A Accounts Receivable (AR) Aging Report (finnül myyntisaamisten ikääntymisraportti) a cash flow tervezés fontos része. A követelések akkor keletkeznek, amikor a vállalat és az ügyfél között megállapodás jön létre, hogy a szállított árukért vagy szolgáltatásokért valamilyen meghatározott időn belül, például 10, 30, 45, 90 napon belül fizetnek. Ha egyes vevők nem tartják be a szerződéses rendelkezéseket és a szerződésben meghatározott előírt fizetési határidőket, akkor megjelennek a késedelmes tartozások vagy a rossz követelések.
Nagyszámú kifizetetlen számla vagy késedelmes fizetés esetén a vállalkozásnál átmeneti vagy tartós pénzforgalmi problémák léphetnek fel. Kérdés, hogy a kintlévőségek nem csupán kellemetlenséget jelentenek, hanem komoly problémát jelentenek a vállalkozás számára, hiszen a vállalkozás létét is veszélyeztethetik. A pénzforgalom megszakadása esetén a vállalatnak nem lesz nem lesz pénze a vállalkozás működésének fenntartására. A vállalat nem lesz képes kifizetni a beszállítókat, az alkalmazottakat, a közüzemi szolgáltatásokat, a bérleti díjat és fedezni az egyéb működési kiadásokat.
A követelések lejárati jelentése az ügyfelek kifizetetlen számláinak dátumkategóriák szerint összeállított összefoglalója. Ennek a jelentésnek az a lényege, hogy a követeléseket lejárati időpontok szerint osztályozza. Így lehetővé válik a késedelmes számlák nagy arányával rendelkező adósok azonosítása, és ennek eredményeként a saját kockázatok csökkentése azáltal, hogy csökkentik vagy elutasítják a hitelre történő értékesítést ezen ügyfelek esetében.
Az egyes követelések behajthatatlanságának valószínűségét általában a korábbi tapasztalatok alapján ítélik meg. Az általános szabály azonban az, hogy minél régebbi a kifizetetlen számla, annál valószínűbb, hogy a pénzt nem fogják behajtani.
A követelések AR öregedési jelentésnek nincs általánosan elfogadott formája; ez azonban általában egy táblázat, amelyben a követeléseket a fizetési feltételek szerint kategorizálják, és a számla kiállítása óta eltelt idő alapján különböző öregedési kategóriákra bontják. Általában a késedelmes követeléseket a következőképpen osztályozzák:
- kevesebb mint 10 nap
- 10-30 nap
- 30-60 nap
- 60-90 nap
- több mint 90 nap
Az AR öregedési jelentés általában a következő fontos információkat tartalmazza:
- Vevő neve
- Számlák száma
- Számlák dátuma
- Fizetési határidő
- Túllépett napok
- Számla összege
- Túllépett összeg
- Követelések teljes összege
- stb.
A rossz követelés nagyságának becsléséhez egyszerűen szorozza meg az egyes lejárati kategóriák teljes egyenlegét a tartozás nemfizetésének megfelelő valószínűségével, azaz az adott kategóriára vonatkozó becsült behajthatatlansági százalékkal. Az összes ilyen egyenleg eredő összegét rossz követelésnek kell tekinteni.
Miért hasznos az AR Aging Report összeállítása?
A követelésidőzítési jelentés írásának fő előnyei:
- lehetőség van a vállalat vevőinek rövid és hosszú távú fizetőképességének értékelésére;
- a vállalat vezetése képet kap a követelések behajtásának sebességéről;
- meg lehet jósolni a kétes követeléseket;
- a vállalat megbecsülheti és képezhet céltartalékot, ill.azaz a kétes követelésekre képzett céltartalékot.