Az érdekeltek nyilvántartása a projektmenedzsmentben

Az érdekeltek nyilvántartása a projektmenedzsmentben

Mi a fontos a megfelelő érdekeltek nyilvántartásának megléte a projektmenedzsmentben? Az érdekeltek kezelése az egyik legfontosabb folyamat bármely projekt életciklusában. Ez egyfajta stratégiai menedzsmentfolyamat, amelyet az okos projektmenedzserek azért követnek, hogy a projektjeikhez támogatást szerezzenek másoktól, mind belső, mind külső oldalról. Az érdekeltek lehetnek egyének, szervezetek, közösségek, csoportok, befektetők, amelyek befolyásolhatják a projekt eredményeit, vagy amelyekre hatással lehetnek a projekt eredményei. Lehetnek pozitív vagy negatív hatással, és lehetnek a szervezeten belül vagy kívül. Az érdekeltek nyilvántartása azért jön létre, hogy dokumentálja, kiket érint a projekt, és kiknek van befolyása és hatása a projektre. A nyilvántartás információkat tartalmaz a projektben érdekelt felek kezelésére, akiknek különböző szintű érdekei és hatásai vannak a projekt célkitűzéseire. Ebben a cikkben az érdekeltek kezelésének fontosságát tárgyaljuk, és egy érdekeltek nyilvántartásának sablonpéldáját adjuk meg, amely segít a projekt érdekeltjeinek hatékony kezelésében.

Az érdekeltek kezelésének jelentősége a projekt sikerében

Az érdekeltek lehetnek pozitívak, negatívak, a projekt vagy a szervezet belső vagy külső szereplői. Az osztályvezetők, a projektkoordinátorok, a projektcsapat tagjai, az ügyvezetők, az igazgatótanács és a projektszponzorok a példa a belső érdekeltekre, akiknek a működése befolyásolja a projektet, vagy akikre hatással van a projekt.

A külső érdekeltek azok, akik a projekt szervezetén kívül állnak. Az eladók, beszállítók, szabályozó szervek, kormányzat, közösségek és szervezetek a külső érdekeltek példái.

Az érdekeltek elégedettsége minden típusú projekt esetében kulcsfontosságú sikerkritérium. Nem számít, hogy egy kifinomult informatikai projektet vagy egy kisebb irodaépítési projektet irányít, az érdekelt felek igényeit teljesítenie kell. A sikeres projektmenedzserek számára jó gyakorlat, hogy egy stratégián alapuló hatékony kommunikációs eszközök és technikák segítségével teljes mértékben bevonják az összes pozitív érintettet, hogy elnyerjék támogatásukat.

Az érintettek kezelése egy ismétlődő folyamat, amelyet a projekt életciklusa során végzünk. Bár számos eszköz és technika áll rendelkezésre az érdekelt felek stratégiájának kidolgozásához, az érdekelt felek kezelése a projekt egyedi folyamata. Ezért azt a projekt jellemzőinek figyelembevételével kell testre szabni.

A projekt kulcsfontosságú érintettjeinek azonosítása folyamat közvetlenül a projekt charta aláírása után következik. Ezt követően dokumentálni kell az érdekelt felek adatait egy nyilvántartásban. Más szóval, az érdekeltek nyilvántartását a projekt charta aláírása után hozza létre.

• Munkálkodjon együtt a szponzorával, hogy azonosítsa az elsődleges szinteken lévőket.
• Összefogás a projektcsapattal az egyének és csoportok azonosítása érdekében
• Kérje ki a szakértők tudását
• Elemezze a korábbi és hasonló projektek nyilvántartásait.

Az érdekeltek nyilvántartásának sablonja

Az érdekeltek nyilvántartása az egyik legfontosabb projektdokumentum, amely segít az osztályozásban, azonosítani és értékelni a projekt érintettjeit. Az érdekeltek nyilvántartása számos, az érdekeltekkel kapcsolatos kérdésre ad választ. Az alábbiakban bemutatunk néhányat ezek közül;

• Melyek az érdekeltek nevei és elérhetőségei?
• Melyek az érdekeltek elvárásai és követelményei?
• Kik a legkritikusabb érdekeltek?
• Melyek az érdekeltekkel való kapcsolattartás kommunikációs módszerei?
• Melyek az érdekeltek hatásszintjei?

Az érdekeltek nyilvántartását alapvetően a korai fázisokban, közvetlenül a projekt charta aláírása után hozzák létre. Az érdekeltek azonosítása az első lépés az érdekeltek nyilvántartásának létrehozásában. Az érdekeltek azonosítása történhet korábbi és hasonló projektek nyilvántartásainak áttekintésével, a projektcsapattal folytatott ötleteléssel, a projekt szponzorával való találkozóval és a projektben részt vevő szállítók feltárásával

Az érdekeltek azonosítása után következik az érdekeltek elemzése, osztályozása és a menedzsment folyamatok.

A PMBOK Guide az alábbi eszközöket ajánlja az érdekeltek osztályozásához;

1. Hatalom/érdekeltség rács
2. Hatalom/befolyás rács
3. Befolyás/hatás rács
4. Salience modell

Az érintetteket a projektre gyakorolt hatalmuk, befolyásuk, hatásuk és érdekük szerint osztályozzák. Emellett besorolhatók sürgősségük, és legitimitásuk szerint is.

az érdekeltek nyilvántartásának példája

Az érdekeltek nyilvántartása tipikusan az alábbi információkat tartalmazza;

– Név,
– Részleg
– Cím
– Szerep a projektben
– Elvárások
– Befolyás (alacsony/magas)
– Hatás (alacsony/magas)
– Kategória

Az érdekeltek nyilvántartása olyan oszlopokat tartalmaz, amelyek konkrét kérdésekre vonatkoznak. A projekt követelményeinek figyelembevételével testre szabható. Az alábbi ábra az érdekeltek nyilvántartásának egy példáját vázolja fel.

Megjegyzendő, hogy az érdekeltek nyilvántartása egy élő dokumentum, amelyet a projekt életciklusa során folyamatosan frissíteni kell. Információkat tartalmaz a projekt összes kulcsfontosságú érintettjéről és azok tulajdonságairól.

Az érintettek nyilvántartása fontos projektmenedzsment-dokumentum, amelyet a projekt teljes életciklusa során folyamatosan frissíteni kell. Ez egy élő dokumentum, amely segíti a projektcsapatot a projekt összes érintettjének indexálásában. A projekt előrehaladtával az érdekeltek és a projektre gyakorolt hatásuk változik. Új érdekeltek jelennek meg, és egyes érdekeltek elveszítik a projektre irányuló figyelmüket. Változik a hatalmuk és a projektre gyakorolt hatásuk is. Ráadásul az érdekeltek nyilvántartásának bizalmas dokumentumnak kell lennie, mert nagyon sok információt tartalmaz a különböző emberekről és szervezetekről.

A sikeres projektmenedzsment érdekében az érdekeltek nyilvántartásának fontosságát soha nem lehet letagadni.

Az érdekeltek nyilvántartásának előnyei

Projektmenedzserként tisztában kell lennie azzal a ténnyel: az érdekeltek mindent megnehezíthetnek vagy megkönnyíthetnek. És egy projektben minden hajlamos változni, mert a projektek dinamikus természetűek. Lehet, hogy egy egyén vagy csoport kezdetben érdeklődik a projektje iránt, de idővel elveszítheti az érdeklődését. Vagy lehet, hogy egy csoport nem akarja, hogy megvalósítsa az Ön által vállalt projektet.”

Hogyan kezelhetjük mindezeket a tényezőket? A válasz egyszerű: használjuk fel az érdekelt feleket. Egy projekt irányítása során az érdekeltek igényeinek osztályozása, azonosítása és az igényfelmérések értékelése megmentheti Önt. A nyilvántartás létrehozása egyszerű, csak fel kell írni valamit a számítógép képernyőjére. Egy teljes nyilvántartás birtokában sikeresen gazdálkodhatunk korlátozott időnkkel, miközben számos kérdéssel foglalkozunk a projektek során.”

Összefoglaló

Az érdekeltek kezelése kulcsszerepet játszik egy projekt sikerében. A nagy hatalommal és érdekeltséggel rendelkező projektérdekeltek rossz irányítása hozzájárulhat a projekt kudarcához. Ezért a projektcsapatoknak időben és körültekintően kell elvégezniük az érdekeltek elemzését, osztályozását és rangsorolását, figyelembe véve az érdekelteknek a projektet befolyásolni képes képességeit.

A nyilvántartást jó gyakorlat a lehető legkorábban létrehozni. Az interneten különböző példák és sablonok állnak rendelkezésre. Letöltheti őket, testre szabhatja őket a projekt követelményeihez, szükség esetén oszlopokat adhat hozzá, és használhatja a projektjéhez az érdekelt felek információinak indexeléséhez. Az ebben a cikkben javasolt sablon, amely bemutatja, hogyan nézhet ki az érdekeltek nyilvántartása, szintén hasznos lehet az Ön számára.

Ebben a cikkben az érdekeltek kezelésének fontosságát tárgyaljuk, és egy érdekeltek nyilvántartásának sablonpéldáját adjuk meg. Megjegyezzük, hogy ez egy fontos téma, amelyet a PMP-tanúsítványi vizsga szempontjából ismerni kell. Az alábbi megjegyzés rovatban bármit hozzáadhat vagy megoszthat, amit csak szeretne.

See Also

Salience Model

External References

pmi.org