Belső ellenőrzések a fizetendő számlákhoz

Belső ellenőrzések a fizetendő számlákhoz

A fizetendő számlák ellenőrzésének célja, hogy segítsen csökkenteni a veszteség kockázatát a fizetendő számlák funkciójában. A kifizetési ellenőrzések három kategóriára oszthatók: a fizetési kötelezettség, a kifizetési adatok rendszerbe történő bevitele és a szállítók kifizetése.

Fizetési kötelezettség ellenőrzése

Számla jóváhagyása

Ezzel az ellenőrzéssel a kifizetés jóváhagyására jogosult személy jelzi, hogy jóváhagyja a szállítói számlát. Ez az ellenőrzés viszonylag gyenge, ha a jóváhagyó csak a szállítói számlát látja, mivel nem tudja megállapítani, hogy az árukat vagy szolgáltatásokat megkapták-e, vagy hogy a felszámított árak összhangban voltak-e az eredeti szerződésben foglaltakkal. A jóváhagyó esetleg azt is tudni szeretné, hogy melyik főkönyvi (GL) számlát kell megterhelni.

Az AP munkatársaknak jobb, ha a szállítói számlát, a beszerzési rendelés engedélyezését és a fogadó dokumentációt egy csomagba állítják össze, majd a számlát aláírási blokkal pecsételik le. A számlának tartalmaznia kell a megterhelendő számlaszámot is, majd a jóváhagyónak át kell néznie azt. Ez a megközelítés teljes körű információt biztosít a jóváhagyó számára, amellyel a jobb ellenőrzés érdekében dolgozhat.

Beszerzési rendelés jóváhagyása

A beszerzési osztály a vállalat minden beszerzéséről beszerzési rendelést állít ki. Ez a gyakorlat lényegében minden kiadást jóváhagy, mielőtt az megvalósulna, ami megakadályozhatja, hogy egyes kiadások valaha is megvalósuljanak. Mivel az ellenőrzés tisztességes mennyiségű munkát igényel a beszerzési munkatársaktól, valószínűleg megkérik a munkatársakat, hogy a tételeket hivatalos beszerzési igénylőlappal kérjék.

Háromirányú megfeleltetési módszer alkalmazása

A kifizetési munkatársak közül valaki a kifizetés engedélyezése előtt összeveti a szállítói számlát a beszerzési megrendeléssel és a bizonylattal. Ez a megközelítés kiküszöböli a számla jóváhagyásának szükségességét, mivel a jóváhagyás a beszerzési rendelésen alapul. Ez jobb, mint a kizárólag a megrendelés alapján történő jóváhagyás, mert igazolja az áruk vagy szolgáltatások átvételét. Ez a folyamat azonban fájdalmasan lassú lehet, és ha hiányoznak a papírok, könnyen összeomolhat. hacsak nincs olyan elektronikus rendszere, amely a szállítói számlát és az áru átvételét a megrendeléssel összeveti.

Duplikált fizetés keresése

A számítógépes rendszerben van automatikus duplikált számlaszám keresés, a duplikált kifizetések elkerülése érdekében. Ha azonban még manuális rendszerrel dolgozik, akkor ez egy körülményesebb és időigényesebb feladat. Ehhez egy könyvelőnek át kell kutatnia a szállítói állományt és a kifizetetlen számlák állományát, hogy megnézze, hogy egy szállítótól kapott számla nem került-e már kifizetésre. Sok esetben a beérkező számlák mennyisége megnehezíti ezt, ami miatt lemondanak a duplikált számlaazonosításról, ami azt jelenti, hogy a kétszeri fizetés fokozott kockázattá válik.”

“Egy olyan e-közbeszerzési rendszer használata, amely integrálódik a fizetendő számlákkal, sokkal könnyebbé teszi a fizetési kötelezettség ellenőrzésének végrehajtását.”

Adatbeviteli kontrollok

Sokféleképpen biztosítható, hogy minden szállítói számla bekerüljön a rendszerbe, bár mindegyik kontroll különböző sikerességgel jár.”

Előtti jóváhagyás előtti rögzítés

Ez a kontroll nagy hangsúlyt fektet a beszállítók kifizetésére, mint a fizetési engedély megszerzésére. Ennél a módszernél az összes számla együtt kerül be a rendszerbe, ezért leginkább akkor alkalmazható, ha a beszerzések engedélyezésére beszerzési rendeléseket használnak.

Felvétel jóváhagyás után

Ez arra kényszeríti az AP munkatársakat, hogy minden számla jóváhagyását ellenőrizzék, mielőtt azt beviszik a rendszerbe.

Számlaszámozási irányelvek használata

Ha az egyik legnagyobb probléma a szervezetében a duplikált kifizetések, akkor fontos, hogy olyan rendszert használjon, amely biztosítja a számlaszámok megfelelő rögzítését. Az elektronikus rendszerek ellenőrzik a duplikált számlaszámokat, hogy megelőzzék a duplikált kifizetéseket, de ha a számok rögzítése nem következetes, például egyszer 0000623, máskor pedig 623, akkor a rendszer nem jelzi duplikátumként. Ez a probléma akkor is felmerül, ha a számlaszámban kötőjelek vannak, mert a 123-456-ot kötőjellel együtt, vagy 123456-ként is rögzítheti a rendszer.

A pénzügyi kimutatásokban a költségvetéssel való egyezés

Ha a szállítói számlákat helytelenül a rossz részlegnek számlázzák, lehetséges, hogy a pénzügyi kimutatásokat áttekintő részlegvezető észreveszi az eltérést a felszámított összeg és a költségvetés között, és felhívja rá a számviteli osztály figyelmét.

Fizetési ellenőrzések

Az itt felsorolt ellenőrzések többsége a csekkes fizetésekre vonatkozik, mivel még mindig ez a leggyakoribb fizetési mód. Az elektronikus fizetések esetében ezek az ellenőrzések nem annyira hasznosak, de a kifizetéseket így is nyomon követheti a számviteli rendszerben.

A csekknyomtatási és aláírási feladatok megosztása

Ezzel az ellenőrzéssel egy személy készíti el a csekkeket, és egy másik személy írja alá azokat. Ez a második szempár biztosítja a keresztellenőrzést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a pénzeszközök rendelkezésre állnak-e a kifizetéshez, miközben a megfelelő pénzforgalmat is fenntartja.

A csekkek zárt helyen történő tárolása

A fel nem használt csekkeket zárt helyen kell tárolni. Ellenkező esetben ellophatják és csalárd módon kitölthetik, majd beválthatják őket. A csekkek aláírásához használt aláírásbélyegzőket szintén zárt helyen kell tárolni.

A csekkszám-sorozat nyomon követése

Azért, hogy ne hiányozzanak olyan csekkek, amelyekkel nem számolnak el, sok vállalat úgy dönt, hogy naplót vezet, amely tartalmazza a csekkfutás során használt csekkszámok tartományát. Ez hasznos annak megállapításához, hogy a raktárban lévő csekkek közül eltűnt-e valamelyik. Tartsa a naplót a fel nem használt csekkektől elkülönítve, hogy megakadályozza, hogy valaki a naplót a csekkek ellopásával egy időben ellopja.

Kézi csekkaláírás előírása

Vállalkozásként előírhatja, hogy minden csekket alá kell írni. Bár ez jó ötletnek tűnik, ez egy gyenge ellenőrzés, mert kevés csekk aláíró nem merül bele, hogy miért állítják ki a csekket, és ritkán szánnak időt a kifizetett összegek megkeresésére. Ha cége úgy dönt, hogy ehelyett aláírási bélyegzőt vagy táblát használ, akkor elengedhetetlenül szükségessé válik egy erős beszerzési rendelési rendszer. Ez lehetővé teszi a beszerzési munkatársak számára, hogy de facto a számlák jóváhagyóivá váljanak, mivel a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat korai szakaszában ők adják ki a megrendeléseket.

Kiegészítő csekk aláírók előírása bizonyos körülmények között

Ha a csekk összege meghalad egy bizonyos előre meghatározott küszöbértéket, írja elő, hogy egy második személy is aláírja a csekket. Ez a vezérlés elméletileg lehetővé teszi, hogy a csapat több vezető beosztású tagja is leállíthasson egy kifizetést. A valóságban egy újabb lépés bevezetése a folyamatba nem erősíti az ellenőrzést.

A kifizetési folyamat során alkalmazott erős belső ellenőrzések az első lépés a költséges, az eredményt befolyásoló hibák megelőzése felé. A fizetendő számlák osztályának racionalizálása az egyik módja a korai fizetési kedvezmények megszerzésének, ami lehetővé teszi, hogy pénzt takarítson meg a vállalatba való visszaforgatásra vagy a nyereség feltöltésére.