Minden projekt egyik alappillére a munkamegosztási struktúra (WBS) és a hozzá tartozó WBS-szótár. Akár Ön a projekt alapvonalát bemutató vállalkozó, akár a projekt alapvonalát áttekintő megrendelő, a WBS és a WBS-szótár a Rosetta köve annak megértéséhez, hogy a projekt különböző darabjai végül hogyan kapcsolódnak össze, és végül hogyan valósítják meg azt, amit a projekttel el akarnak érni.
A WBS a projekt hierarchikus bontása a teljesítmények szerint. Ez az a tényleges struktúra, amelyet látni és használni szoktunk a projekt megszervezéséhez. Lehetővé teszi számunkra, hogy a terjedelmet jobban kezelhető darabokra bontjuk, és egy jelentéstételi struktúrát biztosít, amelyet a tervezéshez, a teljesítmény rögzítéséhez és a tényleges eredményekhez használunk. A hierarchikus struktúra lehetővé teszi számunkra, hogy a projektet a legalacsonyabb szinten vizsgáljuk meg, vagy a teljes projektet, vagy a kettő között valahol a kettő között. A WBS kiválóan alkalmas ezekre a dolgokra. Ami nem mindig nyilvánvaló, amikor a WBS-t nézzük, az az, hogy a munka hogyan kapcsolódik a munkadokumentumhoz (SOW), amely gyakran nem ugyanúgy van felépítve, mint a WBS.
1. ábra – Munkamegosztási struktúra
A WBS-szótár, amellett, hogy kibővíti a WBS elemeinek egyszerű, egysoros leírását, összekapcsolja a WBS-t a munkadokumentummal (SOW). A WBS-szótár általában egy táblázat, amely felsorolja a WBS-t, a WBS-elem nevét, az adott elemen belüli munka leírását legalább. Ezenkívül a jó szótárban van egy mező, amely kijelöli, hogy az adott WBS-elem melyik SOW-szakaszra vonatkozik. Ez a leképezés összekapcsolja a két struktúrát egymással, és számos lehetőséget nyit meg a projekt tervezésének, teljesítményének és költségének megértéséhez. Egy WBS-szótár úgy nézhet ki, mint az alábbi példa:
A példa utolsó oszlopában látható, hogy a WBS legalacsonyabb szintű elemei hogyan kapcsolódnak a SOW-hoz. A példában látható, hogy minden egyes elem a SOW két különböző bekezdéséhez kapcsolódik. Az első közös az összes elemben; mondjuk, hogy ez a SOW Projektmenedzsment bekezdése. Ez a kapcsolódás azt mutatja, hogy a projekt minden egyes elemnél tervezni, végrehajtani és rögzíteni fogja a projektmenedzsment tényleges adatait. Minden elem egy egyedi bekezdéshez is kapcsolódik, amely a kommunikációs munkaterülethez kapcsolódó egyedi követelményeket tartalmazhat. Minden WBS-elemnek legalább egy SOW bekezdéshez kell kapcsolódnia, de jellemzően több bekezdéshez is. Ha van olyan WBS-elem, amely nem kapcsolódik egy SOW bekezdéshez, akkor meg kell kérdeznie, hogy “miért csináljuk ezt?”, mert ez nyilvánvalóan nem része a szerződésnek. Ezzel szemben minden SOW bekezdésnek legalább egy WBS-elemhez kell kapcsolódnia, és általában több WBS-elemet érint.
Mit ad tehát, ha ez a két struktúra összekapcsolódik? Lehetővé teszi, hogy a projektet különböző dimenziókban tekintse át, amelyek számos jelentéstételi és elemzési lehetőséget nyitnak meg. Például, ha csak megnézi a két dokumentum kapcsolódási pontjait tartalmazó mátrixot, gyorsan megtudhatja, hogy mindent lefed-e a SOW, vagy olyan WBS-elemben végez-e munkát, amely nem szerepel a szerződésben.
De ez még csak a kezdet. Gondolja végig, milyen információkat rögzít egy SOW bekezdés. Mindezek az információk most már egy WBS-hez kapcsolhatók, ami azt jelenti, hogy egy ütemtervhez, egy szerzett érték rendszerből származó teljesítményhez, a munkát végző szervezethez vagy a számviteli rendszerből származó tényleges adatokhoz kapcsolhatók.
Az ütemtervben a WBS elemei között fennálló kapcsolatok megnézésével láthatja, hogy a különböző SOW bekezdések hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és hogy ennek van-e értelme vagy sem. A fenti WBS-szótári példában elvárhatná, hogy kapcsolatokat lásson a Komponenstesztelés (1.3.1) és a Rendszertesztelés (1.3.2) között. Ha ezek a kapcsolatok nem léteznek, az egy piros zászló lenne a projektje számára, amelyet meg kellene vizsgálni.
A kapcsolati példa csak a felszínt karcolja. A teljesítményt és a ténylegeseket vissza lehet rendelni a SOW bekezdésekhez. A kapcsolat nem biztos, hogy pontos, lehet, hogy egy WBS-hez kapcsolódó tényleges adatokat több SOW bekezdéshez kell hozzárendelnie, de ez a láthatóság még mindig értékes. A SOW bekezdésekbe is betekinthet, és láthatja, hogy a bekezdéseken belüli elemek hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Például a SOW bekezdések általában azonosítják a SOW bekezdés által érintett teljesítendő feladatokat. A teljesítendő elem egyszerű leképezése egy SOW bekezdésre, a WBS-szótáron keresztül visszakapcsolva, megnyitja az utat a fent tárgyalt összes attribútum teljesítendő elemenkénti áttekintéséhez. Ezután további mezőkkel egészítheti ki a WBS-szótárat (szerződéses tételszám, ellenőrzőszámla-kezelők, ellenőrzőszámla-jelzők stb.), és a lehetőségek bővülnek.
Megfelelően használva a WBS-szótár sokkal több lesz, mint egy dokumentum, amely leírja a munkát. Olyan projekt-kaleidoszkóppá válik, amely lehetővé teszi, hogy végtelen számú módon tekintsen a projekt adataira.