A 2016-ban kezdődő juttatási tervezési évekre az alkalmazandó nagy munkáltatók (ALE-k) az Internal Revenue Code (IRC) 4980H szakasza alapján adóbírsággal sújthatók, ha: 1) egy teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló prémiumadó-hitelben vagy költségmegosztási támogatásban részesül egy piactéren keresztül, és 2) a vállalat nem nyújtott minimálisan szükséges egészségügyi ellátást (amely megfelel az ACA minimális értékre és megfizethetőségre vonatkozó követelményeinek) a teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalói és 26 éves korig eltartott gyermekeik legalább 95%-a számára. A 2016 előtt kezdődő ellátási tervezési évek esetében a teljes munkaidőben foglalkoztatottak 70%-a volt a biztosítási küszöbérték.
Az esetleges szankciók elkerülése érdekében fontos, hogy az ALE-k megértsék, hogyan kell meghatározni, hogy az ACA szerint mely munkavállalók minősülnek “teljes munkaidőben foglalkoztatottnak”, és jogosultak-e az ellátásokra.
Teljes munkaidős munkavállaló
A teljes munkaidős munkavállaló olyan személy, akitől ésszerűen elvárható, hogy legalább heti 30 órát dolgozzon. Ebből a célból az “órák” magukban foglalnak minden olyan órát, amelyért a munkavállaló a munkáltató számára végzett feladatok elvégzéséért fizetést kap vagy fizetésre jogosult, vagy fizetésre jogosult akkor is, ha nem végez munkát (pl. szabadság, szabadság vagy betegszabadság).
A változó munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók is teljes munkaidőben foglalkoztatott, ellátásra jogosult munkavállalóknak tekinthetők, ha egy visszatekintő mérési időszak alatt átlagosan legalább heti 30 órát dolgoznak. Az ideiglenes (rövid távú) alkalmazottak és a szezonális alkalmazottak is teljes munkaidőben foglalkoztatottnak tekinthetők.
Változó munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók
A ACA változó munkaidőben foglalkoztatottként határozza meg a munkavállalót, ha a munkavállaló munkába lépésének időpontjában fennálló tények és körülmények alapján a munkáltató nem tudja meghatározni, hogy a munkavállaló ésszerűen várhatóan átlagosan legalább heti 30 órát dolgozik-e a kezdeti mérési időszak alatt, mivel a munkavállaló munkaideje változó vagy bizonytalan.
Számos tényezőt kell figyelembe venni annak értékelésénél, hogy ésszerű-e annak megállapítása, hogy egy új munkavállaló változó munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló-e, többek között, de nem kizárólagosan:
- Az, hogy a munkavállaló egy olyan munkavállaló helyébe lép-e, aki teljes munkaidős munkavállaló volt vagy nem volt,
- Az, hogy az azonos vagy hasonló munkakörben dolgozók milyen mértékben teljes munkaidős munkavállalók vagy nem teljes munkaidős munkavállalók, és
- Azt, hogy a munkát úgy hirdették meg, közölték az új alkalmazottal vagy más módon dokumentálták (például szerződéssel vagy munkaköri leírással), hogy az átlagosan heti 30 vagy több, illetve heti 30 óránál kevesebb munkaórát igényel.
Nem egyetlen tényező a meghatározó, és más tényezők is figyelembe vehetők.
Az ALE-k úgy határozzák meg, hogy mely változó munkaidejű munkavállalókat kell “teljes munkaidősnek” és juttatásokra jogosultnak tekinteni, hogy:
- Kiszámítják az átlagos heti munkaórákat egy visszatekintő meghatározott hónapos időszak (például 6 vagy 12 hónap) alatt, amelyet mérési időszaknak neveznek.
- A munkavállalók státuszának rögzítése (“teljes munkaidős” ellátásra jogosult vagy ellátásra nem jogosult) a mérési időszakot követő meghatározott hónapos időszak alatt, amely a stabilitási időszak. A munkavállaló ellátásra való jogosultsági státusza a mérési időszak számításán alapul, és a stabilitási időszak teljes időtartamára rögzítve van, függetlenül a munkavállaló által a stabilitási időszak alatt ténylegesen ledolgozott órák számától.*
*Noha a stabilitási időszak alatt ledolgozott órák nem befolyásolják a munkavállaló státuszát, amíg a stabilitási időszak alatt rögzítve van, ezeket az órákat a következő mérési időszak részeként számolják. A jövőbeli mérési időszakok alatt ledolgozott heti átlagos munkaórák változásai megváltoztathatják a munkavállaló ellátásra való jogosultsági státuszát a következő stabilitási időszakokban.
Szezonális alkalmazottak
Az IRS és a Pénzügyminisztérium által 2014 februárjában kiadott végleges rendeletek értelmében az új szezonális alkalmazottakat ugyanúgy kezelik, mint az új, változó óraszámú alkalmazottakat a visszatekintő mérési időszak módszere alapján. Ahhoz, hogy egy munkavállaló idénymunkásnak minősüljön, olyan munkakörbe kell felvenni, ahol a szokásos éves foglalkoztatás legfeljebb hat hónap. A “szokásos” azt jelenti, hogy:
- A munkakör jellegéből adódóan a munkavállaló jellemzően hat hónapig vagy annál rövidebb ideig dolgozik, és
- A foglalkoztatási időszaknak minden naptári évben körülbelül az év ugyanazon időszakában kell kezdődnie, például nyáron vagy télen.
Az ALE (aki a visszatekintő mérési módszert alkalmazza) általában nem lesz felelős az ACA munkáltatói megosztott felelősségre vonatkozó szankciókért, ha egy kezdeti mérési időszakban nem kínál egészségügyi ellátást az idénymunkásoknak, még akkor sem, ha ezek a munkavállalók végül teljes munkaidőben dolgoznak a mérési időszak alatt (kivéve, ha rövid ciklusú visszatekintő mérési időszakot alkalmaznak, és az ilyen munkavállalók a következő stabilitási időszakban is foglalkoztatva maradnak). Az ALE-k a kezdeti mérési időszakot alkalmazzák az idénymunkásokra, még akkor is, ha a felvételnél várhatóan heti 30 óránál többet fognak dolgozni.
Bizonyos szokatlan esetekben a munkavállaló akkor is idénymunkásnak tekinthető, ha a szezonális foglalkoztatás egy adott évben a szokásosnál hosszabb ideig tart. Például, ha egy üdülőhely golfoktatóinak szokásos éves foglalkoztatási ideje hat hónap, de egy adott évben egy szokatlanul hosszú szezon miatt további egy hónapot kell dolgozniuk, akkor is idénymunkásnak minősülnek.
Az “idénymunkás” és az “idénymunkás” kifejezéseket a munkáltatói megosztott felelősségre vonatkozó rendelkezések két különböző összefüggésben használják. Az “idénymunkás” kifejezés a munkavállaló teljes munkaidős munkavállalói státuszának a visszatekintő mérési módszer szerinti meghatározása szempontjából releváns. Az “idénymunkás” kifejezés az ALE-számítás szempontjából releváns (lásd az ACA Fact Sheet: ALE Calculation).
Az ideiglenes/rövid távú munkavállalók
Az ideiglenes munkavállalók (akiket az ACA rövid távú munkavállalóknak nevez) olyan munkavállalók, akiket 12 hónapnál rövidebb ideig tartó munkakörbe vesznek fel. Az IRS megerősítette, hogy az IRC 4980H szakasza szerinti szankciók alól az ideiglenes, rövid távú alkalmazottak nem élveznek mentességet (kivéve, ha a munkavállaló megfelel a fentiekben ismertetett szezonális munkavállalói követelmények mindegyikének).
Ha az ideiglenes/rövid távú alkalmazottak nem felelnek meg a szezonális munkavállalói követelményeknek, és várhatóan heti 30 óránál többet fognak dolgozni, akkor az alkalmazandó ACA szabályok szerint teljes munkaidős, juttatásokra jogosult munkavállalóknak kell őket minősíteni.
A vállalatok korlátozott körülmények között kizárhatják a ledolgozott órákat:
A vállalatoknak a következő korlátozott körülmények között nem kell számolniuk vagy nyomon követniük a ledolgozott órákat:
Önkéntes munkavállalók
A végleges rendeletek kizárják a “jóhiszemű önkéntesként” ledolgozott órákat. A jóhiszemű önkéntesek közé tartozik minden olyan önkéntes, aki:
A. Egy kormányzati szervezet vagy adómentes szervezet alkalmazottja;
B. Akinek egyetlen díjazása ettől a jogalanytól vagy szervezettől:
a. az önkéntes szolgálat teljesítése során felmerült ésszerű költségek megtérítése (vagy juttatás) formájában, vagy
b. ésszerű juttatások (beleértve a szolgálati időért járó díjakat) és névleges díjak, amelyeket hasonló jogalanyok szoktak fizetni az önkéntes szolgálattal kapcsolatban.
Tanuló alkalmazottak
A vállalatok nem kötelesek beszámítani a diákok által a szövetségi munkatanulási program vagy hasonló állami programok által támogatott állásokban teljesített szolgálati órákat. Azonban minden olyan szolgálati órát, amelyért egy oktatási szervezet (vagy egy külső munkáltató) hallgatói alkalmazottja a szövetségi vagy állami munkatanulási programtól eltérő minőségben kap fizetést vagy jogosult fizetésre, a juttatásokra való jogosultság meghatározása céljából szolgálati óráknak kell tekinteni.
Tanárok és adjunktusok
A tanárok és az adjunktusok kihívást jelentenek, mivel a díjazás általában nem kapcsolódik közvetlenül az általuk ledolgozott órák számához. Például a díjazás gyakran a tantermi órákhoz kötődik, és nem veszi figyelembe a nem tantermi tevékenységeken alapuló időt, mint például az órák előkészítése, a dolgozatok és vizsgák osztályozása vagy a hallgatók tanácsadása.
Az IRS egy biztonságos módszert biztosít a tanárok és adjunktusok óraszámának nyomon követésére, amíg további útmutatást nem adnak ki. Ez a módszer minden egyes tanítási vagy tantermi órára 2,25 órát ír jóvá. Más szóval, minden egyes tanteremben tanítással töltött óra után a vállalat további 1,25 órát írna jóvá az olyan tevékenységekre, mint az óratervezés és az osztályozás. Ezen túlmenően a vállalat minden további óra után, amelyet a tanári kar tagja egyéb, nem tantermi feladatokkal tölt (például irodai órák vagy kötelező tanári értekezletek), egy óra szolgálatot ír jóvá. Bár nem biztos, hogy ez az egyetlen ésszerű módszer az adjunktus tanárok óraszámának nyomon követésére, a vállalatoknak tanácsos megfontolniuk ennek a biztonságos megoldásnak az alkalmazását, amíg további iránymutatást nem adnak ki.