A tanuló 504-es jogosultságával, elhelyezésével és a szükséges elhelyezések és/vagy kapcsolódó segédeszközök vagy szolgáltatások biztosításával kapcsolatos minden döntést az 504-es csoport hoz, és annak több forrásból származó információn kell alapulnia, az összes forrásból származó információt gondosan mérlegelve és dokumentálva.
Az 504-es csoport tagjai lehetnek az épület 504-es koordinátora vagy jóváhagyott megbízottja, adott esetben az iskolai védőnő, és bármely más megfelelő iskolai alkalmazott, aki ismeri a tanulót és/vagy az értékelési információkat. A tanulót és szülőjét/gondviselőjét általában meghívják az 504-es csoport megbeszélésén való részvételre, és lehetősége van betekinteni az összes vonatkozó oktatási dokumentációba. Az iskola és a szülő/gondviselő más, a gyermekről és/vagy az eljárásról tudó személyeket is meghívhat az 504-es értekezletre.
A szülőt/gondviselőt a megbeszélés előtt írásban értesítik a megbeszélés időpontjáról, helyéről és céljáról.
A megbeszélésen az épület 504-es koordinátora vagy jóváhagyott megbízottja elnököl. A megbeszélésről jegyzőkönyv készülhet, és ha igen, a jegyzőkönyv egy példányát a szülő/gondviselő rendelkezésére bocsátják, és a megbeszélést követő ésszerű időn belül a tanuló oktatási dossziéjába helyezik.
A csoport döntéseit konszenzussal kell meghozni. Nem helyénvaló a jogosultsági vagy programozási döntéseket többségi “szavazás” alapján meghozni. Konszenzus hiányában az 504 koordinátor vagy az értekezleten részt vevő jóváhagyott megbízott hozza meg a végső döntést a gyermek jogosultságáról, és szükség esetén a gyermeknek az iskolai programokhoz való hozzáféréshez szükséges elhelyezésekről és kapcsolódó segédeszközökről és/vagy szolgáltatásokról.
Az iskolakörzet értesíti a szülőt/gondviselőt a körzet döntéséről. A szülőnek/gondviselőnek joga van arra, hogy a helyi panasztételi eljárás keretében vagy pártatlan meghallgatás kezdeményezésével keressen megoldást az esetleges nézeteltérésekre.