Az irodavezetői állást fontolgatja?

“Egy irodavezető felelős mindenért, ami befolyásolhatja az életminőséget az irodában” – mondja Jase Bergen, egy New York-i szórakoztatóipari cég irodavezetője. “Ha elromlott, jobb, ha megjavítod – nincs kifogás. Egyszerűen csak csináld meg. És amikor egyszerre hat dolog megy tönkre, meg kell őrizned a hidegvéredet, és meg kell találnod a lélekjelenlétedet, hogy kitaláld, mit kell először megjavítani.”

Néhány szerep olyan szerves része egy irodának, mint az irodavezetőé. Az irodavezetők felelősek az információk terjesztéséért az egész szervezeten belül, valamint a beszállítók, a vezetőség és a támogatás erőfeszítéseinek koordinálásáért, és biztosítják, hogy mindenki együtt dolgozik a vállalat általános sikere érdekében. Ön megfelelne a feladatnak?

Az irodavezetői munkaköri leírás gyakran magában foglalja az irodaszerek árazását, a bérszámfejtést, az aprópénz ellenőrzését, a támogató személyzet felügyeletét és az álláskeresők interjúztatását. Az irodavezetőnek minden nap józan ítélőképességet kell gyakorolnia, és bármilyen hiba felmondást jelenthet.

Figyeljen az emberekre

Egy szervezetben nem csak a berendezések igényelnek rendszeres karbantartást és támogatást. Az irodavezető munkájának nagy része a többiek motiválása és koordinálása, hogy mindenki produktívan dolgozzon együtt a közös cél érdekében.

“A jó irodavezető trükkje, hogy ki kell érdemelni az emberek tiszteletét” – mondja Bergen. Ez azt jelenti, hogy a munkatársaknak és a vezetőknek tudniuk kell, hogy szorult helyzetben számíthatnak rád, hogy újra és újra a helyes dolgot teszed mindenkiért. Ez néha azt jelenti, hogy ki kell állnia azért, amiről tudja, hogy helyes, még akkor is, ha egy munkatársa — vagy a főnöke — nem ért egyet a döntésével.

“A hírneve a legfontosabb” – magyarázza Bergen.”

Időbeni kielégülés

Míg egy irodavezető gyakran nagy nyomás alatt dolgozik, mert a felelősségi köre olyan nagy, az elégedettségi szintje is magas. Az International Association of Administrative Professionals (IAAP) 2004-es felmérésében az irodavezetők arról számoltak be, hogy a munkájuk eredményét a termelékenység és az iroda hatékonyságának növekedésében azonnal látják tükröződni, ez az, amit a legjobban szeretnek a munkájukban.

Az ideális irodavezető

Jack Deal, az üzleti kérdésekre szakosodott viselkedéspszichológus a következő listát állította össze az ideális irodavezető elengedhetetlen képességeiről:

• Kiváló számítógépes ismeretek.
• Kiváló telefonos viselkedés.
• Szóbeli készségek: Ha egy tiszti menedzser nem tud jól beszélni, milyen benyomást fog kelteni? Sok vállalatnál az idegennyelv-tudás is előnyt jelent.
• Jó írásbeli készségek: A megfelelő nyelvtan, szintaktika és logika használatának képessége írás közben elengedhetetlen.
• Jó szervezőkészség: Ha nem tudja hatékonyan megtalálni vagy elérni a fontos információkat, az árthat a vállalkozásnak.
• Vezetői tulajdonságok:
• Jó munkamorál: Az időben való megjelenés és a munka befejezéséig való maradás szintén fontos.
• Csapatjátékos készségek: Az a képesség, hogy szükség esetén megossza az információkat, és segítsen a fejlesztésekben.

Breaking In

Ha Ön adminisztratív asszisztens, aki irodavezetővé szeretne válni, érdeklődjön a humánerőforrás részlegénél a rendelkezésre álló, kapcsolódó belső képzési programokról. Az IAAP szerint sok nagy cég kínál olyan képzéseket és szakmai továbbképzéseket, amelyek segítenek felkészülni az irodavezetésre.

Az autodidakta menedzser

Az adminisztrátorok saját maguk is fejleszthetnek vezetői készségeket, és sokan a munkahelyükön sajátítják el ezeket a készségeket Annette Dubrouillet, a Virginia állambeli Springfieldben működő Continuum elnöke és tulajdonosa szerint.

Dubrouillet tanácsadó, előadó és személyes coach, aki rendszeresen dolgozik adminisztratív szakemberekkel, azt tanácsolja az adminisztrátoroknak, hogy fejlesszék az önképességüket. “Az adminisztrátoroknak felelősséget kell vállalniuk saját szakmai fejlődésükért, saját mentális egészségükért a munkájukban és saját készségeikért, akár hálózatépítés, oktatási szemináriumok vagy coach keresése révén” – mondja.

Tudjon meg többet az adminisztratív karrierről.

Tudjon meg többet az üzleti karrierről.