Group Decision-Making Techniques

Group decision-making techniques are strategies for structuring group members’ interactions to enhance the quality of a collective decision. Olyan szabályok vagy eljárások összessége, amelyek meghatározzák azt a folyamatot, amelyet a tagoknak követniük kell, amikor hozzájárulnak a csoportjukat érintő döntéshez.

A hatékony csoportos döntést a tagok erőforrásainak teljes körű kihasználása, az idő hatékony felhasználása és a minőségi eredmény jellemzi. A csoportfolyamatok számos hiányossága vagy akadálya akadályozhatja a hatékonyság egy vagy több aspektusát. Például a csoporttagok visszatarthatják a kritikus inputot, mert nem akarnak megzavarni egy másik személyt (azaz a termelés blokkolása), félnek attól, hogy a csoport többi tagja értékeli őket, egy másik személy, például egy uralkodó csapattársuk megzavarta őket, vagy hajlamosak a szociális lazsálásra, amikor az egyéni erőfeszítés a csoport méretének növekedésével csökken. Továbbá a tagok figyelmen kívül hagyhatják a csapattársak hozzászólásait, mert nem hajlandóak figyelembe venni az alternatív nézőpontokat, vagy mert elvonják a figyelmüket, miközben szorosan figyelik a beszélgetés menetét, hogy saját ötleteik kifejtésének lehetőségét keressék. Ezek és más akadályok együttesen azt eredményezhetik, hogy a csoportok azelőtt értékelik a megoldásokat, mielőtt minden tag közreműködött volna, vagy kimerítették volna az ötletek és javaslatok készletét.

A csoportos döntéshozatali technika célja a hatékonyság növelése a korábban leírtakhoz hasonló akadályok és útakadályok csökkentésével. A négy leggyakrabban idézett csoportos döntéshozatali technika a brainstorming, a nominális csoporttechnika, a Delphi-technika és a lépcsőzetes technika. Ezek a technikák abban különböznek, hogy milyen módon strukturálják a csoportos problémamegoldást. Aszerint is különböznek, hogy milyen konkrét folyamatbeli hiányosságokat kívánnak minimalizálni.

Agytorna

A csoportok gyakran azért hoznak hatástalan döntéseket, mert vagy nem vesznek megfelelő mintát az alternatív megoldási lehetőségekből, vagy rosszul értékelik és választanak a megfontolt alternatívák közül. A brainstorming egy olyan csoportos döntéshozatali technika, amely e két probléma közül az elsőt hivatott megoldani azáltal, hogy növeli a csoport számára elérhető ötletek és megoldások körét. A brainstorming-csoportok kifejezetten azért találkoznak, hogy alternatívákat hozzanak létre. A csoportokat arra utasítják, hogy minél több ötletet dolgozzanak ki. Az ötletbörze önmagában nem ad megoldást vagy döntést a problémára. Ehelyett alternatívák listáját hozza létre, amelyeket később mérlegelnek, megvitatnak és értékelnek, amikor eljön a végső döntés ideje.

Az alapszabályok a következők:

• Felfüggeszti az ítélkezést: A brainstorming során kerülni kell az ötletek értékelését és kritizálását.
• Engedélyezze a szabadszelleműséget: A csoporttagok ajánljanak fel minden ötletet, bármilyen kivitelezhetetlen is legyen az. A vad ötletek, még azok is, amelyeket túl kockázatosnak vagy megvalósíthatatlannak tartanak, elvártak.
• A mennyiséget hangsúlyozzák, ne a minőséget: A mennyiséget kell hangsúlyozni, nem a minőséget. Minden ötletet ki kell fejteni. Egyiket sem szabad kiszűrni. Ennek célja, hogy az embereket arra ösztönözze, hogy túllépjenek a kedvenc ötleteiken, és ezáltal az alternatívák teljesebb skáláját hozzák létre.
• Ösztönözze a közös kreativitást és a szinergiát: A tagoknak lehetőség szerint mások ötleteire kell építeniük. Az embereknek bátran kell kombinációkat készíteniük mások javaslataiból.
• Ne törődjenek a rangsorral: Az ötletelés során a csoporttagoknak úgy kell viselkedniük, mintha mindenki azonos rangú lenne. A politikai motivációkat félre kell tenni. A brainstormingot nyugodt, együttműködő, gátlástalan, szimpatikus, egyenlőségre törekvő légkörnek kell jellemeznie.
• Biztosítsuk, hogy minden hang meghallgatásra találjon: Fontos biztosítani, hogy minden tag részt vegyen az ötletelésben, függetlenül attól, hogy mennyire vonakodnak hozzájárulni.
• Minden ötletet rögzítsenek: Minden ötletet, amely az ötletbörze során keletkezik, rögzíteni kell a későbbi megvitatáshoz.

A brainstorming célja, hogy eltérő gondolkodásra késztessen, rövid idő alatt sok különböző ötletet hozzon létre, és ösztönözze a csoport minden tagjának teljes körű részvételét. Célja, hogy minimalizálja az ötletek elfojtását az uralkodó tagok által, a személyközi konfliktusokat, a mások szakértelmére vagy intelligenciájára vonatkozó sztereotípiákat, a hallgatás megszokott mintáit és az értékeléstől való félelmet.

A brainstorming többféleképpen is megvalósítható. Az ötletbörze egyik változatában a csoporttagok összegyűlnek, és véletlenszerűen verbalizálják ötleteiket, amelyeket magnó vagy egy facilitátor rögzít, aki egy flip chartra írja azokat. A kutatások szerint ez a stratégia kevésbé hatékony, mint az, hogy az emberek a csoporttól függetlenül, önállóan hozzák létre az ötleteiket. A szociális szorongás és az értékeléstől való félelem megakadályozza, hogy egyes tagok a csoportban fecsegjék ki ötleteiket. Ráadásul a csoportokban tapasztalható a produkciós blokkolás, vagyis az a norma, amikor egyszerre csak egy tag szólal meg. A produkciós blokkolás során az esetleg felmerülő ötletek elfelejtődnek vagy cenzúrázódnak, amíg a tag arra vár, hogy megszólalhasson.

Az elektronikus brainstorming egy olyan alternatíva, amely hatékonyabb, mint a korábban ismertetett szemtől-szembeni eljárás. Az elektronikus brainstorming során a csoporttagok névtelenül vagy névtelenül írják be az ötleteket a számítógépbe, és minden tag láthatja a többiek által megosztott ötleteket. A korábban leírt, a termelést gátló probléma szinte teljesen kiküszöbölhető, mivel az ötleteket egyszerre többen is beírhatják. Kutatások kimutatták, hogy az ötletelésnek ez a formája hatékonyabb, mint a szemtől-szembeni alternatívája, az elektronikus brainstorming csoportok ugyanolyan jól vagy jobban teljesítenek, mint az egyedül ötletelő emberek.

A névleges csoporttechnika

A névleges csoporttechnika megkönnyíti az ötletek generálását és értékelését egyaránt. A brainstorminggal ellentétben ez a stratégia végső csoportdöntést eredményez. A nominális csoporttechnika jellemzően a következő lépéseket foglalja magában:

• Írja le az ötleteket négyszemközt: Miután az adott problémát megértették, a tagok csendben írásban megfogalmazzák ötleteiket. A tagok közötti megbeszélés ebben a szakaszban nem megengedett.
• Felváltva jelentik az ötleteket: A tagok felváltva, egyesével jelentik ötleteiket a csoportnak, miközben a moderátor feljegyzi azokat egy flipchartra vagy táblára. Ebben a lépésben sem kerül sor csoportos megbeszélésre. Ez a körkörös felsorolás addig folytatódik, amíg az egyes tagok nem tudnak több ötletet megosztani.
• Az ötletek megvitatása: Ezután a csoporttagok megvitatják a feljegyzett ötleteket. Ennek a megbeszélésnek a fő célja a megfogalmazott ötletek tisztázása, kritizálása vagy védelme.
• Szavazás az ötletekről: Minden tag privát és névtelenül rangsorolja az ötleteket. Ez a névleges szavazási lépés magában foglalhat rangsorolási rendszert, súlyozott szavazási eljárást vagy más hasonló mechanizmust a preferenciák közlésére.
• A csoport döntésének kiszámítása: A csoport döntését matematikai úton, a korábban leírt szavazás alapján számítják ki. A végső döntés az egyéni szavazatok összesített eredménye.
• Szükség esetén megismételjük: A nominális csoportos technika néhány változata lehetővé teszi, hogy a korábban leírt generálás-megvitatás-szavazás ciklust addig ismételjük, amíg megfelelő döntés nem születik.

A nominális csoportos technikát a döntéshozatal számos akadályának leküzdésére fejlesztették ki. E stratégia erősen strukturált és feladatra összpontosító jellege a feltételezések szerint elősegíti az idő hatékony felhasználását azáltal, hogy csökkenti a nem produktív elkalandozásokra és ellenséges vitákra való hajlamot. A nominális csoporttechnika valószínűleg csökkenti az értékelési félelmeket azáltal, hogy a tagok négyszemközt írják le ötleteiket, és hogy elválasztja a brainstorming fázist a későbbi ötletértékelési fázistól. Azzal, hogy a csoporttagoknak önállóan és írásban kell ötletelniük, szintén megkönnyíti az ötletgenerálást, mivel csökkenti a termelés blokkolását. Az írásos ötletek felváltva történő bejelentése kiegyensúlyozott részvételre ösztönöz, és visszatartja a domináns vagy magas státuszú tagokat attól, hogy blokkolják a többiek hozzájárulását. A tagok megnövekedhet az elszámoltathatóság érzése, és csökkenhet a társas lazsálásra való hajlam, mivel a tagoknak nyilvánosan kell kifejteniük írásos ötleteiket. Végezetül az ötletek körkörös listázása megakadályozza, hogy a csoportok idő előtt értékeljék a megoldásokat, mielőtt minden tag hozzájárulást adott volna, vagy kimerítette volna a javaslatok készletét.

A pozitív tulajdonságai ellenére egyesek azzal érvelnek, hogy a nominális csoporttechnika strukturált jellege korlátozhatja a kreativitást. Kutatások kimutatták, hogy az e módszer szerint szervezett csoportok kevésbé elégedettek a döntésekkel, mint azok, amelyek a hagyományos, strukturálatlan, konszenzusos megbeszélésen alapuló megközelítést alkalmazzák. A Delphi-technikára támaszkodóknál is kevesebb döntési elégedettséget fejeznek ki.

A Delphi-technika

A Delphi-technika egy olyan módszer, amely olyan egyénekből álló csoport véleményének összegyűjtésére, szervezésére, felülvizsgálatára és felülvizsgálatára szolgál, akik valójában soha nem találkoznak. Ez az eljárás, amelyet egy nem résztvevő koordinátor irányít, a tagok fizikai összejövetele nélkül hoz csoportdöntést. Az ötleteket kérdőíveken keresztül kérik és nyújtják be. A Delphi-technika jellemzően a következő lépésekből áll:

• Hozzájárulás kérése: A koordinátor a kezdeti kérdéseket postai, faxos vagy e-mailes felmérés útján küldi el a tagoknak.
• Független ötletgenerálás: A tagok ötletelnek, majd véleményüket és ötleteiket beírják a felmérésbe, amelyet kitöltés után visszaküldenek a koordinátornak.
• Összefoglalják az inputot: A koordinátor összefoglalja a tagoktól kapott inputot úgy, hogy a tagok anonimitása megmaradjon.
• Összefoglaló szétosztása: A koordinátor elküldi az összes csoporttagnak a mindenki véleményét tartalmazó összefoglalót.
• A korábbi input felülvizsgálata, finomítása és rangsorolása: A vélemények összefoglalójának elolvasása után a tagok lehetőséget kapnak arra, hogy felülvizsgálják korábbi hozzászólásaikat, finomítsák az ötleteket, kommentálják az ötletek erősségeit és gyengeségeit, rangsorolják a figyelembe vett véleményeket, és új ötleteket határozzanak meg. Ha végeztek, elküldik a koordinátornak az inputjukat.
• Szükség szerint megismétlik: A korábban leírt harmadik-ötödik lépést addig ismételjük, amíg a tagoknak nincs több hozzáfűznivalójuk.
• Végleges döntés kialakítása: Ha a felmérések utolsó fordulója után egyértelmű konszenzus alakul ki, a gyakorlat befejeződik. Alternatív megoldásként a tagokat meg lehet kérni, hogy rangsorolják vagy értékeljék a végső döntési lehetőségeket. Ebben az esetben a csoport döntése a legkedvezőbb értékelést vagy rangsort kapott alternatíva.

A Delphi-technika a tagok önálló munkavégzésének megkövetelésével elősegítheti az elszámoltathatóságot, csökkentheti a társadalmi lazsálást, kiegyenlítheti a részvételt, kiküszöbölheti a domináns tagok torzító hatását, megakadályozhatja a terméketlen nézeteltérésekből és konfliktusokból eredő kommunikációs zavarokat, elkerülheti a logisztikai problémákat (pl., időbeosztás), amelyek akkor fordulnak elő, ha egy szétszórt csoportot próbálnak összeállítani, kiküszöböli a termelés blokkolását, és biztosítja, hogy ne szülessen elhamarkodott döntés, mielőtt minden ötlet elhangzott volna. Ezenkívül a csoporttagok hozzájárulásának anonimitása csökkentheti az értékelési félelmeket és minimalizálhatja a megfelelési kényszert.

A kutatások kimutatták, hogy a Delphi-technika szerint strukturált csoportok elégedettebbek, mint a névleges és a hagyományos konszenzusos csoportok. A Delphi-eljárás azonban hosszú időt vehet igénybe. Egyes becslések szerint ez a folyamat postai úton történő lebonyolítás esetén átlagosan 44 napot vesz igénybe. A technika másik korlátja, hogy teljesen kiküszöböli a csoporttagok közötti közvetlen interakciót, ami megfelelő körülmények között gyümölcsöző szinergiákhoz vezethet.

A lépcsőzetes technika

A lépcsőzetes technika olyan csoportos döntéshozatali stratégia, amely a tagok csoportba való belépését lépcsőzetesen teszi. A névleges csoport és a Delphi megközelítéshez hasonlóan a lépcsőzetes technika is megkönnyíti az ötletek generálását és értékelését. Elődeivel ellentétben a lépcsőzetes megközelítés lehetővé teszi a csoportok számára, hogy a végső döntést együttműködve és közösen alakítsák ki, ahelyett, hogy egy külső félnek kellene levezetnie a csoport döntését a független inputok kombinálásával.

A lépcsőzetes technika egy kétszemélyes alapcsoport kialakításával kezdődik. Ez a két tag úgy kezdi meg az adott probléma megvitatását, hogy egyéni elképzeléseiket ismertetik egymással. Amikor úgy érzik, hogy megértették egymás elképzeléseit, egy harmadik tagot is bevonnak a magcsoportba. Ez a tag ismerteti az ötleteket, és előzetes megbeszélés kezdődik. Ezután egy negyedik tagot is bevesznek a magcsoportba, aki ismerteti az ötleteket, majd részt vesz az előzetes megbeszélésen. Ez a folyamat addig folytatódik, amíg a csoport minden tagja csatlakozik. Miután minden tag jelen van, a csoport közösen dolgozik a végső döntés kialakításán. A lépcsőzetes technikának négy alapszabálya van:

1. Biztosítson elegendő egyéni problémamegoldási időt: Minden tagnak elegendő időt kell biztosítani arra, hogy átgondolja az adott problémát, mielőtt csatlakozik a központi csoporthoz.
2. A belépő tagoktól megköveteljük, hogy először beszéljenek: A belépő csoporttagnak elő kell adnia minden ötletét, mielőtt meghallgatná a magcsoport előzetes megoldásait.
3. Elegendő időt kell biztosítani a csoport megbeszélésére: Megfelelő időt kell biztosítani a kérdések megvitatására közvetlenül azután, hogy a belépő tag bemutatja az ötleteket.
4. A végső döntések meghozatalát addig kell halasztani, amíg mindenki jelen van: A csoportnak teljesen össze kell állnia, és minden tagnak jelen kell lennie, mielőtt a végső megoldást meghatározzák.

Azzal, hogy minden tagnak önállóan és a többiek ötleteinek ismerete nélkül kell előadnia az ötleteit, a lépcsőzetes technika elősegítheti az elszámoltathatóságot, csökkentheti a szociális lazsálást, mérsékelheti a konformizmust, és kiegyenlítheti a részvételt. Ezenkívül a lépcsőzetes technika minimalizálhatja az uralkodó csapattársak torzító hatását azáltal, hogy minden tagnak megszakítás nélküli előadási lehetőséget biztosít a csoportba való belépéskor. Végül, azáltal, hogy a csoportokat arra utasítják, hogy a végső döntés meghozatalával várják meg, amíg mindenki jelen van, a lépcsőzetes megközelítés megakadályozhatja, hogy a csoportok idő előtt jussanak megoldásra, mielőtt minden tag kimerítette volna az ötletkészletét.

A hagyományos, strukturálatlan, konszenzusos megbeszélési módszert alkalmazó csoportok tagjaival összehasonlítva a lépcsőzetes csoportok tagjai arról számoltak be, hogy kevésbé érzik a megfelelési kényszert. A csoport döntései után a stepladder-tagok hajlamosabbak arra is, hogy csoportjukat barátságosnak tartsák, és úgy gondolják, hogy közösen megállapodtak a végtermékben, szokatlanul jól dolgoztak együtt, keményen dolgoztak a feladaton, szervezetten haladtak előre, és az átlagosnál jobb megoldást dolgoztak ki. A technika tesztjei azt mutatták, hogy a lépcsőzetes csoportok valóban hajlamosak jobb minőségű döntéseket hozni, mint a hagyományos csoportok. Ez igaz az időkorlátos, személyes lépcsőzetes csoportokra, ahol minden egyes lépcsőfokot egy külső koordinátor felügyel, aki minden egyes fázisban időkorlátokat érvényesít. Ugyanez igaz a saját tempójú, szemtől-szembe lépcsőzetes csoportokra is, amelyek önszabályozó módon határozzák meg, hogy mennyi időre van szükségük az egyes lépésekhez. A kutatások kétségbe vonták, hogy az időkorlátozásos lépcsőzetes technika javítja-e a szétszórt, számítógépes közvetítésű csoportok döntéseit, amelyek szövegalapú szoftvereket használnak az online együttműködéshez. Kimutatták azonban, hogy az önkorlátozó lépcsőzetes technika javítja a telefonon keresztül együttműködő, szétszórtan működő hangkonferenciás csoportok minőségét.

1. Dennis, A. R., & Valacich, J. S. (1993). Számítógépes agyviharok: Több fej jobb, mint egy. Journal of Applied Psychology, 78, 531-537.
2. Fox, W. M. (1989). A továbbfejlesztett nominális csoporttechnika (NGT). Journal of Management Development, 8, 20-27.
3. Gallupe, R. B., Bastianutti, L. M., & Cooper, W. H. (1991). Az agyviharok feloldása. Journal of Applied Psychology, 76, 137-142.
4. Hornsby, J. S., Smith, B. N., & Gupta, J. N. D. (1994). A döntéshozatali módszertan hatása a munkaértékelés eredményeire. Group & Organization Management, 19, 112-128.
5. Rogelberg, S. G., Barnes-Farrell, J. L., & Lowe, C. A. (1992). A lépcsőzetes technika: A hatékony csoportos döntéshozatalt elősegítő alternatív csoportstruktúra. Journal of Applied Psychology, 77, 730-737.
6. Rogelberg, S. G., & O’Connor, M. S. (1998). A lépcsőzetes technika kiterjesztése: Önálló lépcsőzetes csoportok vizsgálata. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 2, 82-91.
7. Rogelberg, S. G., O’Connor, M. S., & Sederburg, M. (2002). A lépcsőzetes technika alkalmazása az audiokonferencia-csoportok teljesítményének megkönnyítésére. Journal of Applied Psychology, 87, 994-1000.
8. Thompson, L. F., & Coovert, M. D. (2002). Lépjünk fel a kihíváshoz: A face-to-face és a számítógépes közvetítésű csoportos döntéshozatal kritikai vizsgálata. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 6, 52-64.
9. Valacich, J. A., Dennis, A. R., & Nunamaker, J. E., Jr. (1992). A csoport és az anonimitás hatása a számítógéppel közvetített ötletgenerálásra. Small Group Research, 23, 49-73.