Igaz, hogy az üzleti e-mailek megfelelő nyugtázása javítja a sikerességi arányt, az üzleti életben a 21. században. Az üzleti világban számtalan e-mailt küldenek, hogy információt kapjanak, igényt támasszanak, panaszt tegyenek vagy tervet hajtsanak végre. Az e-mailek ezen fajtáinak szakszerű nyugtázásához a feladó igénye alapján kell nyugtázni őket.
A kapott e-mailek szakszerű nyugtázásának sajátos módjai vannak. Vegye figyelembe ezt a tíz tippet, hogy üzletemberként vagy magánszemélyként nyugtázza az e-mailek fogadását.
- 1 – Értékelje a feladót
- I. példa – Az e-mail professzionális nyugtázása
- 2 – Legyen egyenes
- 3 – Dolgozzon a fókuszponton
- 4 – Küldjön időhöz kötött üzenetet
- 5 – Udvarias bemutatás
- 6 – Adja meg a szükséges javaslatokat
- Példa II – Egy e-mail szakszerű nyugtázása
- 7 – Válaszolj a kérdésekre
- 8 – Vonja be a feladót
- III. példa – Egy e-mail szakszerű nyugtázása
- 9 – Emelje ki a feladó egyediségét
- Példa III – Egy e-mail szakmai visszaigazolása
- 10 – Részletes információk
- Következtetés
1 – Értékelje a feladót
Az elismerés az elismerés egyik társa. Címzettként megnyerheti a küldőjét, ha egyszerűen egy “köszönöm” válaszüzenettel nyugtázza, hogy megkapta az e-mailt. Például az ügyfele küldött egy panaszos e-mailt. Az ilyen ügyfél megnyerésének első lépése nem a reakció, hanem az elismerés. Ilyen e-mailt küldhet:
I. példa – Az e-mail professzionális nyugtázása
“Köszönjük, megkaptuk az e-mailt.”
A küldőnek köszönetet mondó e-mail biztosan azt a benyomást kelti, hogy a címzett nem sznob.
2 – Legyen egyenes
Legyen közvetlen, ha professzionálisan akarja nyugtázni az e-mailt. Tegye egyértelművé a kijelentéseit, és legyen konkrét. Nyugtázza, hogy magánszemélyként vagy egy vállalat képviselőjeként kapta az e-mailt.
3 – Dolgozzon a fókuszponton
A kapott e-mail fókuszpontját megfelelően ki kell dolgoznia, hogy megmutassa, valóban elismeri az e-mail fogadását. A fókuszpontot újraalkothatja, hogy megfeleljen azoknak a további információknak, amelyeket válaszként szeretne csatolni a feladónak.
4 – Küldjön időhöz kötött üzenetet
A vállalkozás az ügyfelek e-maileire adott válaszával megmutathatja hatékonysági és eredményességi szintjét.
Abban az esetben, ha egy ügyfél panaszos e-mailt küld, az e-mailt egy határidő megadásával nyugtázhatja, hogy a felvetett problémákat mikor fogják kezelni. Erre később ebben a bejegyzésben talál egy példát.
Ha olyan e-mailt kap, amelyet nem tud azonnal kezelni, nyugtázza az e-mailt, és mondja meg a feladónak, hogy mikor fog foglalkozni a problémával.
5 – Udvarias bemutatás
A mondás “az éremnek két oldala van” azt a tényt erősíti meg, hogy a dolgok feltételei lehetnek pozitívak vagy negatívak.
Az e-mailre adott válaszának az e-mailben szereplő információn kell alapulnia. Az információ lehet pozitív vagy negatív. Az e-mail fogadásának nyugtázása nem tükrözheti a düh és a frusztráció érzelmeit. Udvariasan mutassa be az e-mail nyugtázását, hogy megmutassa, tiszteletben tartja a feladó véleményét.
6 – Adja meg a szükséges javaslatokat
Vannak esetek, amikor a címzett azért nyugtázza az e-mailt, mert a problémák nem olyanok, amelyeket e-mailen keresztül meg lehet oldani. Ilyen esetekben adjon szükséges javaslatokat a feladó által felvetett problémák megoldására. A feladónak esetleg el kell jönnie a vállalathoz, vagy találkoznia kell valakivel. Az ilyen javaslatokat világosan meg kell fogalmazni.
Példa II – Egy e-mail szakszerű nyugtázása
Dear John,
Sajnáljuk, hogy az általunk a bankszámlájára küldött átutalással kapcsolatban problémák merültek fel. Lehet, hogy fel kell keresnie a bankját, hogy megoldja ezt a problémát. Kérje meg a számlavezetőjét, hogy írjon nekünk az ügyfélszolgálati e-mail címünkre, és adja meg a partnerazonosítóját, hogy ellenőrizni tudjuk a személyazonosságát.
Ha ez nem oldja meg a problémát, kérjük, értesítsen minket, hogy további lépéseket tehessünk. Köszönjük.
Regards,
7 – Válaszolj a kérdésekre
Vannak olyan e-mailek, amelyek tele vannak kérdésekkel. Az ilyen e-mailek kézhezvételét úgy nyugtázhatja, hogy ezekre a kérdésekre válaszokat ad, anélkül, hogy bármelyikre felmentést adna. Ha nem tud azonnal válaszolni ezekre a kérdésekre, csak adjon meg egy határidőt, ameddig a válaszokat elküldi.
Néha vannak olyan kérdések, amelyek sürgős válaszokat igényelnek. Az ilyen jellegű kérdésekre késedelem nélkül meg kell adni a válaszokat.
8 – Vonja be a feladót
Vannak olyan e-mailek, amelyeknél be kell vonnia a feladót. Ennek oka, hogy a feladó pozitív módon járult hozzá az Ön számára, és Ön szeretné elismerni pozitív hozzájárulásának kézhezvételét. A küldő bevonásának egyik módja, ha lehetőséget adsz neki arra, hogy a későbbi e-mailekben kérdéseket tegyen fel, vagy kéréseket fogalmazzon meg.
A küldő bevonásának egyik módja az is, ha tájékoztatod, hogy a kapott e-mailen keresztül elküldheti észrevételeit azokkal a tevékenységekkel kapcsolatban, amelyekhez hozzájárult.
III. példa – Egy e-mail szakszerű nyugtázása
Hi James,
Köszönöm a gyors választ. Örülök, hogy nagyon hasznosnak találtad a webes alkalmazást. A következő napokban minden bizonnyal még több funkciót fogsz felfedezni.
Nyugodtan fordulj hozzám bármikor funkciókéréssel, javaslattal vagy panasszal. Nagyon szívesen segítek bármiben.
Az üdvözlettel,
9 – Emelje ki a feladó egyediségét
Elképzelhető, hogy olyan e-mailt kap, amely a feladó képességeit mutatja be, például egy álláspályázattal foglalkozó e-mailt, amelyhez a feladó önéletrajzát csatolta. Az ilyen e-mail visszaigazolásának jeleznie kell a feladó szakmai eredményeit, hogy rámutasson arra, hogy a feladó önéletrajzát ellenőrizték, és a vállalat tiszteletben tartja a feladó eredményeit.
Példa III – Egy e-mail szakmai visszaigazolása
Dear Ruth,
Örülünk, hogy érdeklődik a vállalatunkkal való együttműködés iránt. Örülünk, hogy ilyen fiatalon elvégezte az MBA diplomáját.
Az önéletrajzát továbbítottuk a humánerőforrás részlegünknek. Ha a következő öt munkanapon belül nem kap tőlük üzenetet, felveheti velünk a kapcsolatot.
A legjobbakat kívánjuk a jelentkezéséhez.
Regards,
10 – Részletes információk
A félreértések elkerülése érdekében a részletes információkat a visszaigazolási tájékoztatóban kell megadni. A feladó e-mailjét néhány részletes információval kell nyugtázni, például a szükséges eljárások elvégzésének időpontjával.
Egy állásinterjúról szóló nyugtázásnak például részletes információkat kell tartalmaznia az interjú időpontjáról, időpontjáról és helyszínéről.
Azt követően, hogy egy vállalat e-maileket küldött ügyfeleinek, amelyekben az ügyfelek elégedettségi szintjét kérdezi az árukkal és szolgáltatásokkal kapcsolatban, az ügyfél küldhet egy nyugtázó e-mailt, hogy értékelje a vállalat szolgáltatásait. Az ügyfélnek megfelelő információt kell nyújtania, például olyan konkrét termékeket, amelyek miatt a vállalat szolgáltatásai megérdemlik az elismerő e-mailt.
Következtetés
Végezetül ne feledje, hogy az e-mailek szakszerű visszaigazolásának fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni. Ha ezt mindig megteszi, akkor kitűnhet a versenytársak közül, és ügyfelei továbbra is visszatérnek Önhöz.