Ritkán fordul elő, hogy a projekt befejezéséhez az összes erőforrás az ütemterv szerint rendelkezésre áll. Még ha rendelkezel is velük, a projekt végrehajtása során bármilyen kockázat elveheti ezt a szabadságot, és kevesebb erőforrással kell gazdálkodnod.
Még ha minden szükséges erőforrással rendelkezel is, projektmenedzserként az a feladatod, hogy hatékonyan használd fel az erőforrásokat, és költséget takaríts meg a vállalat számára.
Egy ilyen cél elérése érdekében erőforrás-optimalizálási technikákat alkalmazol. Két ilyen erőforrás-optimalizálási technika a következő:
- erőforrás-szintezés
- erőforrás-egyengetés
Ezek a technikák lehetővé teszik, hogy a projektet minimális akadályoztatással fejezze be.
erőforrás-szintezés
Az erőforrás-szintezést akkor használja, ha korlátozott erőforrásokkal rendelkezik, és meghosszabbíthatja az ütemtervet.
Az erőforrás-szintesítést akkor használják, amikor:
- Egy kritikus erőforrás bizonyos ideig nem áll rendelkezésre;
- Egy kritikus erőforrás bizonyos időpontban nem áll rendelkezésre;
- meg kell osztania egy erőforrást egy másik projekttel;
- Az erőforrás iránti igény meghaladja a kínálatot.
Ezt a technikát akkor is alkalmazza, amikor bizonyos erőforrás-felhasználást állandó szinten kell tartania.
Az erőforrás-szintesítés során arra kérik, hogy optimalizálja a rendelkezésére bocsátott korlátozott erőforrásokat. Itt az ütemezés nem rögzített.
Az erőforrás-szintesítés arra a kérdésre ad választ, hogy mikor lesz képes befejezni a projektet az adott erőforrásokkal.
Az erőforrás-szintesítést néha erőforráskorlátos ütemezésnek (RCS) is nevezik. Ha az erőforrások nem állnak rendelkezésre, a projekt időtartama változhat.
Egy valós példa
Tegyük fel, hogy ütemtervet készít egy projekthez, amelynek célja egy kétszintes épület építése. Az első emelet megépítéséhez elegendő állványzat áll rendelkezésre, de a második emelethez extra állványzatra van szüksége.
Ezért körülnéz a szervezetén belül, és megállapítja, hogy egy másik projektből tud extra állványzatot szervezni, de egy héttel később, mint amire szüksége van.
Ezért a második emelet építési tevékenységét egy héttel elhalasztja.
Ez egy példa az erőforrások kiegyenlítésére, amikor meghosszabbítja az ütemtervet, hogy megszerezze az erőforrást.
Előforrás-simítás
Az erőforrások simítását akkor használja, amikor optimalizálni kell az erőforrásokat, és nem tudja meghosszabbítani az ütemtervet.
Mivel nem tudja meghosszabbítani az ütemtervet, a projekt befejezési időpontja és a kritikus útvonal változatlan marad. Itt a tevékenységek nem késhetnek többet, mint a teljes és a szabad lebegtetésük.
A lebegtetés használata ennél a technikánál azzal jár, hogy némi rugalmasságot veszít az útvonalból; az ütemterv azonban optimalizált, hatékony és költséghatékony lesz.
Az erőforrás-simításnál ügyelnie kell arra, hogy elkerülje a tevékenységek késését, mivel az hatással lehet a kritikus útvonalra.
Az idő itt a fő korlát. Önnek rögzített ütemterve van, és arra kérik, hogy optimalizálja az erőforrásokat.
Az erőforrás-simítást időhöz kötött ütemezésnek (TCS) is nevezik. A projekt végdátuma nem változtatható, és az erőforrásokat az úszásidőn belül kell optimalizálnia.
Egy valós példa
Tegyük fel, hogy a PMP-vizsgára szeretne jelentkezni, és három hónap alatt 60 órát különített el a tanulásra. Ez havonta 20 órát jelent.
A vizsga időpontjának megtervezésekor azonban azt tapasztalja, hogy az egyetlen szabad időpont négy hónap múlva van. Most ezt a 60 órát négy hónapra kell elosztania, ami havonta 15 órát jelent.
Ez egy példa az erőforrások simítására. Mivel elegendő időd van, nem szükséges mind a 60 órát három hónap alatt felhasználnod. Enyhítheti e három hónap terhét, és felhasználhatja a negyedik hónapot is.
Különbség az erőforrás-szintesítés és az erőforrás-simítás között
Az erőforrás-szintesítés és az erőforrás-simítás között a következő néhány különbség van:
- Az erőforrás-szintesítésnél a projekt végdátuma változhat, míg a simításnál ez nem változik.
- Az erőforrás-szintezésben a kritikus útvonal változik (általában növekszik), míg az erőforrás-simításban nem, és a tevékenységek késleltethetők a mozgási idejükön belül.
- Az erőforrás-simítást általában az erőforrás-szintezés után végzik el.
- Az erőforrás-szintezésben az erőforrások a fő korlát, míg az erőforrás-simításban a projekt végdátuma a korlát.
- Az erőforrás-szintezést akkor használják, ha az erőforrások alul- vagy túl vannak allokálva. Az erőforrás-simítás akkor használatos, ha az erőforrások egyenlőtlenül vannak elosztva.
- Az erőforrás-szintesítés a kritikus útvonalon lévő tevékenységekre is alkalmazható, míg az erőforrás-simításnál nem érinti a kritikus útvonalon lévő tevékenységeket.
Hasonlóságok az erőforrás-szintezés és az erőforrás-simítás között
A következőkben néhány hasonlóságot találunk a két technika között:
- Mindkettő segít az erőforrások kihasználásának optimalizálásában
- Az ütemezési hálózatelemzésben
Az erőforrás-szintezés és az erőforrás-simítás különböző technikák, és különböző helyzetekben alkalmazzuk őket. Nem mindig szükséges mindkét technikát használni; ebben a blogbejegyzésben említettem, hogy az erőforrás-simítás általában az erőforrás-szintezés után történik.
Ez nem minden esetben igaz; használhatjuk bármelyiket vagy mindkettőt. Ha azonban mindkettőt használja, akkor általában az erőforrás-szintesítés után következik az erőforrás-simítás.
Összefoglaló
Az erőforrás-simítás és az erőforrás-szintesítés két erőforrás-optimalizálási technika, amelyek bármely projektben alkalmazva növelik annak esélyét, hogy a projektet a jóváhagyott költség- és ütemezési alapvonalakon belül fejezzük be. Az erőforrás-szintesítés az erőforrások keresletének és kínálatának kiegyensúlyozására szolgál, az erőforrás-simítás pedig segít biztosítani az erőforrások egyenletes kihasználtságát. Ezeket a technikákat jogszabályi vagy szabályozási követelmények miatt is alkalmazzák. Akárhogy is, ezek a technikák segítenek optimalizálni az erőforrásokat a projektben.