Hogyan készítsünk projektkérelmi űrlapot (és miért van rá szüksége a vállalatnak)

Mindegy, hogy már százszor befejeztünk egy projektet, vagy új kihívás előtt állunk, valamilyen hivatalos projektkérelmi űrlap megléte megakadályozza, hogy az egész művelet a tönkrement telefonok és elpazarolt erőforrások játékává fajuljon.

Nem számít, milyen jó a csapatod fegyelme, ha a projektkéréskor csak egy homályos üzenetre és a követelményekre vonatkozó emlékezetükre támaszkodhatnak, előbb-utóbb gond lesz. Vagy egy olyan projektet kezdenek el, amely nem éri meg az Ön idejét, vagy az Ön utasításai elvesznek a cselekvőkhöz való lecsorgásban.

“Miközben manővereken volt, egy Aldershotban állomásozó bizonyos dandárt irányító dandártábornok a következőket adta át a hozzá legközelebbi ezredesnek:

“Az ellenség a balszárnyról nyomul előre. Küldjenek erősítést.”

Mire a jobbszárny végére ért, már érkezett is az üzenet:

“Ellenség sonkásan előrenyomul. Küldjetek három és négy pennyt!”” – Garson O’Tool, a megszakadt telefon egy valós esetét közvetítve 1914-ből

Még ha az átfogó cél nem is válik zavarossá, mielőtt a frontvonalra érne, a projektkérelmet fogadó csapatnak alig van esélye átlátni az összképet, ami eltávolítja őket azoktól az előnyöktől, amelyeket a projekt hozhat.

Ha tehát szívesebben dolgozna a legfontosabb projektjein anélkül, hogy időt és erőforrásokat pazarolna, olvasson tovább. Itt az ideje, hogy létrehozzon egy olyan üzleti rendszert, amely hivatalos, szabványosított kérésekké szervezi a projektjeit, amelyekből pontosan kiderül, hogy mi a projekt, ki fog rajta dolgozni, mikorra esedékes, és milyen erőforrások vannak hozzá rendelve. Itt az ideje, hogy létrehozzon egy hivatalos projektkérelmi űrlapot.

Mi az a projektkérelmi űrlap?

A projektkérelmi űrlapok lefektetik a projekt alapvető részleteit, lehetővé téve minden érintett számára, hogy lássa, miről van szó, miért érdemes befejezni, mennyi ideig tart, milyen erőforrásokat szánnak rá, és így tovább. Ha a tollkölcsönzésen túl valamit kérni kell (vagy kértek), akkor előnyös, ha hivatalos kérvényt készít, hogy semmi ne vesszen el vagy felejtsen el.

Ez egy nagyszerű módja annak is, hogy megakadályozza, hogy a vállalaton keresztül vegyes üzenetek csordogáljanak lefelé.

Gondoljon a projektkérő űrlapokra úgy, mint a projektjavaslatokra, de ahelyett, hogy a projektet a vezetőjének, vezérigazgatójának vagy az érintetteknek dobná be, ők azok, akik a projekt megvalósítását kérik. A javaslatok azt kérdezik, hogy “meg tudjuk-e ezt csinálni?”, míg a kérőlapok azt mondják, hogy “ezt meg kell tennünk”.

Ez lehetővé teszi a vezetők számára, hogy pontosan meghatározzák, milyen legyen egy projekt, hogyan érjék el, és megmutassák az előre jelzett értéket mindenkinek, aki rajta dolgozik, motiválva őket a munka elvégzésére. Mindenki tudja, hogy miről van szó, és így a projektet megbízhatóan (és magabiztosan) lehet finanszírozni és befejezni.”

Más szóval, minden projektkérelmi űrlapnak elegendő információt kell tartalmaznia ahhoz, hogy a teljes projektet közvetítse a rajta dolgozó csapatoknak, és ahhoz is, hogy zavartalanul el lehessen kezdeni. Elkerülhetetlen, hogy a dolgok előrehaladtával meg kell majd osztania az információkat és a frissítéseket, de kezdetben ennek mindent meg kell adnia, amire mindenkinek szüksége van ahhoz, hogy előrehaladást érjen el.

Kérjen ingyenes űrlapot

Mielőtt belemennénk a nehéz részletekbe, ha egy ingyenes űrlapot keres, amelyet adaptálhat és használhat a kérések szabványosítására, ne keressen tovább. Az alábbi projektkérelem űrlap sablon lehetővé teszi a projektkérelmek benyújtását, a megfelelő csapattagok kijelölését, az előrehaladás nyomon követését és még sok mást, kihasználva a piac legjobb folyamatdokumentációs szoftverének előnyeit.

Miért fontosak?

A projektkérelmi űrlapok segítenek mind a projektet kérő, mind a projektben dolgozóknak, mivel mindkét fél számára egyértelműséget teremtenek.

A projektben dolgozó csapat a jóváhagyás után azonnal el tud kezdeni, ahelyett, hogy extra megbeszélésekkel, Slacken folytatott csevegésekkel és általános zűrzavarral vesztegetné az időt. Ez az egyik legjobb módja annak, hogy világosan és tömören leírja a projektet és annak megkezdését.”

Ez az egyértelműség, valamint a kérvényben szereplő általános információk (például a várható befejezési dátum, a hatókör és a költségvetés) segítenek abban is, hogy a projekt előre megtervezhető legyen, és kisebb határidőket lehessen kitűzni, ami azt jelenti, hogy a projekt sokkal nagyobb valószínűséggel marad a terv szerint.

A projektkérelmi űrlapot benyújtók számára a hivatalos dokumentum segít megbizonyosodni arról, hogy a kért projektek reális hatókörrel rendelkeznek, és valóban érdemes célba venni őket. A szabványosított formátum biztosítja, hogy minden szempontot figyelembe vegyenek, és a költségeket feketén-fehéren mérlegeljék az előre jelzett nyereséggel szemben, így a projekt és annak eredményei értéke kristálytiszta lesz.

A projektért felelős csapat számára, akik a projektért felelősek lesznek, ez lehetőséget ad arra is, hogy a projekttel kapcsolatos aggályaikat kifejezzék, mielőtt még időt vagy erőforrásokat költenének rá. Ha valami nem áll össze, vagy időpocsékolásnak tűnik, akkor az ügyet minden érintett megvitathatja, és megalapozott döntést hozhat arról, hogy folytassák-e a projektet, módosítsák-e a kérvényt, vagy hagyják el, és helyette valami másra koncentráljanak.

Hogyan készítsünk projektkérvényt

Egy használható projektkérvényt nem nehéz elkészíteni. Teljesen más kérdés egy olyan űrlap megírása, amelyet következetesen használnak majd, és amely minden olyan információt biztosít a csapatának, amelyre szüksége van, valamint motivációt nyújt az ütemterv betartásához és a minőségi eredmények előállításához.

Hála Istennek, van néhány egyszerű elv, amelyet követhet, hogy biztosítsa, hogy mindkettő hatékony kérdőívet hoz létre anélkül, hogy szükségtelenül fárasztóvá és unalmassá tenné a dolgokat. Elsősorban a következőkre van szükséged:

• Dönts következetes formátumot
• Válassz ki egy projektet a kéréshez
• Fedd le az alapvető részleteket a kérésedben
• Maradj egyszerű
• Tartsd a dolgokat egyszerűnek
• Tartsd a határidőket és a dedikált erőforrásokat ésszerűnek
• Legyen egy meghatározott benyújtási vagy emlékeztető rendszered

Merüljünk el ezek mindegyikében egy kicsit részletesebben.

Döntsön egy egységes formátumról

Mint amikor megtanulja, hogyan kell eljárást írni, először is döntenie kell egy meghatározott formátumról, amelyet a projektkérelmi űrlapja követni fog. Ez azt jelenti, hogy a projekteket össze lehet hasonlítani és szembe lehet állítani, ha valaha is bizonytalan vagy, hogy melyiket kérdezze meg a csapattól; az egységes formátumnak köszönhetően könnyen áttekinthetővé válik az összes projekt beruházása és tervezett értéke.

A nyomtatvány digitális formátumának (vagy legalábbis digitális másolatának) megléte szintén elengedhetetlen, mivel ez egy olyan forrást biztosít, amelyre a projekt fejlesztése során később is könnyen lehet hivatkozni, és amelyet sokkal könnyebben meg lehet osztani a csapattagok között. Arról nem is beszélve, hogy ha a kérést felül kell vizsgálni, egyetlen megosztott digitális példányt (mint a bejegyzésben korábban említett sablon) sokkal könnyebb naprakészen tartani, mint kinyomtatni és kicserélni az összes fizikai példányt.

Nincsenek szigorú szabályok arra vonatkozóan, hogy milyen formátumúnak kell lennie, de amíg minden lényeges adatot tartalmaz, könnyen megosztható és frissíthető, és nem valószínű, hogy törlődik vagy elveszik, addig minden rendben lesz.

Válasszon egy projektet

Addig nem tud projektkérelem űrlapot írni, amíg ténylegesen ki nem választ egy projektet. Itt érdemes valamilyen előzetes elemzést végezni a lehetséges projektek értékét illetően, mielőtt belevágsz, mivel ez lesz a legnagyobb mutatója annak, hogy min érdemes először dolgozni.

Ha kétségeid vannak, tarts egy megbeszélést azzal, aki részt vesz a projektben, és beszéljétek meg, hogy mennyi időt és erőforrást vesz igénybe a kapott előnyökhöz képest, valamint egyéb információkat, például az időérzékeny elemeket. Ha van egy olyan projektje, amely fontos, sürgős, nagy hasznot hoz a vállalkozásának, és nem fog túl sokáig tartani, akkor azt a projektet kell elsőként kérnie.

Fedje le az alapvető részleteket

Most itt az ideje, hogy a projekt alapvető részleteit rögzítse a kérvényben. Bár ezek a projekt jellegétől és méretétől, valamint az érintett csapatoktól és a vállalat méretétől függően kissé változnak, az alapvető kérdések, amelyekre válaszolnia kell, a következők:

• Mi a projekt?
• Miért fontos?
• Milyen előre látható előnyökkel jár majd?
• Hol fog megvalósulni?
• Ki fog rajta dolgozni?
• Hogyan fog megvalósulni?
• Mikorra fog elkészülni?
• Mire van szükség a befejezéshez?

A kulcs itt az, hogy biztosítsa, hogy eleget közvetítsen ahhoz, hogy mindenki haladhasson a projekttel, miközben meggyőzi őket a projektből származó előnyökről. Ha a csapata megérti a feladatai fontosságát (pl. a vállalat többi részéhez vagy akár a saját csapatához viszonyítva), nagyobb valószínűséggel fogják időben és jó minőségben befejezni a projektet.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy engedélyt kap arra, hogy oldalakon keresztül fecsegjen…

Keep it simple

A halál csókja minden dokumentált folyamat, módszer vagy kérés számára, ha annyira túlságosan részletes, hogy az azt olvasó személy teljesen figyelmen kívül hagyja. Az emberek nem akarják, hogy minden egyes részletet elmondjanak arról, hogy mit kell tenniük – csak azt akarják, hogy a munkát elvégezzék és eltűnjenek az útból.

Ezért, ha nem tartjuk egyszerűnek a kérvényt, és csak a projekt magas szintű áttekintését írjuk bele, a kérvény olyan hosszú lesz, hogy mindenki, aki használja, elkerülhetetlenül le fogja vágni a kanyarokat. Ehelyett írjon bele mindent, amit tudniuk kell ahhoz, hogy elkezdhessenek haladni, de ne mondja meg nekik, amit már tudnak.

Maradjon egyszerű, maradjon olvasható, és mindenekelőtt maradjon hasznos.

Tegye ésszerűvé a határidőket és az erőforrásokat

A határidők hihetetlenül finom határvonalon mozognak aközött, hogy a kiégésig hajszolják a csapatot, vagy a letargiáig lazítsák őket, ezért fontos, hogy olyanokat határozzon meg, amelyek éppen elég nyomást gyakorolnak ahhoz, hogy a csapatát jó munkára ösztönözzék. Ugyanez vonatkozik a projekthez rendelt erőforrásokra is – ésszerűnek kell lennie, nem pedig fukarnak vagy pazarlónak.

Még egyszer: nincs megszabott képlet ennek az egyensúlynak a helyes kialakítására, de a határidőkkel kapcsolatban próbáljon meg olyan értékre törekedni, amely ad egy kis mozgásteret a csapatnak, de nem annyira, hogy önelégülté tegye őket. Ha szükséges, bátorítsa őket arra, hogy a projektet kisebb, gyorsabb határidőkkel rendelkező feladatokra osszák fel, mivel ez növeli a munka sürgősségét, és segít a projekt egyenletes ütemű előrehaladásában.

Az erőforrások tekintetében minden vagy olyasmi, amire szükség van, vagy befektetés kontra jutalom. Ha szükség van rá, akkor ne menj pótcselekvésbe. Ha például szabadúszót kell felbérelnie egy olyan munka elvégzéséhez, amelyhez nincs meg a tehetsége, mindenképpen egy jó szabadúszót béreljen fel, ahelyett, hogy az árból fukarkodna a dolog kedvéért (azt kapja, amiért fizet).

Ha vannak olyan opcionális erőforrások, amelyek javíthatják a projekt sebességét vagy a végső minőséget, mérlegelje őket a hozzájuk szükséges befektetéssel szemben. Ha például egy adott eszköz gyorsabbá és könnyebbé tenné a feladatot, mérlegelje ezt az előnyt az eszköz költségével szemben, valamint az eszközhöz való hozzáférésből származó folyamatos előnyökkel együtt. Ha a kompromisszum megéri, szerezzen hozzáférést, és adja meg a bejelentkezési adatokat a projektkérelmi űrlapon.

Elküldési vagy emlékeztető rendszer felállítása

Mint minden dokumentált folyamat esetében, hiába hoz létre egy kérelmi űrlapot, ha mindenki csak figyelmen kívül hagyja azt. Ezért gondoskodnia kell arról, hogy látható legyen, és hogy a projekt (vagy inkább a határidők) ne merüljön feledésbe. Az, hogy ezt hogyan teszi, nagyban függ a projektmenedzsment-alkalmazásától, de legalábbis önnek és minden más érintettnek figyelmeztetéseket kell beállítania, amelyek emlékeztetnek a végső határidő előtt.

Tegyük fel, hogy – mint mi itt a Process Street-en – valamilyen naptárrendszert használ a feladatok kezelésére (nálunk ez a Trello). Ebben az esetben a projektkérő űrlapon szereplő információk alapján szeretné a projektet határidőkre bontani a naptárában, amelyek az űrlapon szereplő végső dátumban csúcsosodnak ki.

Még ha a Google Naptárat használja is, nem pedig egy díszes, fizetős alkalmazást, akkor is képesnek kell lennie arra, hogy eseményeket és emlékeztetőket állítson be a különböző határidőkhöz. A naptár természetes elrendezésének köszönhetően könnyedén ellenőrizheti, hogy milyen feladatokat kell elvégeznie, és mikorra kell elkészülniük.

Automatikusan létrehozhatja a tökéletes projektkérelmi űrlapot

Mint minden szabványos formátumú dokumentumot, a Zapier használatával automatikusan létrehozhatja a projektkérelmi űrlapokat. Mivel az egyes űrlapok között csak az információk változnak (és nem az általános formátum), a projekt információit beírhatja egy sablonba, kérdőívbe vagy bármi másba, ami képes tárolni a vonatkozó adatokat, majd a Zapier mindezt elküldheti a szabványos űrlapsablonba.

Gondoljon erre úgy, mint egy számla generátorra – a Zapier képes felismerni az információkat, például hogy mi a projekt és mikor esedékes, abból, amit tárolására használ, majd magától létrehoz egy formázott dokumentumot. Még azt is elérheti, hogy e-mailben küldjön egy linket a végtermékhez, hogy ne kelljen magának megkeresnie azt.

A folyamat automatizálásának legegyszerűbb módja, ha feljegyzi a projekt adatait a bejegyzésben korábban megadott projektkérelem űrlap sablon segítségével. Ezután egy ingyenes Zapier-fiók segítségével észlelheti a Process Streetbe beírt információkat, és elküldheti az Ön által választott űrlapkészítő alkalmazásba.

Ha többet szeretne megtudni, tekintse meg ingyenes üzleti folyamatautomatizálási ebookunkat.

Néha a legkisebb változtatások is hatalmas változást hozhatnak a vállalatában. Lehet, hogy a hivatalos projektkérelmi űrlap megléte nem a legelbűvölőbb aspektusa vállalkozásának, de ez az egyik alapvető módja annak, hogy vállalkozása következetes maradjon, és elkerülje az erőforrások pazarlását a folyamatos növekedés során.