4. lecke: Bevezetés az objektumokba
/en/access2013/bevezetés az adatbázisokba/content/
Bevezetés
Az Access adatbázisai négy objektumból állnak: táblázatok, lekérdezések, űrlapok és jelentések. Ezek az objektumok együttesen lehetővé teszik, hogy az adatokat tetszés szerint beírja, tárolja, elemezze és összeállítsa.
Ebben a leckében mind a négy objektumot megismeri, és megérti, hogyan lépnek kölcsönhatásba egymással egy teljesen működőképes relációs adatbázis létrehozása érdekében.
Táblák
Mostanra már meg kell értenie, hogy az adatbázis adatok gyűjteménye, amely sok összefüggő listába van szervezve. Az Accessben minden adatot táblázatokban tárolunk, így minden adatbázis középpontjában a táblák állnak.
Azt már tudhatja, hogy a táblák függőleges oszlopokba és vízszintes sorokba vannak szervezve.
Sorok és oszlopok egy Access-táblában Az Accessben a sorokat és oszlopokat rekordoknak és mezőknek nevezzük. A mező több, mint egy oszlop; az adatok típusa szerint szervezi az információkat. Egy mezőn belül minden információ azonos típusú. Például a Keresztnév nevű mező minden bejegyzése egy név, az Utca címe nevű mező minden bejegyzése pedig egy cím.
Mezők és mezőnevek Hasonlóképpen, egy rekord több mint egy sor; az információ egysége. Egy adott sor minden cellája része az adott sor rekordjának.
Egy rekord Figyeljük meg, hogy minden rekord több mezőt foglal magában. Annak ellenére, hogy az egyes rekordok információi mezőkbe vannak rendezve, az adott rekordban lévő többi információhoz tartoznak. Látja a számot az egyes sorok bal oldalán? Ez az azonosítószám, amely azonosítja az egyes rekordokat. Egy rekord azonosítószáma az adott sorban szereplő minden egyes információra vonatkozik.
Rekord azonosítószámok A táblázatok jól használhatóak egymással szorosan összefüggő információk tárolására. Tegyük fel, hogy van egy pékséged, és van egy adatbázisod, amely tartalmaz egy táblát a vásárlóid nevével és adataival, például telefonszámukkal, lakcímükkel és e-mail címükkel. Mivel ezek az információk mind a vásárlóidra vonatkozó részletek, mindet ugyanabba a táblába foglalnád. Minden ügyfelet egy egyedi rekord képviselne, és az ügyfelekre vonatkozó minden egyes információtípus saját mezőben lenne tárolva. Ha úgy döntene, hogy további információkat – például az ügyfél születésnapját – adna hozzá, egyszerűen létrehozna egy új mezőt ugyanabban a táblában.
Űrlapok, lekérdezések és jelentések
Bár a táblák tárolják az összes adatot, a másik három objektum – űrlapok, lekérdezések és jelentések – lehetőséget kínál az adatokkal való munkára. Ezen objektumok mindegyike kölcsönhatásba lép az adatbázis tábláiban tárolt rekordokkal.
Formanyomtatványok
A nyomtatványok a rekordok bevitelére, módosítására és megtekintésére szolgálnak. Valószínűleg sokszor kellett már űrlapokat kitöltenie, például amikor felkeresi az orvosi rendelőt, jelentkezik egy állásra vagy beiratkozik az iskolába. Az űrlapokat azért használják olyan gyakran, mert egyszerű módon vezetik az embereket az adatok helyes megadásához. Amikor az Accessben egy űrlapba adatokat ír be, az adatok pontosan oda kerülnek, ahová az adatbázis tervezője szeretné, hogy kerüljenek: egy vagy több kapcsolódó táblába.
A form A formanyomtatványok megkönnyítik az adatbevitelt. A kiterjedt táblázatokkal való munka zavaró lehet, és ha összekapcsolt táblázatokkal rendelkezik, előfordulhat, hogy egyszerre több táblázattal kell dolgoznia egy adathalmaz beviteléhez. Az űrlapok segítségével azonban egyszerre több táblázatba is be lehet írni adatokat, mindezt egy helyen. Az adatbázis-tervezők még korlátozásokat is beállíthatnak az egyes űrlapkomponensekre, hogy biztosítsák, hogy minden szükséges adatot a megfelelő formátumban adjanak meg. Mindent egybevetve, az űrlapok segítenek az adatok konzisztens és szervezett tárolásában, ami elengedhetetlen egy pontos és hatékony adatbázishoz.
Kérdések
A keresésekkel egy vagy több táblázatból kereshetünk és állíthatunk össze adatokat. Egy lekérdezés futtatása olyan, mintha egy részletes kérdést tennénk fel az adatbázisnak. Amikor lekérdezést készít az Accessben, konkrét keresési feltételeket határoz meg, hogy pontosan a kívánt adatokat találja meg.
A lekérdezések sokkal erősebbek, mint az egyszerű keresések, amelyeket egy táblán belül végezhet. Míg egy keresés segítségével megkereshetné a vállalkozása egyetlen vásárlójának nevét, addig egy lekérdezéssel megkereshetné minden olyan vásárló nevét és telefonszámát, aki az elmúlt héten vásárolt. Egy jól megtervezett lekérdezés olyan információkat adhat, amelyeket a táblázatok adatainak egyszerű átnézésével nem biztos, hogy megtalálna.
A lekérdezés megtervezése Reportok
A riportok lehetőséget nyújtanak az adatok nyomtatott formában történő bemutatására. Ha valaha is kapott már számítógépes nyomtatást egy órarendről vagy nyomtatott számlát egy vásárlásról, akkor látott már adatbázis-jelentést. A jelentések azért hasznosak, mert lehetővé teszik az adatbázis összetevőinek könnyen olvasható formában történő bemutatását. Még a jelentés megjelenését is testre szabhatja, hogy vizuálisan vonzóvá tegye. Az Access lehetőséget kínál arra, hogy bármely táblázatból vagy lekérdezésből jelentést hozzon létre.
Egy jelentés Az egész összerakása
Még ha van is elképzelése arról, hogy az egyes objektumok hogyan használhatók, kezdetben nehéz lehet megérteni, hogyan működnek együtt. Segít, ha nem felejtjük el, hogy mindegyik ugyanazokkal az adatokkal dolgozik. Minden adat, amelyet egy lekérdezés, űrlap vagy jelentés használ, az adatbázis valamelyik táblájában tárolódik.
A négy Access-objektum Az űrlapok lehetővé teszik mind a táblákhoz adatok hozzáadását, mind a már meglévő adatok megtekintését. A jelentések adatokat mutatnak be táblázatokból és lekérdezésekből is, amelyek aztán ugyanezekben a táblázatokban keresnek és elemeznek adatokat.
Ezek a kapcsolatok bonyolultnak hangzanak, de valójában olyan jól és természetesen működnek együtt, hogy gyakran észre sem vesszük, amikor összekapcsolt adatbázis-objektumokat használunk. Használt már valaha elektronikus katalógust egy könyvtárban egy könyv kereséséhez? Valószínűleg valami ilyesmiben adta meg a keresését:
Egy elektronikus kártyakatalógus A keresés végrehajtása során a keresési feltételeket egy űrlapba írta be, amely aztán a kérése alapján létrehozott és lefuttatott egy lekérdezést. Amikor a lekérdezés befejezte a keresésnek megfelelő rekordok keresését az adatbázis tábláiban, egy olyan jelentést kapott, amely a lekérdezésből és a kapcsolódó táblákból merített információkat – ebben az esetben a keresési feltételeknek megfelelő könyvek listáját. Az objektumok közötti kapcsolatokat a következőképpen ábrázolhatná:
Egy könyv keresése. Az űrlapon megadott adatokat egy adatbázis-lekérdezés használja fel, amely a vonatkozó táblákból meríti az adatait. A lekérdezés eredményei egy jelentésben jelennek meg.
Tegyük fel, hogy ezen eszközök használata helyett egy óriási táblázatban kell keresni, amely a könyvtári rendszer minden könyvét tartalmazza. A releváns rekordok valószínűleg számos táblázatban lennének szétszórva: egy táblázatban a könyvek címei és leírásai, egy táblázat, amely információkat tartalmaz arról, hogy mely könyvek vannak ki- és bejelentkezve, és egy táblázat a könyvtár egyes fiókjaival, hogy csak néhányat említsünk.
Mindössze legalább három táblázatban kellene keresnie ahhoz, hogy megtalálja a könyvet, megtudja a helyét, és megnézze, hogy be van-e jelentkezve! Könnyű elképzelni, milyen nehézzé válhat a megfelelő könyv megtalálása. Ha nem lennél óvatos, akár el is ronthatnál valamit, ha véletlenül törölnél vagy szerkesztenél egy rekordot. Könnyen belátható, hogy az adatbázis-objektumok sokkal kezelhetőbbé teszik ezt a keresést.
A Bevezetés az adatbázisokba című leckénkben tárgyaltuk a relációs adatbázis fogalmát, amely olyan adatbázis, amely képes megérteni, hogy a különböző adathalmazok hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Pontosan a fenti példához hasonló helyzetek miatt találják az emberek olyan hasznosnak a relációs adatbázisokat. Relációs adatbázis nélkül egy egyszerű feladat – egy könyv keresése és annak megnézése, hogy be van-e jelentve és hol – hihetetlenül bonyolulttá és időigényessé válik. A négy Access-objektum használatának ismerete még a bonyolult feladatokat is meglehetősen felhasználóbaráttá teheti.
/en/access2013/getting-started-with-access/content/