A bankjából kétféleképpen küldhet ACH átutalást, miután elindította a fizetést az E-File programban, és rendelkezik egy egyedi azonosítószámmal a fizetéshez.
- A bankja weboldalának használatával VAGY
- A könyvelési rendszerének használatával
Fontos megjegyezni, hogy mindkét módszer esetében az alábbi adatok mindegyikét a megfelelő mezőkben kell megkapnunk ahhoz, hogy elfogadjuk a fizetését.
ACH rekord elrendezése
| rekord típusa | mező | adatelem neve | definíció | kommentár |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Cégnév | A cég neve | Nem változik |
| 5 | 6 | 2. Standard belépési osztály kód | CCD | Nem változik |
| 5 | 9 | 3. Hatályos belépési dátum | Belépési dátum | Változik minden fizetéskor |
| 6 | 2 | 4. Tranzakciós kód | 22 – Követeléses jóváírás | Nem változik |
| 6 | 3 & 4 | 5. Fogadó DFI azonosító
(ABA Routing #) |
Biztonsági okokból szerepel az E-File-ban | Nem változik |
| 6 | 5 | 6. DFI számlaszám | Az E-Akta biztonsági okokból szerepel | Nem változik |
| 6 | 6 | 7. Amount | Fizetés összege (pontosan az E-File-ban megadott összegnek kell lennie) | Minden fizetésnél változhat |
| 6 | 7 | 8. Azonosítószám | ID szám (az E-File minden fizetésnél új számot generál) | Változik minden fizetésnél |
| 6 | 8 | 9. Fogadó cég neve | USAC fizetés | Nem változik |
Bankja weboldalának használata
Az ACH fizetés küldésének első módja a bankja weboldalának használata. A banki felület használatakor az a kihívás, hogy a megfelelő adatokat a megfelelő mezőbe írja be, mivel a mezők nem mindig követik a fenti sorrendet.
Különös figyelmet kell fordítania arra, hogy hova írja be az egyedi “azonosító számot”, amelyet az E-File minden egyes fizetésnél megad. Ennek a címzett/fizető azonosító mezőjébe kell kerülnie. Ezt a mezőt a különböző rendszerekben különbözőképpen hívják. Például a JP Morgan rendszerében a mező neve “Kedvezményezett azonosító száma”, míg a Bank of America CashPro rendszerében a mező neve “Szállítói azonosító” mező.
A számviteli rendszer használata
A második módja az ACH fizetések küldésének az, hogy az adatokat a számviteli rendszerébe adja be. Ez egy NACHA formátumú fájlt hoz létre, amelyet továbbítanak a bankjának.
Az azonosító számot a NACHA szabvány “Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number” mezőjébe kell beírni. Lehet, hogy meg kell kérnie az informatikai osztályát, hogy azonosítsa a számviteli rendszerében azt a konkrét mezőt, amely az azonosító számot tárolja, és lehet, hogy frissíteniük kell a rendszert, hogy a megfelelő mezőben szerepeljen ez a szám. Ha az azonosítószám rossz mezőben szerepel, az ACH-átutalás elutasításra kerül.
Az új folyamat beállítására elegendő időt javasolunk szánni, mivel a rendszerétől függően ez több időt vehet igénybe, mint gondolná.
Tippek a sikerhez
- Találja ki most, hogy melyik mező a helyes mező az azonosítószám számára. Ez időbe telhet, ha a bankjával vagy az informatikai részlegével kell együttműködnie.
- A kifizetés egyedi azonosítószámát kell megadnia, és a megfelelő mezőbe kell írnia, különben az amerikai pénzügyminisztérium elutasítja a kifizetést.
- Ne írja az azonosítószámot a kiegészítésbe vagy a megjegyzésekbe.
- A bankja vagy a vállalata további adatokat kérhet az átutaláshoz, például az USAC szövetségi munkáltatói azonosítószámát (FEIN). Ezeket az információkat az E-File GYIK-ben, a “Vállalati és banki információk” alatt tettük közzé. Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha a fizetés feldolgozásához további információkra van szüksége.
- Az ACH-fizetése elsőre úgy tűnhet, hogy helyesen feldolgozott. Több napig is eltarthat, amíg elutasító értesítést kap, ha a fájl nem tartalmazta a szükséges adatokat az előírt formátumban.
- Végső lépésként javasoljuk, hogy a következő számlázási határidő előtt dolgozzon fel kisebb ACH-fizetéseket (például 1,00 $), hogy tesztelje a folyamatot. Minden kifizetés jóváírásra kerül a számláján.