adnak-e a vállalkozásról.
A számlakövetelések ellenőrzése általában négy szakaszból áll: tervezés, helyszíni munka, ellenőrzési jelentés és utóellenőrzés.
A számlakövetelések ellenőrzésének tervezése
A tervezési szakaszban a könyvvizsgálók értesítik a vállalkozást, hogy ellenőrzésre kerül sor. A következő lépés általában egy hivatalos megbeszélés, ahol megbeszélik az értékelés hatályát és céljait. E megbeszélés alapján a könyvvizsgáló elkészíti magának a vizsgálatnak a tervét.
Kifizetendő számlák ellenőrzési eljárásai
A helyszíni munka fázisában a könyvvizsgálók belevetik magukat a munkába. Több napot vagy hetet töltenek azzal, hogy átvizsgálják a vállalat nyilvántartásait, mielőtt az adataikat egy jelentésbe foglalják, amely összefoglalja a megállapításaikat és a megállapítások értékelését.
A számviteli kötelezettségek könyvvizsgálatának jelentése
Amikor a helyszíni munka befejeződött, a megállapításokat a végleges könyvvizsgálói jelentésbe foglalják.
A számviteli kötelezettségek könyvvizsgálatának utóvizsgálata
Azzal, hogy a jelentés elkészült, még nem ér véget a munka. Az utolsó lépés az, hogy a könyvvizsgáló egy év múlva utóellenőrzést végez, hogy ellenőrizze, sikerült-e elérni a kívánt eredményeket.
Hogyan tegye gyerekjátékká a könyvvizsgálatot
Még ha a digitális korszakban vagyunk is, sok számviteli ellenőrzést még mindig kézzel végeznek. Ha nem tud szembenézni a látványával, amikor egy könyvvizsgáló egy számlatűt keres a papír szénakazalban, nincs egyedül. Szerencsére ma már létezik hatékonyabb módja az ellenőrzések elvégzésének. Az elektronikus számlázás és az elektronikus kifizetésekkel ez gyerekjáték.
Az AP automatizálási szoftverre való áttérés gyorsabb, olcsóbb és egyszerűbb auditálást biztosít, mivel a nyilvántartások könnyebben megtalálhatók lesznek. Azáltal, hogy a könyvvizsgálók csak olvasási hozzáférést kapnak a nyilvántartásaihoz, a munkájuk akár két-három óra alatt is elvégezhető, szemben azokkal a napokkal vagy hetekkel, amelyeket a könyvelés hagyományos módon történő ellenőrzésével töltenének az irodájában.
Még mindig ódzkodik attól, hogy elengedje a papír alapú nyilvántartásokat? Ne feledje, hogy a kizárólag papír alapú nyilvántartás a kontroll illúzióját nyújtja. A feljegyzések elkeveredhetnek, véletlenül megsemmisülhetnek, vagy egyszerűen elveszhetnek. A papír valójában a hatékonyság ellentéte: Kevésbé láthatóvá teszi a számla- és fizetési folyamatot, és ezáltal nehezebben nyomon követhetővé.
Hogyan lehet felismerni a csalást egy AP audit során
Ha még mindig nem győződött meg arról, hogy az automatizált számlafizetési megoldás megfelelő az Ön számára, gondoljon az auditok egyik fő céljára: a csalás felderítésére. Az AP részlegek különösen érzékenyek a csalásra, mivel nagy mennyiségű tranzakciót dolgoznak fel. Az Association of Certified Fraud Examiners becslése szerint egy átlagos szervezet éves bevételeinek 5%-át veszíti el csalás miatt.
A csalás leghétköznapibb formája a számlák meghamisítása. Ha egy számlát javítófolyadékkal kezeltek, vagy ha fontos információk hiányoznak belőle, meg kell kongatni a vészharangot. Ugyanez vonatkozik a duplikált vagy fénymásolt számlákra is. Egy automatizált elektronikus számlázási megoldás bevezetése a legegyszerűbb módja annak, hogy az ilyen típusú csalások a múlté legyenek.
A csalások más típusait nehezebb felderíteni. A csalók tudják, hogy a könyvvizsgálóknak nincs idejük minden egyes számla ellenőrzésére, ami lehetőséget ad az információk sikeres manipulálására. Ez az a pont, ahol az automatizálás ismét további biztonságot nyújthat. Az automatizált eljárások azonnali ellenőrzési nyomvonalat hoznak létre, és megkönnyítik a csalás gyakori jelzőinek keresését, mint például a jóváhagyási összegek alatti számlák, a kerekített összegű számlák és a postafiókcímekkel rendelkező szállítók. Egyetlen rendszer sem teljesen csalásbiztos, de a digitális megoldások egyszerűbbé teszik a csalások felismerését és megelőzését.
Egy erős AP részleggel a helyén nem kell többé félni a számviteli ellenőrzési eljárásoktól. A digitalizálásra való áttérés gyorsabbá, egyszerűbbé és olcsóbbá teszi az ellenőrzést. Ami a legfontosabb, hogy könnyedén a csúcson maradhat, és több ideje marad a progresszív stratégiára – például a vállalat pénzügyi jövőjének megtervezésére.