Az Acadian és az Interact együttműködik az együttműködés kultúrájának ápolása, a közösségi élmény elősegítése és a szétszórtan dolgozók közötti szakadék áthidalása érdekében az “Acadian Central” nevű intraneten keresztül.
“Az Interact lehetővé tette számunkra, hogy gyorsan eljuttassuk az információkat az ország összes alkalmazottjának. Nekem személyesen is segített abban, hogy sokkal jobban megismerjem az alkalmazottainkat. Látom az arcukat, megismerhetem az érdeklődési körüket és a hobbijaikat, láthatom a munkahelyi eredményeiket, és összességében sokkal jobban kötődöm a munkatársainkhoz. Lehet, hogy a vállalatunk 4000 fős, de úgy érzem, hogy egy nagy család vagyunk, nagyrészt ennek az intranetnek köszönhetően.”
Richard Zuschlag, elnök & vezérigazgató, Acadian Companies
A louisianai Lafayette-ben található Acadian Companies sokszínű szolgáltatáscsomagot kínál, amelynek célja, hogy támogatást és oktatást nyújtson az egészségügy, a biztonság és a szállítás területén. Az 1971-ben kis mentőszolgálatként alapított szervezet hat részlegből áll, több mint 4300 alkalmazottal, akik az Egyesült Államokban szétszórva dolgoznak.
Az Acadian örökölt intranetjét házon belüli programozók fejlesztették ki. A vállalat növekedésével és az informatikai részleggel szemben támasztott igények fokozódásával az Acadian úgy döntött, hogy a házon belüli, hagyományos intranet már nem megfelelő.
A demográfiailag és földrajzilag is sokszínű munkatársak egyértelművé tették visszajelzéseiket. Az intranetből hiányoztak a közösségi együttműködési funkciók és a testreszabható tartalom, ami sok alkalmazott panaszához vezetett, akik úgy érezték, hogy kimaradnak a vállalati eseményekből, vagy nem tudnak arról, hogy mi történik a vállalaton belül. E központi vállalati márka szempontja mellett az egyes részlegek eltérő célokkal és célkitűzésekkel is rendelkeznek. Ebből adódott a fokozott elérhetőség és a keresési funkciók szükségessége.
Az Acadian az Interactot kérte fel, hogy segítsen egy olyan szilárd intranet-megoldás létrehozásában, amely minden alkalmazottat összekapcsol és tájékoztat, valamint hozzáad egy sokat igényelt közösségi aspektust.
Az Acadian Central születése
Az út kezdetén az Acadian átfogó kutatást végzett az alkalmazottakkal, hogy meghatározza, milyen funkciók a legfontosabbak, és hogyan szeretnék megosztani az információkat. A kutatás a következőket tárta fel:
- A dolgozók az üzleti és a közösségi tartalmak keverékét akarták.
- Fontos volt, hogy az intranethez különböző platformokon, köztük mobilon is hozzáférhessenek.
- Az Acadian hat különböző részlege miatt a tartalom testreszabhatósága kulcsfontosságú volt ahhoz, hogy az intranet minden felhasználó számára releváns maradjon.
- Az információ friss és könnyen megtalálható legyen.
Az új Acadian Centralért való lelkesedés érdekében az alkalmazottak egy kabalát terveztek, az “A.C., az Acadian Central szakértője” néven. Minden részleghez létrehoztak egy A.C. figurát, amely az alkalmazottak minden típusát reprezentálja. Számos ruhaváltással és hozzá illő névvel gondoskodott a megfelelő öltözékről.
A.C. az egész intraneten megjelent, hasznos információkat és “hogyan kell”-eket posztolt, hogy az alkalmazottak teljes mértékben tisztában legyenek azzal, hogy mit tud az új webhely. Emlékeztette őket, hogy töltsék ki a profiljukat, kövessék a többi alkalmazottat, és kövessék a vezérigazgató, az alelnökök és más vállalati vezetők fontos feljegyzéseit.
Mobilbarát design
A dolgozói visszajelzések szerint a régi intranet egyik fő problémája a hozzáférhetőség volt. E nehézségek leküzdésére az Acadian az Interact mobilra reagáló dizájnját vette igénybe.
Az Acadian mobiligényei szempontjából az Interact azon képessége, hogy linkeket és dokumentumokat képes elhelyezni, aranybánya volt. E funkció fokozására az Acadian könnyen látható “gombokat” fejlesztett ki közvetlenül a honlap tetején, amelyek az összes legfontosabb szoftverhez és eszközhöz vezetnek.
Ez az eszköztár intuitívabbá tette az intranet használatát. Az alkalmazottak túlnyomórészt pozitív visszajelzéseket kaptak, mivel többé nem kell keresgélniük a szükséges linkeket. Mivel gyakran kérték e gombok hozzáadását és áthelyezését, az Acadian az aloldalakba is beépítette őket (HR & Előnyök oldal és a Linkek oldal).
Az alkalmazottak számára a szükséges információk megjelenítésének biztosítása érdekében az új kezdőlapon a “hírek” számára hasonló szakaszok találhatók.
A Hírek & Jegyzetek szekció létfontosságú a létfontosságú információk, többek között az informatikai frissítések és biztonsági kérdések, az orvosi protokoll és a medikusok által használt berendezések változásai, valamint a személyzet számára előírt továbbképző tanfolyamok kihirdetéséhez. A vállalati eseményekről és ünnepségekről is hírt ad, hogy a kiosztott alkalmazottak ne érezzék magukat kihagyva.
“Azzal, hogy az összes ilyen dokumentum egy helyen van, könnyebbé válik számomra, hogy az eligazítás során az új alkalmazottakat az adott oldalra irányítsam” – mondja Heidi Luquette, az orientációs koordinátor. “Ezáltal egy egyablakos ügyintézési lehetőséget kapnak, így az intraneten való navigálás – az új munkahelyükkel együtt – kevésbé ijesztő.”
A kommunikáció közösségi központja
Az új, mobilbarát kialakítás hangsúlyozása mellett a közösségi elem egyidejű hozzáadása érdekében az Acadian “Hol van A.C.?” versenyt rendezett, hogy hangsúlyozza, hogy az A.C. mostantól mindig a munkatársakkal van. A.C. figurájának 11″-os coroplast kivágott képeit is kiosztották, és versenyt hirdettek, hogy kiderüljön, hová vihetik A.C.-t az alkalmazottak. Arra kérték őket, hogy készítsenek egy képet A.C.-ről, és tegyék fel az utazásait bemutató galériába az intraneten.
Az, hogy A.C.-t az oldal különböző részein mutatják be, segített abban, hogy személyiséget adjanak az intranetnek. Ez megmutatta a dolgozóknak, hogy a régi intranettel ellentétben az Acadian Central nem csak egy fülledt adatotthon, hanem egy szórakoztató és közösségi központ a kollégákkal való kapcsolatteremtéshez.
Az alkalmazottak ösztönzésére, hogy kitöltsék profiljukat (kép, életrajz, hely, érdeklődési kör és szakértelem), versenyt hirdettek. Négy héten keresztül minden héten 25 nyertest választottak ki a 100%-ban kitöltött profilú alkalmazottak közül, felhasználva az Interact Analytics “Profile Completeness” jelentését. A véletlenszerűen kiválasztott nyertesek egy “Acadian Central” alumínium szigetelt poharat kaptak. A verseny során a profilok kitöltöttsége négy hét alatt csaknem 650%-kal nőtt.
Az új “Acadian Central”
Az Acadian eredetileg 2017. április 19-én indult, és a felhasználók számára változatos tartalmak mellett közösségi funkciókat és jobb elérhetőséget vezetett be.
Az örökölt házon belüli intranet nyugdíjazása után tapasztalt javulás ellenére azonban a csapat olyan visszajelzéseket kapott, hogy az új oldal inkább problémává vált, mint hasznos eszközzé.
Az intranet csapat a vállalat egészére kiterjedő kutatással kezdett visszajelzést gyűjteni. Rájöttek, hogy a munkatársak úgy érezték, hogy az intranet túlságosan zsúfolt, cuki, közösségi és túl bonyolult, és nehézségekbe ütközik, amikor megpróbálják megtalálni a szükséges dolgokat. A különböző részlegek és igényeik kiszolgálására tett erőfeszítések ellenére valójában csak egy közönség számára készült.
Az Intranet-csapat számos fejlesztést hajtott végre az Acadian Centralon:
- Kulcsszavakban gazdag címek, összefoglalók és címkék beállítása minden tartalomhoz a jobb megtalálhatóság érdekében
- A Best Bets bevezetése az egyes keresőkifejezések népszerű oldalainak priorizálása érdekében
- A téma újratervezése, a kialakított külső márka bevezetése
- A felesleges közösségi funkciók, például az esküvői és babahirdetések eltávolítása, a kezdőlapról
- A munkavállalói profilok feltöltésének jobb módszerének bevezetése
- Duplikált és felesleges oldalak százainak eltávolítása
- Egy alapértelmezett kép kijelölése a régi “törött kép” grafika helyett
Az eredmény egy tisztább, egyszerűbb megjelenés volt, amely egyre több pozitív visszajelzést váltott ki a munkavállalókból.
Egy díjnyertes stratégia az offline dolgozók számára
Noha az új design kedvező eredményeket hozott, a legnagyobb kihívást az egyes alkalmazottakra vonatkozó optimalizálás hiánya jelentette. Ennek az igénynek a kielégítésére az Acadian csapata arra összpontosított, hogy az egyes részlegek számára testreszabott kezdőlapokat készítsen, enyhítve a felesleges tartalmakat és linkeket, miközben személyre szabott, a felhasználók számára releváns tartalmakat és híreket tolt ki.
A szervezet sokszínű és széleskörű munkavállalói köréhez tartoznak orvosok és egészségügyi dolgozók, irodai vállalati alkalmazottak, biztonsági személyzet és biztonsági személyzet. Ebbe az utolsó csoportba számos távoli, off-shore biztonsági alkalmazott is tartozik, akik gyakran elszigetelten és földrajzilag szétszórtan dolgoznak.
Egy személyre szabott honlap létrehozása e csoport számára egyedi igényeik és kihívásaik mély megértését igényelte. Ezek kielégítése érdekében a honlapot erősen a részlegre szabták, hozzáadva az ismerős grafikákat és információkat, amelyeket a munkatársak más csatornákon keresztül szoktak kapni. A honlap hírfolyamát is erőteljesen megcélozták, hogy a tartalom releváns legyen a részleg számára.
Végül a csapat hozzáadta az Employee Spotlights-ot. Ez nemcsak az egyes alkalmazottak nagyszerű munkáját mutatta be, hanem segített nekik abban is, hogy mindannyian megismerjék egymást: megtörve az elszigeteltség és a kapcsolat hiányának érzését.
Az, hogy az Acadian felismerte az intranet értékét és a személyre szabott élmények szükségességét, az, amiért az Interact Awards, Best Offline Strategy kategóriában helyet kapott.
“Az Acadian nagyszerű példája annak, hogy hatékonyan kommunikálnak egy nehezen elérhető közönséggel. Távmunkásaik gyakran küzdenek az idővel és a vételi lehetőséggel, így egy lecsupaszított honlap és élmény nyújtása, amely azon alapul, amire az alkalmazottak szerint szükségük van, biztosítja, hogy intranetjüket könnyebben megértsék és elfogadják.”
– Simon Dance, az Interact Excellence Award bírája
Megragadó eredmények
Az Acadian Central létfontosságú volt az Acadian Companies működésében. Most már van módjuk arra, hogy több ezer alkalmazottjukhoz néhány percen belül eljuttassák az információkat.
A 2017. április 19-i teljes indulás óta nem volt olyan nap (beleértve a hétvégéket és az ünnepnapokat is), amikor 800-nál kevesebb egyedi látogató érkezett volna. Egy adott napon az Acadian feltételezheti, hogy legalább 2000 egyedi látogató látja az intranet tartalmát.
Az Acadian biztonsági részlegének honlapján végrehajtott változtatások, amelyek az ellenőröket, oktatókat, mentőket, biztonsági tiszteket és távoli mentősöket szolgálják, jelentős és mérhető hatást értek el. A biztonsági alkalmazottak közül többen nemcsak megtekintik a tartalmat, hanem ténylegesen időt töltenek a hozzáadott cikkek és dokumentumok átolvasásával.
A személyzet e különösen távoli részének személyre szabott kezdeményezését megelőzően a szervezetnek még arra is nehézségei voltak, hogy a munkatársak egyáltalán bejelentkezzenek az intranetre. Az Interact bejelentkezési előzményekről szóló jelentését használva a csapat azóta nyomon követte a bejelentkezések számának növekedését, és a biztonsági részleg dolgozóinak több mint fele – akik közül sokan megbízható internetkapcsolat nélkül dolgoznak – már havonta legalább egyszer bejelentkezik.
A felhasználók különösen nagy érdeklődést mutatnak az iránt, hogy többet olvassanak munkatársaikról, és az Employee Spotlights és az SMS Standout widget továbbra is a legtöbb interakciót vonzza a munkatársaktól, beleértve a kommenteket és a like-okat. Az Acadian Central döntő szerepet játszik abban, hogy ezek az offline dolgozók összekapcsolódjanak egymással és a szervezet egészével.”
“A 2018 közepén végrehajtott változtatások óta 550%-kal nőtt a részleg honlapjának megtekintése, és a felhasználók munkamenetenként másfél perccel többet töltenek az oldalon, mint a változtatások előtt.”
– Beth Chiasson,Intranet & Digitális marketingstratéga